廣播電視檔案工作管理初探

張小敏

【摘 要】本文首先簡要分析了工程檔案的工作機制，探討了廣播電視檔案工作管理工作的基本原則與工作職責(zé)，最后分別從工程檔案收集歸檔標(biāo)準(zhǔn)、工程檔案的保管條件、檔案管理人員素質(zhì)提升及依法收集與管理檔案等方面，對廣播電視檔案工作管理路徑加以探討。

【關(guān)鍵詞】廣播電視；檔案工作；管理

我單位是播電視的管理部門，“村村通”工程和“無線覆蓋”工程每年都會產(chǎn)生大量的工程檔案。這些檔案包括單位職能科室產(chǎn)生的文件材料，也有上級機關(guān)、平級機關(guān)和各地州廣電部門業(yè)務(wù)住來中產(chǎn)生具有保存價值的請示、批復(fù)、來、復(fù)涵、通知、請示、報告和施工單位、監(jiān)理單位、驗收單位產(chǎn)生的招標(biāo)材襯、工程圖紙、開工報告、采購合同等文件材料。做好廣播電視工程檔案管理工作，確保檔案齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、切實發(fā)揮檔案輔助決策、服務(wù)籌備、記載歷史、傳承經(jīng)驗的重要作用，對單位有重大的意義。為了做好這些檔案的管理工作，采取以下的方式：

一、建立、健全工程檔案的工作機制

我單位是廣播電視管理部門，一項廣播電視建設(shè)工程工期時間少則一年、多則二至三年，由于時間緊、任務(wù)重、施工部門眾多，給檔案的收集整理帶來了一定的難度，因此，在工程的建設(shè)初始階段就分清工作職責(zé)，明確那些材料是要歸檔的，完善一整套的檔案管理機制，這對于檔案能完整、快速、有效的歸檔具有的重大意義。

二、工作原則

（一）領(lǐng)導(dǎo)全面負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)、監(jiān)督工作

為了加強對工作文件的收集、管理力度，由單位領(lǐng)導(dǎo)全面負(fù)責(zé)指導(dǎo)檔案的收集整理工作。在收集過程中由領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)檔案收集工作中的多部的協(xié)調(diào)工作和監(jiān)督工作。

（二）專人負(fù)責(zé)

在工程建設(shè)過程中，會產(chǎn)生大量的紙質(zhì)文件材料、照片、錄音、錄象、圖章、圖紙等歸檔材料，為收集好這些材料，單位指定由專人負(fù)責(zé)收集、整理和歸檔、保管等工作。確定了相關(guān)責(zé)任人、就不會因人事變動，而導(dǎo)致檔案管理工作停滯不前。

三、工作職責(zé)

（一）施工期間檔案收集注意事項

（1）在施工過程中，檔案管理定期向施工單位收集應(yīng)該歸檔的材料；（2）定期向領(lǐng)導(dǎo)匯報一段時期檔案工作中存在的問題和需要解決的問題；（3）制定檔案收集方案、明確檔案收集目錄；（4）定期參加檔案部門組織的各項培訓(xùn)，提高檔案管理人員自身素質(zhì)和專業(yè)技術(shù)技能。

四、工程檔案收集歸檔標(biāo)準(zhǔn)

為確保收集到的材料能準(zhǔn)確無誤的高質(zhì)量、高標(biāo)準(zhǔn)的歸檔、就要求檔案管理人員細(xì)心、認(rèn)真的整理材料，才能做到準(zhǔn)確有價值的歸檔

（一）文書類檔案

文書類材料嚴(yán)格按照檔案管理的規(guī)定，按一項工程產(chǎn)生的時間一一歸檔、從開始的會議紀(jì)要，招標(biāo)合同、工程設(shè)計圖紙、基建圖紙、中期的建設(shè)情況、施工報告、工程進度，后期的工程報告書、消防通知書等一系列的文書檔案按日期歸檔。

（二）音像類文件歸檔

音像類材料歸檔按每工程類別歸檔，嚴(yán)格按照國家照片檔案管理的相關(guān)規(guī)定進行管理。

五、工程檔案的保管條件

（一）檔案保管庫房

1.裝檔案的庫房配備帶有鎖具的、密閉的、全金屬材料的五節(jié)柜或文件柜存放檔案，確保檔案的安全，防止丟失，涉密檔案存放于符合國家保密要求的保密柜中單獨存放，不與非涉密檔案混放。

2.購置密架，才能高效、安全、有效的保管檔案。

六、加強學(xué)習(xí)，提高檔案管理人員素質(zhì)

工程檔案編制質(zhì)量高不高，全取決于檔案管理人員的素質(zhì)的高低。一項工程項目的建設(shè)往往涉及到建筑、電子、消防、環(huán)保……多個專業(yè)領(lǐng)域，這些專業(yè)知識匯集起來形成一套復(fù)雜的專業(yè)知識.這就要求檔案管理人員要具備牢固的專業(yè)知識，才知道在會么階段收集什么資料，什么資料該收集，什么資料不該收集。如果不具備牢固的專業(yè)知識，就會發(fā)生錯歸，漏歸的情況發(fā)生。只有努力學(xué)習(xí)，提高自身素質(zhì)，具有較強的專業(yè)基礎(chǔ)知識，才能管理好工程檔案。

七、與時俱進，做好工程檔案的收集管理工作

隨著時代的進步，計算機在工作中占有舉足輕重的作用，就對檔案管理人員提出了新的要求，每次收集到的復(fù)、報告、通知、函告、圖紙都要進行掃描處理，按要求編制，永久保存在計算機里。由于電子媒介在工作中的廣泛使用，在收集材料的同時，還要收集電子材料。對收集到電子材料收集整理以后，保存在移動媒介里，并對這些移動媒介進行編號和保存。

八、依法收集、管理檔案

檔案人員只有加強檔案的法律、法規(guī)、電子檔案專業(yè)知識、建筑檔案專業(yè)知識，現(xiàn)代信息化技術(shù)的學(xué)習(xí)，熟練使用word、excel pdf等辦公軟件，才能依法科學(xué)規(guī)范的收集整 理好工程檔案、做好工程檔案的管理工作。

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