房產檔案的信息技術管理

王兵 東營市不動產登記中心

房產檔案的信息技術管理

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房產檔案管理是建設單位管理工作中的重要部分，利用計算機信息技術管理房產檔案已經成為信息化時代下的一種必然趨勢。不僅提高了房產檔案的管理利用效率，還提高了服務質量、充分發揮房產檔案的價值。但是計算機網絡存在眾多不安全因素，為檔案管理提供便利的同時也為其信息安全帶來風險。因此如何在開放的信息化時代下，將房產檔案信息安全保存并有效利用，具有迫切的現實意義。本文將闡明信息技術對房產檔案管理的影響，總結提高房產檔案信息化管理水平的有效措施。

房產檔案 信息技術 管理 措施

科學技術的迅速發展帶人們進入了信息化時代，信息技術逐漸滲透到人們生活的方方面面，成為現代社會生活不可缺少的工具，房地產管理也不例外。我國房地產檔案包含了房產權屬的登記、轉移、變更等記載，舊城改造等歷史記錄，企業開發投資決策的依據等重要內容，具有極高的保存價值和法律價值。隨著社會的發展進步，房產檔案的管理規模越來越大，管理難度也逐漸增強。近年來，我國已經逐步實現了房產檔案信息管理的網絡化、數字化，利用計算機和網絡技術提高管理水平。

1 信息技術對房產檔案管理的影響

1.1 實現網絡化數字化管理

一方面，信息技術實現了房產檔案的數字化管理。過去檔案都是以紙質為載體儲存，儲存量大并且不方便使用。而計算機、網絡技術的廣泛應用則將館藏紙質檔案轉化成數字形式的電子檔案。比如利用掃描設備、轉錄設備將文字、照片、錄音、視頻等檔案以數字化的形式傳輸儲存在計算機中，建立數據庫被計算機處理和程序識別。方便相關工作人員利用計算機智能化檢索檔案，節省了人力物力。

另一方面，信息技術實現了房產檔案的信息化管理，主要體現在：電子文件的使用方便了電子房產檔案的收集、整理、保管、銷毀；信息技術實現了自動化管理，極大程度上提高了工作效率；實現了檔案信息資源共享，充分發揮房產資源的價值；通過信息技術開展信息服務等。

1.2 房產檔案管理存在的網絡安全問題

計算機本身就是一個復雜的操作系統，它的程序類型眾多。在房產檔案管理人員使用計算機信息技術對檔案信息進行管理時，常常出現操作系統漏洞。黑客常常利用漏洞侵入系統，竊取、篡改或損壞重要房產檔案信息，給檔案信息的保存帶來了嚴重危害。另外，木馬程序、病毒入侵也是常見的檔案信息網絡安全問題，給檔案信息留下安全隱患。

2 提高房產檔案信息化管理水平的有效措施

2.1 建立完善的檔案管理系統

第一，檔案部門利用信息技術設計規劃房產檔案管理系統時，要按照從簡到繁、循序漸進、板塊劃分的原則。根據檔案的保存時間、來源、社會利用需求的高低、完整程度、稀缺性等多種方面對檔案分層管理。對那些已經失去保存價值和利用價值的房產檔案刪除銷毀，拓寬檔案數據庫的儲存空間，優化管理結構。將相關性強的電子檔案整合，在保證房產檔案的完整性的同時合理開發利用檔案資源；第二，利用數據庫、超文本技術、Excel等開發檔案管理系統的數據分析功能，為使用者提供便捷的服務，并方便使用者做出決策；第三，在檔案管理體系中建立高效的檢索工具，并支持實時瀏覽，使使用者查找檔案更加方便；第四，保障管理系統中數據的準確，完善檔案制度建設，避免文檔的疏漏散失。

2.2 加強對電子檔案數據庫的安全管理

第一，檔案管理人員要加強對病毒的管理。在計算機上裝載“360殺毒軟件”、“金山毒霸”等殺毒軟件，運用殺毒軟件及時查殺病毒，從而避免病毒對檔案系統的損壞；第二，利用防火墻技術，并修補系統高危漏洞，阻止黑客對檔案信息資源的非法訪問和輸出；第三，檔案管理人員可以應用一些增強網絡信息安全的技術，比如訪問控制、入侵檢測技術、數據加密、信息備份與恢復技術等。同時，也可以使用一些網絡安全產品，比如DG圖文檔加密、VPN系統、安全管理中心、電子簽證等，從而保障數據的安全。

2.3 加強房產檔案管理隊伍的建設

檔案機構應增強檔案管理工作人員的信息安全意識，增強檔案管理能力。一方面，檔案部門應定期組織管理人員進行培訓，擴充其基礎理論知識，提高其業務水平和能力。并引導他們掌握計算機操作技能、辦公用網絡技術、信息保密技術等，熟悉計算機可能存在的安全隱患以及應對的措施，以培養更多檔案管理工作需要的人才；另一方面，投入大量資金，招納能熟練使用各種信息技術，又有豐富實踐經驗的檔案管理的技術人才

2.4 加強各技術部門的分工合作

檔案機構要落實責任制，明確信息部門、技術部門、管理部門的工作職責。信息部門負責房產檔案信息的采集、整合和開發；技術部門負責提供技術支持，完善檔案管理系統；管理部門負責房產檔案的日常歸檔整理。并且，加強各部門的協調合作，形成良好的工作關系，有效地提高房產檔案管理的質量和效率。

綜上所述，利用信息技術手段開發房產檔案信息資源是一項長期而艱巨的工程，也是新形勢下房地產業發展的必然趨勢。但這一檔案管理方式還存在眾多問題，需要相關工作人員在技術上創新，在管理體制上完善。充分發揮房產檔案信息化管理的效用，提高了房產檔案資源的開發利用效率，為社會主義現代化建設作出深刻貢獻。

[1]張寶軍.對房產檔案信息化建設的認識和思考[J].經營管理者，2008(13)

[2]曹智宏.解析房產檔案的現代化建設管理[J].黑龍江史志，2014(11)

王兵，男，1977-，山東省濱州市，漢，職位：科員，職稱：中級經濟師，研究方向：房產、土地、不動產等。