關(guān)于事業(yè)單位檔案安全的相關(guān)研究

◎岳吉

關(guān)于事業(yè)單位檔案安全的相關(guān)研究

◎岳吉

隨著國民經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，事業(yè)單位也在迅速發(fā)展。在事業(yè)單位的工作中，檔案管理是一項(xiàng)重要工作，檔案不僅僅是歷史的記錄和保存，還是開展其他工作的基礎(chǔ)，是事業(yè)單位的資金和其他工作得到有效利用的直接依據(jù)，也是對(duì)后續(xù)工作的記錄和跟進(jìn)。一切的檔案管理都在安全的基礎(chǔ)上的，所以保證檔案的安全是事業(yè)單位檔案管理工作中的重中之重。就目前而言，我國事業(yè)單位工作檔案管理中還存在一些問題，對(duì)于檔案的管理存在一定的安全隱患，本文根據(jù)事業(yè)單位工作中保證檔案的管理安全的重要性、存在的問題及優(yōu)化對(duì)策做了簡單的分析。

在我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展中，事業(yè)單位承擔(dān)著為社會(huì)服務(wù)的職責(zé)和任務(wù)，事業(yè)單位檔案管理中大量的信息，有的是涉及到國家機(jī)密的重要文件，有的是事業(yè)單位、企業(yè)以及國家機(jī)關(guān)各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的反映，這些信息都需要嚴(yán)格的保密，要堅(jiān)決保護(hù)機(jī)密文件的安全，防止泄密。隨著我國科技的不斷發(fā)展，信息化水平越來越高。怎樣保證檔案的安全，怎樣讓檔案管理跟得上信息化的腳步，這是我國事業(yè)單位檔案管理的重要課題。

事業(yè)單位檔案安全的重要性

檔案安全主要指檔案實(shí)體安全和檔案信息安全，檔案實(shí)體安全是指檔案在保管及使用過程中，因各種疏忽造成檔案原件破損或丟失，這易發(fā)生在檔案館基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、庫房溫濕度、管理和利用等諸多工作環(huán)節(jié)，檔案信息安全是指檔案信息內(nèi)容由于保管不善和利用不當(dāng)而產(chǎn)生侵權(quán)、泄密、侵犯個(gè)人隱私等行為，危及國家安全，對(duì)檔案形成者造成危害。如何安全的保管和利用檔案是檔案管理工作中的熱門話題。是否科學(xué)規(guī)范的管理檔案，是衡量一個(gè)單位業(yè)績與管理水平高低的重要尺度。

目前檔案安全管理存在的問題

事業(yè)單位檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)參差不齊。剛畢業(yè)的大學(xué)生或者事業(yè)單位老員工是檔案管理的主要負(fù)責(zé)人。剛畢業(yè)大學(xué)生在大學(xué)學(xué)習(xí)期間對(duì)于檔案的管理和檔案的安全沒有充分的學(xué)習(xí)，在培訓(xùn)中大多數(shù)的老師只注重理論知識(shí)的的講解，沒有明確的思想指引。學(xué)生們只是對(duì)檔案管理的程序進(jìn)行學(xué)習(xí)，很少會(huì)涉及到檔案管理的重要性的培養(yǎng)。這就導(dǎo)致了在工作中僅僅是走程序，沒有在思想上引起重視。也有很多事業(yè)單位的檔案管理是由老員工負(fù)責(zé)，也存在基本業(yè)務(wù)素質(zhì)薄弱，工作管理的思想落后，思維方式陳舊，管理模式缺乏創(chuàng)新，無法緊跟時(shí)代發(fā)展的腳步。

陳舊落后的檔案管理方式。目前還存在一些事業(yè)單位的日常人事、業(yè)務(wù)、資產(chǎn)等檔案信息處理方式仍停留在單一的登記造冊(cè)流程上，檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、程序化運(yùn)作體系還不健全。在科技迅速發(fā)展的今天，信息化已經(jīng)取代了手工操作，但是檔案管理卻沒有完全實(shí)現(xiàn)信息化。這種情況下對(duì)于檔案安全就存在了很大的隱患，在查找、翻閱的過程中很容易發(fā)生破損、抽調(diào)、毀壞等問題。

檔案建設(shè)的投入資金不足，軟硬件設(shè)備陳舊。由于事業(yè)單位計(jì)劃中投入檔案建設(shè)的資金有限，很多事業(yè)單位將淘汰的電腦打印機(jī)等用于檔案管理，這就致使檔案室的硬件條件和基礎(chǔ)設(shè)施比較差，儀器設(shè)備配置不齊全。在軟件上也沒有做到及時(shí)的更新處理。現(xiàn)代化的檔案資源開發(fā)利用不夠，硬件設(shè)備陳舊，軟件設(shè)備也沒有及時(shí)的更新。在檔案管理中，一些具有時(shí)效性的文件要求進(jìn)行自動(dòng)化管理，由于設(shè)施的不完善就會(huì)導(dǎo)致無法進(jìn)行自動(dòng)化，也不利于保護(hù)檔案安全，不能滿足現(xiàn)代化電子檔案處理的需求。

加強(qiáng)辦公室檔案安全管理工作的對(duì)策

增強(qiáng)管理人員的管理意識(shí)，制定且完善管理制度。要提高各級(jí)事業(yè)單位對(duì)于檔案安全管理工作的重視，不斷完善各級(jí)各類事業(yè)單位職能部門、檔案部門歸口負(fù)責(zé)、協(xié)調(diào)管理、社會(huì)機(jī)構(gòu)共同參與的檔案管理工作體制。轉(zhuǎn)變檔案管理的意識(shí)，加強(qiáng)有關(guān)檔案管理安全的宣傳工作，建立更完善檔案安全的應(yīng)急管理制度和突發(fā)事件應(yīng)對(duì)制度，對(duì)于調(diào)取、查看進(jìn)行電子化管理。建立稀少、重要檔案的備份制度和受損遺失檔案的搶救補(bǔ)救制度。

培養(yǎng)現(xiàn)代化適用于檔案管理的人才。要保障事業(yè)單位檔案安全，就要有專門專業(yè)人員進(jìn)行管理維護(hù)，企業(yè)應(yīng)該用知識(shí)水平較高的管理人員，充分的利用現(xiàn)代科學(xué)管理方式進(jìn)行檔案管理。對(duì)于一些老員工，單位應(yīng)該進(jìn)行培訓(xùn)，提高他們的現(xiàn)代化的管理水平，結(jié)合老員工的自身經(jīng)驗(yàn)，更好地去管理檔案，更好的去保障檔案的安全。

踐行先進(jìn)的數(shù)字化檔案管理方法。隨著事業(yè)單位的發(fā)展，檔案管理工作量越來越大，行業(yè)劃分也越來越細(xì)致，為了降低手工工作中帶來的失誤率，必須踐行先進(jìn)的數(shù)字化檔案管理方法。將計(jì)算機(jī)與軟件技術(shù)相結(jié)合，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案歸納到數(shù)字化管理工作中去，實(shí)現(xiàn)資源共享，各部門還要打破時(shí)間空間的限制，可以將檔案實(shí)現(xiàn)云端共享，方便查閱。

加大支持力度，提高保障水平。各級(jí)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)將檔案管理的工作納入單位發(fā)展規(guī)劃的計(jì)劃中，為工作提供人力、物力、硬件、軟件的支持，對(duì)于加強(qiáng)單位檔案安全管理的項(xiàng)目應(yīng)該進(jìn)行預(yù)算。定期進(jìn)行在職人員的培訓(xùn)學(xué)習(xí)。改善檔案保管保密的基礎(chǔ)設(shè)施條件，建立數(shù)字檔案和電子文件信息安全制度，推進(jìn)檔案信息系統(tǒng)的安全等級(jí)保護(hù)和分級(jí)保護(hù)工作，完善數(shù)字檔案館測評(píng)標(biāo)準(zhǔn)，健全涉密網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、涉密計(jì)算機(jī)和涉密多媒體的安全保密機(jī)制。

綜上所述，事業(yè)單位的檔案不僅能夠反映出事業(yè)單位現(xiàn)階段的工作狀態(tài)，還對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展創(chuàng)新起到十分重要的作用。所以保證檔案的安全是檔案管理工作的基礎(chǔ)，事業(yè)單位想要有先進(jìn)的檔案管理體系，就必須引進(jìn)現(xiàn)代化管理模式，運(yùn)用現(xiàn)代化的技術(shù)來確保檔案的完整性、安全性。還要建立健全相關(guān)檔案管理制度，以確保事業(yè)單位檔案管理工作的有效性，要注重在職人員的基本素質(zhì)，提高專業(yè)技能水平，在檔案安全的前提下更好地監(jiān)督事業(yè)單位的工作，并且有利于推動(dòng)事業(yè)單位的創(chuàng)新發(fā)展。

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