數字信息化背景下高校檔案管理的創新研究

回顧分析近些年我國高校檔案管理實際情況，不難發現高校檔案管理效果不佳，存在管理理念落后、管理模式不適合、管理方法不合理等問題，相應的高校檔案質量難以保證，致使檔案的使用價值降低。為了避免此種情況持續發生，應當將目光落在“創新”上，尤其是數字信息化背景下，以便優化調整高校檔案管理，提高其有效性，為保證檔案質量保駕護航?；诖?，本文將立足于高校檔案管理，分析數字信息化背景下如何創新高校檔案管理，希望對于提高高校檔案管理的有效性有所幫助。

高校教育是人生中非常重要的一個階段，而學生在校期間的成績與表現會歸納總結到檔案中，真實的反映學生的綜合素質，滿足社會人才選擇的需求。為了保證高校檔案具有較高的使用價值，一般情況下高校會推出檔案管理，意在對高校檔案信息收集到存儲這一過程予以有效的管控，保證檔案信息良好的存儲。而在數字信息化的背景下高校檔案管理表現出諸多缺陷，致使其管理作用大打折扣。對此，我們應當積極創新高校檔案管理，使之具有數字信息化的特點，更好的收集、整理、分類、保存檔案，提高檔案的使用價值。由此看來，數字信息化背景下高校檔案管理的創新是非常必要的，以下筆者將對高校檔案管理的創新予以探討。

一、樹立與時俱進的檔案管理理念

通過對我國高校檔案管理實際情況予以了解和分析，確定高校檔案管理者的思想觀念滯后，致使其沒有正確認識到數字信息化給檔案管理帶來的沖擊和影響，依舊持續應用傳統的管理方式方法來推進各項檔案管理工作，最終導致檔案管理效果不佳，難以保證檔案的使用價值。為了避免此種情況的持續發生，尤其是在數字信息化背景下，應當組織高校領導及管理者學習新的管理理論及管理理念，促使正確認識檔案管理及其有效實施對本校、社會的有利之處，促使高校領導及管理者逐漸轉變思想觀念，樹立與時俱進的管理理念，進而客觀的審視高校檔案管理，明確其存在的不足，積極引進先進技術來優化調整檔案管理，提高檔案管理的有效性、適用性。

二、積極引進數字化檔案技術

在高校領導及管理者樹立與時俱進管理理念下，對高校檔案管理展開一系列優化調整的過程中，數字化檔案技術的引進是不可或缺的，其能夠改變以往檔案分類和整理繁瑣、效率低、資源浪費嚴重、準確率低等問題。那么，如何引進和應用數字化檔案技術呢？

（一）借助信息技術來搭建電子檔案庫

在數字信息化背景下創新檔案管理，自然要落實到“技術”上。而積極引進數字化檔案技術是非常貼合實際情況的，切實有效的解決傳統檔案收集、整理、分類及存儲之中的一些問題，提高檔案的使用價值。當然，要想使數字化檔案技術能夠充分發揮作用，需要借助信息技術來搭建電子檔案庫，將紙質的檔案轉變為電子檔案，并且將其存儲在電子檔案庫當中，如此可以良好的分類保存檔案。在必要的情況下還可以有針對性的公開電子檔案庫，比如在檔案完善和記錄期，可以針對學生開放，讓學生自主完善檔案。學生自己補充完善后，可交于教師或者指導員審核，審核合格后即可生效，然后再交給檔案工作者統一管理。這可以大大提高高校檔案管理的有效性。

（二）實施信息化管理手段

一般情況下，在學生畢業之際教師會將檔案教給學生，由學生自行保管好檔案，教師雖然反復強調檔案的重要性，要求學生保管好檔案，但對學生來說是非常迷茫的，不知如何保管檔案。而在檔案管理之中將信息化管理手段有效應用其中，則可以將檔案保存在電子檔案庫之中，不需要交由學生，而學生在應聘崗位或工作的過程中，企業要求查看個人檔案時學生可以通過利用特定二維碼來登錄電子檔案庫，獲取個人檔案信息，提供給企業。所以，信息化管理手段的應用，還可以使數字化檔案技術在檔案管理之中充分發揮作用，實現數字信息化檔案管理，保證檔案保存與使用均良好。

三、創新化思維及管理模式的實施

高校教育中，對檔案方面的需求會逐漸增大，對檔案管理工作的服務水準也會有更高的要求。基于此，創新化思維及管理模式應用于高校檔案管理之中就顯得尤為必要，可以真正意義上提高高校檔案管理的服務水準。

（一）信息化管理的深化

為了提高高校檔案管理的服務水準，首先就要將目光落在信息化管理上，科學合理的運用信息技術來優化檔案管理，使之能夠在檔案標示、檔案存儲、檔案查詢等方面充分發揮作用，全面革新檔案管理，提高其有效性。

（二）具體化分析管理模式的引入

為了使高校檔案管理能夠在數字信息化背景下有效落實，并且充分發揮管理作用，提高檔案的使用價值。還要將創新管理模式引入到檔案管理之中，也就是詳細分析高校檔案管理的實際情況，明確其在數字信息化背景下存在的不適用性，進而對高校檔案管理模式予以創新，提高檔案管理的有效性。特別要注意的是建立健全的檔案管理機制，也就是詳細了解檔案管理實施的過程中可能存在的不良因素，探究創新管理模式應用可能受到的阻礙，進而科學合理的制定檔案管理機制，以便有效的約束和規范檔案管理，將創新管理模式融入到檔案管理之中，真正提高檔案管理的有效性、準確性及科學性。

為了保證高校檔案具有較高的使用價值，高校檔案管理是有效實施就顯得尤為必要，意在對高校檔案信息收集到存儲這一過程予以有效的管控，保證檔案信息良好的存儲。而在數字信息化的背景下高校檔案管理表現出諸多缺陷，致使其管理作用大打折扣。基于本文一系列分析來看，數字信息化背景下創新高校檔案管理是保證檔案使用價值的關鍵，也就是通過樹立與時俱進的檔案管理理念、積極引進數字化檔案技術、創新化思維及管理模式的實施等來優化調整高校檔案管理，提高檔案管理的有效性。

（作者單位：西安文理學院）