辦公自動化促進檔案管理

人類社會的辦公與管理活動歷史悠久，但在漫長歲月中，辦公工具與管理技術的更新、發展極其緩慢，基本上是手工操作。進入20世紀，隨著科學技術的發展，特別是電子計算機的出現，才使辦公和管理工作得到變革，并逐步進入自動化辦公時代，提高了工作效率和管理水平。文件是檔案的前身，文件處理、信息管理及辦公方法、方式的變革，必然對檔案管理產生重大影響。

一、辦公自動化概述

（一）辦公自動化內涵

辦公自動化也叫辦公室自動化，源于英文Office Automation，縮寫為OA，是20世紀70年代中期發達國家迅速發展起來的一門綜合性技術。目前關于辦公自動化還沒有一個嚴格統一的定義，其內涵通常是指以電子計算機技術為核心，結合現代通訊技術，使部分或全部辦公業務活動借助于各種現代化設備并由這些設備和辦公人員構成一個對文件處理、信息管理和日常事務等活動進行自動化管理的系統。

（二）辦公自動化的支撐技術

辦公自動化的技術設備很多，涉及范圍很廣，支撐技術主要有計算機、通信、信息處理等技術組成。

1.計算機技術

電子計算機是辦公自動化系統的主要設備，具有存儲量大，處理速度快，輸出形式多樣等特點。在辦公自動化系統中，信息的采集、處理、存儲等均由電子計算機來完成。計算機技術的設備主要包括各種計算機、終端、工作臺站、文字處理機、打印機等。

2.通信技術

要實現辦公自動化，關鍵要把各種信息處理設備連在一起，形成網絡，使它們能互相通信，實現信息資源共享，這就需要使用通信技術；它負責信息的收集和發送，是辦公自動化的神經系統和紐帶。通信設備主要有局部網和遠程網的通信線路、各種通信終端設備（如傳真機、電傳機、電話機、傳呼機、交換機、文字識別器、語音發生器、語音識別器、圖像圖形輸入器、漢字輸入等），新型的辦公系統還采用電子郵政系統、無線傳呼系統。

3.信息處理技術

辦公自動化技術的核心是信息處理技術，也就是利用各種計算機系統處理辦公信息。因此，用于辦公信息處理的軟件是辦公自動化的重要工具。辦公信息處理軟件設備包括數據庫、專用應用軟件和通用應用軟件，以及支持辦公軟設備的各種系統軟件等。

二、辦公自動化促進檔案管理變革的思考

檔案是機關、社會組織及個人在社會活動中形成的，作為原始記錄保存起來以備查考的文字、圖表、聲像以及其他各種形式和載體的文件材料。從檔案的定義可以看出，檔案是由文件材料轉化而來的。檔案工作和文書工作是以立卷歸檔為分水嶺和結合部，檔案管理是以經過系統整理立卷歸檔的文件材料為對象進行科學管理；因此，檔案管理方式、方法必然要受到文件管理方式、方法的影響。辦公自動化會直接引起文件管理方式、方法的變革，所以，它對檔案管理也會產生非常顯著的影響。

（一）辦公自動化促進并實現檔案管理工作自動化、現代化

辦公業務是多種多樣的，按實際處理的內容來劃分，辦公室可分為確定型事務處理辦公室、非確定型決策處理辦公室、混合型處理辦公室三種類型。而作為檔案管理特定場所的檔案館（室）是屬于確定型事務處理辦公部門；它處理事務的過程比較確定，一般多是有規律的、重復性的。檔案管理工作通常包括檔案的收集、整理、鑒定、統計、編制檢索工具、著錄、標引、檢索和提供利用等固定的工作環節。實現辦公自動化，檔案部門可以利用電子計算機、各種通信設備以及現代化的辦公設備來管理檔案，迅速、準確地完成檔案信息的收集、加工、傳輸處理、檢索、貯存和管理等過程。這樣，一方面，能把檔案工作人員從繁重的手工勞動、重復勞動中解放出來，大大縮短檔案工作人員的辦公時間，加快檔案信息的處理和流通，提高檔案信息的利用率，從而提高工作效率和管理水平；另一方面，實現檔案管理現代化、自動化，可通過電子計算機終端建立網絡系統，實現檔案信息資源共享，擴大檔案信息的利用面和利用速度。

（二）辦公自動化有助于“文件與檔案管理工作一體化”的實現

“文件與檔案管理一體化”事實上是“行政信息管理一體化”。隨著社會的發展和信息管理科學化的進程，社會對于檔案工作已從學術研究、歷史研究逐步轉向社會的管理活動，對現行檔案的利用占有越來越重要的地位。國家各級行政機關的主要職能是從事國家各級組織的管理活動，而行政管理信息的收集、加工、存儲、傳遞等，是行使其行政管理職能的主要手段。因此，從某種意義上說，行政管理機關就是行政管理信息的加工廠，在行政信息系統中，文件的存儲和檢索是其中的一個有機環節，許多文件信息經常作為回溯情報又重新投入行政管理的洪流中，再把文件處理和檔案管理畫地為牢是不合理的，同時，與文書工作和檔案工作的發展也不相協調。

（三）辦公自動化使檔案管理工作產生變革

辦公自動化出現了許多新型的信息存貯載體，如電子計算機使用的磁盤，它具有體積小，保存方便，信息存儲量大，信息檢索十分便捷，易于拷貝復制等特點；辦公部門在歸檔時，為了本部分使用方便，可拷貝一份留存，而且，還能對外借閱、復制，互相提供利用；從而造成檔案信息多家存儲，使檔案部門失去了原有的檔案信息集中、壟斷的地位，在提供信息服務中競爭力減退，也使檔案工作對外影響相對削弱。所以，檔案部門要轉換職能，根據所藏檔案的情況和社會需求，了解和熟悉經濟建設的環節和活動規律，利用館（室）藏優勢，增強信息處理能力，積極開發檔案信息資源，主動出擊，迅速、準確、系統地提供檔案信息，滿足各方面的需要，成為一個名副其實的信息中心，增強檔案工作的后勁和活力。

三、結束語

辦公自動化對檔案管理的影響還不僅限于以上所述，隨著辦公自動化的發展，它將在更為廣泛的領域里影響檔案管理工作，并促進檔案管理的變革。

（作者單位：承德日報社）