廣義來源在電子文件時代的適用性

來源原則作為檔案學的基礎理論一直處于重要的地位，但在進入電子文件時代后一度受到了質疑。原因就在于，由于現代機構的頻繁變動使按文件的形成者來源劃分全宗受到了挑戰；并且現代通信技術和計算機技術的結合讓電子文件的信息來源突破了傳統的組織機構界限，使傳統的來源原則已不適應新時期的檔案工作，必須進行發展以適應新形式。因此人們重新發現發現來源原則，以“新來源觀”的形式再次走進了檔案工作領域。而作為本土理論的“廣義來源”就可稱之為電子文件時代國內的“新來源觀”。

“新來源觀”中來源的概念化和模糊性的問題在“廣義來源”中就不復存在。何嘉蓀教授認為來源原則的真正含義是維護檔案形成過程中的有機聯系，而同一形成者只是來源外在表現形式的一種，是對來源的狹義理解。這種來源聯系是歷史聯系，包括了狹義的時間、來源、內容和形式聯系，這就是“廣義來源”。因此，這種新來源觀較之于傳統的來源觀是擴大了的，抽象的，要領性的來源觀。但是它不是人們腦海中飄忽不定的虛構的概念，而是客觀存在的事實。

“廣義來源”的優點在于它比概念來源有更明確的邊界， 那就是活生生存在我們生活之中的， 一項一項具體的形成文件的人類社會活動過程，因此也就比概念來源更容易理解也更具可操作性。也就是說，“廣義來源”比“新來源觀”更勝一步在于解決了其概念化的問題。

正是由于“廣義來源”本身的很多特性，我們可以肯定其在電子文件時代還是很有適用性的。

1、維護電子文件的原始記錄性

電子文件是計算機技術和網絡技術發展的產物。而隨著近年來電子文件的的數量激增，文件和檔案管理領域也出現了一系列新的問題，特別是電子文件的真實可靠性和法律證據性問題。而電子文件的真實可靠性和法律證據性功能在檔案學領域受到質疑，很大部分就是因為電子文件的非人工識讀性、信息與特定載體的可分離性、信息的可操作性和信息易變性使得維護電子文件形成過程的原貌和本質聯系成為難題，讓電子文件很難像紙質文件一樣能體現檔案的證據性和情報性價值。

由于電子文件時代信息的大爆炸使文件的內容描述成為一個不可能完成的任務，而電子文件信息可以不留痕跡地隨時組合和拆分使電子文件的原始性和證據性不再受保障。這個時候，來源信息就變得極為重要。當然這種來源不僅是指內容來源和來源機關，而是要求擴展的外部信息來源，包括其形成的目的，形成活動，過程，處理程序和職能范圍等。

因此，為了應對電子文件的挑戰，經過發展的來源原則“新來源觀”適應了電子文件的新特點，擴大了來源概念，從而增強了來源原則的適用性。但是，作為中國本土理論的“廣義來源”雖是在電子文件形成之前就已出現的理論，卻因其前瞻性的眼光適應了電子文件時代。 “廣義來源”注重文件的客觀形成過程，強調記錄和保留文件生成、處理、傳遞和利用過程的原始背景信息，實質是尊重歷史、尊重客觀、更好地維護和還原歷史記憶的真實。可以說，“廣義來源” 解決了電子文件的證據性、情報性價值的問題，也維持了檔案與其他信息記錄材料的最根本區別，即原始記錄性，這是它的意義所在。

2、具體應用-元數據。

來源信息保障了電子文件的真實性和完整性，在電子文件管理過程中也要求用來源信息進行著錄、檢索等，“廣義來源”則確定了來源信息應涵蓋的信息范圍，但具體如何運用來源信息達到這些目標就要運用元數據了。

元數據的結構和內容都得到明確規定，易于理解和掌握，只要在電子文件生成、管理和利用過程中始終注重掌握元數據，并將其與文件的信息內容一同保留下來，就能了解文件形成的來龍去脈，保持文件形成的歷史聯系。因此，元數據在某種程度上就是電子文件的來源信息，可成為來源思想的實現途徑，要將來源信息具體應用于電子文件的管理過程中就要靠元數據了。

現在研究領域對元數據的關注正說明了來源原則在現時代的重要性，現在國內很多學者都開始研究元數據運用的一些具體方案。如何嘉蓀和金更達的“基于元數據的電子文件集成管理與服務”，電子文件元數據標準設計框架研究等；數字檔案館建設中也將元數據的應用當作首要任務，因此才會編制數字檔案館的元數據標準。元數據在電子文件時代的重要性也正是來源原則的意義所在。“廣義來源”是來源原則的進一步完善和發展，是適應電子文件時代的發展的來源原則，這也是 “廣義來源”在電子文件時代的的意義所在。

3、主客體全宗在電子文件時代的適用性。

廣義來源提出了新的全宗原則，是整合了傳統的全宗原則和成套性原則的。它認為“全宗是人們在同一項社會實踐活動過程中形成的文件有機整體”，并提出主客體全宗概念，也正是該主客體全宗概念備受人們質疑。

電子文件時代電子文件信息的“集中式保管”和電子文件原件的“分布式保管”，即邏輯集中、物理分散的形式使主客體全宗的實現更具備可能性了。電子文件的保管與紙質文件不同，電子文件具有系統依賴性，技術和資源的有限性使得檔案館不可能保管所有機構的電子文件，因此電子文件實體多采取分布式保管問題，以解決技術和成本問題。而現代計算機技術和通信技術等技術的結合讓電子文件信息能很容易地實現“集中式保管”，即拋開電子文件的原件只將信息集中在一起進行管理。因此這種信息“集中式保管”能讓電子文件信息按需要同時以主體或客體全宗進行組織保管，這不僅是可行的也是必要的。

因此，廣義來源雖是針對紙質文件提出的，但它在電子文件時代同樣適用，它與國際上認可的重新發現的來源原則即“新來源觀”在本質上是相同的。

（作者單位：重慶燃氣集團）