新時期機關檔案管理工作優化探析

機關檔案是一些機關部門以及事業單位在各種會議、活動和日常工作中形成的對國家和社會有保存價值信息。多是以文字、圖像、聲像等不同形式保存下來，方便日后查找和利用。這些檔案的記載對政府職能的發揮起到一定的促進作用，所以必須重視機關檔案的管理工作，提高檔案管理的工作質量和效率。

一、當前機關檔案管理存在的問題

經過長期努力，我國機關檔案管理工作獲得了長足發展，其范圍由小到大、門類由單到全、技術由舊到新，但與新的形勢新任務相比，檔案管理工作依然任重而道遠，存在著諸多問題。主要表現如下：

1、從業人員素質有待提高。目前，雖然從上到下有了一支穩定發展的機關檔案管理隊伍，但與形勢發展的要求相比，仍不同程度地存在著思想觀念落后、創新能力不強、高層次復合人才缺乏等問題。一些機關檔案管理仍停留在“就檔案抓檔案”的階段，微觀工作做得多，宏觀思維比較少，從而制約了機關檔案管理的長遠發展。

2、信息化建設水平相對落后。機關檔案管理的整體現代化水平還比較低，許多檔案管理還停留在傳統手工模式上，檔案管理的軟件開發與應用也往往落后于現代信息技術的發展，存在檔案檢索效率不高、利用率較低的問題，也存在著檔案信息網絡化與網絡信息安全性之間的矛盾。

3、檔案管理制度不盡完善。檔案管理的標準化、制度化體系還沒有真正建立起來，特別是一些基層單位，還沒有形成統一的標準和質量要求，也沒有建立起嚴格的責任追究和獎懲體系，存在卷宗混亂、檔案缺失、檔號無序等管理不規范問題。

4、檔案信息時效性不強。根據我國《檔案法》相關規定，立檔單位的永久檔案保存十年之久，才向政府檔案部門移交，而移交后的政府信息如果不是關于經濟、科學、技術、文化等類檔案（其界限比較模糊，如何界定也是一大難題），不論是否涉及國家秘密、商業秘密和個人隱私，都要三十年后才能向社會開放。但從需求情況看，社會公眾利用較多的則是形成十年或三十年之內的檔案，這就使得機關檔案信息工作常處于期限錯配的狀態，無法滿足社會公眾的需求。

5、檔案管理服務滯后。當前機關檔案的服務對象多限于黨政領導和機關公務員，為專家、學者和社會公眾提供服務的幾率較少。除時限性因素的制約外，主要原因是審批程序復雜，在利用手續上附加了諸如身份、查檔目的等等額外條件，在使用方式上，如需復制、拍照等則需要經過館長、上級機關等批準，這一系列規定給社會公眾利用檔案設置了層層關卡；另外，服務手段仍處于傳統、繁瑣的手工操作層面，基本處于被動服務階段。

二、優化機關檔案管理的對策

在新時期優化機關檔案管理工作，必須深入研究和把握檔案管理工作規律，以科學務實的態度，積極推進工作創新，提高科學化水平，推動檔案管理規范化、制度化和信息化。具體對策如下：

1、變“死檔案”為“活資源”，注重檔案管理挖掘利用。檔案保存的目的和價值在于利用。如何把“死檔案”變成“活資源”，最大限度地發揮機關檔案的政治效益、經濟效益和社會效益，是新時期檔案管理工作的重要任務，也是政府信息公開的題中要義。這就要求相關部門全面開展機關檔案信息公開化工作，創建檔案信息服務平臺，賦予公眾獲取政府信息的權利。除涉及國家秘密、商業秘密和個人隱私的機關檔案都必須公開，而且不受時間和保存地點的限制，切實保障公眾的知情權的同時，也充分利用和盤活檔案資料。

2、強化科技意識，重視檔案管理信息化建設。新時期的機關檔案工作正在從傳統的紙質檔案、實體檔案管理為主變為數字化檔案管理為主，從傳統的面對面服務為主變為網絡化服務為主，檔案工作的科技化、信息化水平越來越高。做好機關檔案管理工作，必須強化科技意識，注重運用現代信息技術，加強數字信息資源建設，注重運用現代信息技術，加快電子檔案中心、電子政務、數字檔案館和檔案網站建設，建立功能完備、技術先進的檔案信息綜合管理系統、檢索系統和服務系統。

3、轉變服務理念，優化檔案管理服務方式。新時期的機關檔案管理工作具有更強的社會性、全民性和公益性，機關檔案的利用不再限于機關單位的工作查考和科研，越來越多的普通民眾為掌握信息或維護自身合法權益走進機關檔案館。因此，建立受眾率廣、方便公眾利用的檔案資源體系，是新時期機關檔案工作區別以往工作的重要內容，通過建立現行文件服務中心，公開檔案目錄、卷宗，舉辦陳列展覽，宣傳檔案使用方法等有效途徑，使公眾及時了解相關信息，更好地利用檔案資源。尤其做好與群眾關系密切的民生檔案、新農村建設檔案、城市社區檔案等工作，及時公開有關信息，使機關檔案工作更加貼近群眾、便民利民。

4、加強管理規范，完善檔案管理制度體系。加強制度建設，是提高機關檔案管理科學化現代化水平的關鍵和保障。機關檔案管理部門要增強責任感和使命感，在檔案收集、整理、管理和應用等各個環節，建立相應管理制度，尤其注重在檔案資源的整理、整合和加工上下工夫，優化結構，科學分類，合理歸檔，規范管理，使整個工作規范化、制度化、標準化。同時，深化內部體制機制改革，通過職稱評聘、業務獎勵等措施，調動干部職工的工作積極性和主動性。

5、提高隊伍素質，建設學習型檔案管理隊伍。檔案管理是一門科學，特別是新形勢下機關檔案管理的技術更先進、內容更豐富，對檔案管理人員的能力素質提出了新要求。檔案管理人員不僅應具備檔案整理、編目、鑒定，立卷、著錄、標引等基本操作技能，而且要掌握現代化科技手段和先進操作管理技術，提高業務學習能力，同時加強理論學習，強化政治意識、責任意識和為人民服務的意識。堅持人才是第一資源，重視檔案人才的培養和引進，努力建設科技型、創新型和復合型的人才隊伍，為提高機關檔案管理的科學化現代化水平提供智力支撐和人才保障。

（作者單位：日照市機關事務管理局）