淺論新時(shí)期文書(shū)檔案管理工作的機(jī)遇和挑戰(zhàn)

開(kāi)展好文書(shū)檔案管理工作是機(jī)關(guān)團(tuán)體、企事業(yè)單位有序發(fā)展的必需，同時(shí)作為整體管理工作的一項(xiàng)內(nèi)容，文書(shū)檔案管理效率和水平直接影響著機(jī)構(gòu)組織核心業(yè)務(wù)的健康運(yùn)行，也為單位的發(fā)展提供了重要的參考資料。除此之外，文書(shū)檔案管理作為檔案管理工作的前端，也直接決定著整體檔案管理工作的效率與水平。然而隨著時(shí)代與檔案事業(yè)本身的發(fā)展，文書(shū)檔案管理環(huán)境發(fā)生了顯而易見(jiàn)的變化，在這種環(huán)境之下，文書(shū)檔案管理工作得以重?fù)Q生機(jī)，但也面臨諸多挑戰(zhàn)。

一、\t新形勢(shì)下文書(shū)檔案管理工作面臨的機(jī)遇

（一）適于文書(shū)檔案管理工作發(fā)展的認(rèn)識(shí)環(huán)境

信息時(shí)代，大量的信息如潮水般涌來(lái)，泥沙俱下，帶來(lái)大量有價(jià)值信息的同時(shí)也夾雜著無(wú)數(shù)冗余甚至虛假信息，這對(duì)機(jī)構(gòu)組織的信息處理能力提出了更高要求，也讓有限的價(jià)值信息顯得彌足珍貴，我們渴望那些真正具有真實(shí)性和確切性的信息參考并借鑒，進(jìn)而在激烈的行業(yè)和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中取勝。在這種情況下，文書(shū)檔案的價(jià)值被重視并深度挖掘，文書(shū)檔案是機(jī)構(gòu)組織、企事業(yè)單位在長(zhǎng)期的發(fā)展過(guò)程中所形成的原始資料，記錄著最樸素和真實(shí)的歷史面貌，夾雜著大量的經(jīng)營(yíng)策略和管理智慧，能夠?yàn)榻?jīng)營(yíng)決策的出臺(tái)提供借鑒和依據(jù)，同時(shí)能夠在很大程度上降低決策的風(fēng)險(xiǎn)性。因此，從整個(gè)認(rèn)識(shí)層面上來(lái)講，文書(shū)檔案和文書(shū)檔案管理工作如今站在一個(gè)被前所未有重視與珍視的地位，為其跨越式發(fā)展提供了前提。

（二）推動(dòng)文書(shū)檔案管理工作快速發(fā)展的技術(shù)環(huán)境

新形勢(shì)下，電子化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化已經(jīng)成為檔案管理事業(yè)總體的發(fā)展趨勢(shì)，尤其是檔案信息化實(shí)際上已經(jīng)成為推動(dòng)檔案事業(yè)實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展的引擎。所謂檔案信息化是指檔案管理模式從以檔案實(shí)體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的過(guò)程，在這一過(guò)程中，檔案管理理念和實(shí)踐都面臨改變甚至革新，從而極大地提高檔案管理和利用的現(xiàn)代化水平。然而支持這一進(jìn)程的是日新月異的技術(shù)創(chuàng)新和層出不窮的技術(shù)設(shè)備，這為檔案管理信息化進(jìn)程提供了現(xiàn)實(shí)條件，也全面的提升了檔案管理事業(yè)整體的技術(shù)水平，促進(jìn)了檔案管理工作與時(shí)代的銜接。我們看到，為了適應(yīng)檔案信息化進(jìn)程，許多機(jī)構(gòu)組織已經(jīng)著手補(bǔ)齊檔案部門(mén)技術(shù)短板，積極投身現(xiàn)代化檔案機(jī)構(gòu)建設(shè)，更新技術(shù)裝備，通過(guò)技術(shù)升級(jí)快速提升了檔案管理工作效率和水平。

二、新形勢(shì)下文書(shū)檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)

（一）創(chuàng)新意識(shí)不足

一直以來(lái)，文書(shū)檔案管理工作作為與業(yè)務(wù)性工作脫鉤的邊緣工種，因?yàn)闊o(wú)法產(chǎn)生即時(shí)的效益和利潤(rùn)，在大多數(shù)機(jī)構(gòu)組織、企事業(yè)單位的發(fā)展規(guī)劃中都是被忽視的角色，很多單位在創(chuàng)新方面不能一視同仁，往往對(duì)核心與非核心部門(mén)區(qū)別對(duì)待，表現(xiàn)為對(duì)核心業(yè)務(wù)工作的創(chuàng)新不遺余力、不計(jì)投入，無(wú)論是機(jī)制體質(zhì)、機(jī)構(gòu)配備、技術(shù)裝備等等方面都能夠做到與時(shí)俱進(jìn)和開(kāi)放思維，但面對(duì)與核心業(yè)務(wù)較為疏遠(yuǎn)的工作就顯得創(chuàng)新遲滯，對(duì)相關(guān)部門(mén)的滯后和刻板選擇性忽視，疏于機(jī)制體制的調(diào)適和革新，機(jī)構(gòu)設(shè)置也是幾十年如一日，運(yùn)行效率低下，在資金和技術(shù)投入方面也嚴(yán)重不足，導(dǎo)致這些部門(mén)長(zhǎng)期脫離行業(yè)發(fā)展潮流，工作效率和水平始終無(wú)法切實(shí)提高，文書(shū)檔案管理工作就是這種情況下一個(gè)非常典型的例子。

（二）工作方法滯后

事實(shí)上，在檔案信息化浪潮的席卷下很多單位已經(jīng)為文書(shū)檔案管理部門(mén)著手技術(shù)升級(jí)，然而這種技術(shù)升級(jí)更多的是一種被動(dòng)應(yīng)對(duì)，而且往往局限于硬件的更新，為了適應(yīng)電子化和網(wǎng)絡(luò)化，匆忙的為文書(shū)檔案管理部門(mén)購(gòu)置高配置電腦、一體機(jī)以及記錄、檢索設(shè)備，對(duì)工作方法的調(diào)整和改變卻視而不見(jiàn)，導(dǎo)致文書(shū)檔案管理工作在本質(zhì)上仍然固守舊傳統(tǒng)，工作效率和水平?jīng)]有本質(zhì)改變，無(wú)法徹底解決現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。比如檔案管理“重藏輕用”的問(wèn)題并不會(huì)因?yàn)閱渭兊脑O(shè)備升級(jí)而得到解決，只是在這個(gè)過(guò)程中文書(shū)檔案的錄入方式和存儲(chǔ)介質(zhì)發(fā)生了改變，但是更為核心的檔案價(jià)值的充分挖掘和利用我們并沒(méi)有看到。同時(shí)，因?yàn)閷?duì)文書(shū)檔案“保密性”的片面理解，有些單位對(duì)檔案保密工作一刀切，不分情況、不加區(qū)分的對(duì)檔案資料和管理系統(tǒng)在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中嚴(yán)格隔離起來(lái)，人為切斷與其他部門(mén)和業(yè)務(wù)的聯(lián)系、互動(dòng)、銜接，無(wú)法在實(shí)際的交流中優(yōu)化工作方法、提升工作效率。

（三）人才問(wèn)題突出

一直以來(lái)，人才問(wèn)題都是阻礙檔案事業(yè)發(fā)展的“絆腳石”，文書(shū)檔案管理工作亦是如此。人才問(wèn)題一方面體現(xiàn)在人才的數(shù)量上，另一方面則體現(xiàn)在人才的質(zhì)量上。很多單位人事補(bǔ)充工作的重心向核心業(yè)務(wù)和部門(mén)傾斜，而對(duì)檔案等非核心部門(mén)突出的人才短缺問(wèn)題卻視而不見(jiàn)，他們理所當(dāng)然的認(rèn)為人事權(quán)重應(yīng)該放在那些能夠?qū)崿F(xiàn)利益產(chǎn)出的地方，而那些輔助機(jī)構(gòu)只要維持基本運(yùn)轉(zhuǎn)就可以了，在這種思維的影響下，很多文書(shū)檔案管理部門(mén)人才奇缺，甚至空缺由秘書(shū)等其他崗位人員兼任。除此之外，很多單位文書(shū)檔案管理人員年齡偏大，且多是半路出身，專(zhuān)業(yè)背景不強(qiáng)，知識(shí)結(jié)構(gòu)不夠全面，綜合知識(shí)掌握不足，同時(shí)電子化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化的進(jìn)一步發(fā)展又對(duì)文書(shū)檔案人員的知識(shí)接納和應(yīng)用能力提出了更高要求，因此文書(shū)檔案管理部門(mén)現(xiàn)有的人才儲(chǔ)備無(wú)論是“量”還是“質(zhì)”都離行業(yè)的發(fā)展和工作的需要相差甚遠(yuǎn)。

總的來(lái)說(shuō)，新時(shí)期、新形勢(shì)為文書(shū)檔案管理工作的發(fā)展帶來(lái)了無(wú)數(shù)機(jī)遇和無(wú)限可能，也帶來(lái)了更多的問(wèn)題和挑戰(zhàn)，如何抓住機(jī)遇迅速而根本的提升文書(shū)檔案管理工作水平，更多的在于我們能否敏銳而理性的發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、分析問(wèn)題，進(jìn)而解決問(wèn)題、突破障礙。

（作者單位：西安醫(yī)學(xué)院黨政辦公室）