高校學籍檔案管理存在的問題及解決策略

對于學生而言，學籍檔案無疑是證明其學習階段的最佳證明。對于高校中眾多的檔案管理來說，學籍檔案是其中最重要又復雜的一種工作。本文作者結合自身工作經歷，對高等院校學籍檔案管理工作中出現的問題進行分析，并提出切實可靠的意見。

一、現階段檔案管理上出現的各種問題

1.整理不規范 在高校學籍檔案中不僅僅有在讀學生的檔案，更包括已經畢業的學生的部分信息。尤其在近些年來，高校重組和改革的不斷進行，導致了這些檔案的混雜。其中最嚴重的問題是時間上的混亂。面對眾多的學生信息，稍不注意便會混雜。其次，由于時間的變革和時代的進步，在學校發展的每個時期內，對于檔案的規范要求都是不同的。這就導致了學籍檔案及相關卷宗的混雜。同時，由于技術的局限，時間較遠的學籍檔案的裝訂存在很多問題。

2.管理不嚴肅 在十年前的時代里，計算機在辦公方面的應用還沒有大面積普及，這就加大了了管理檔案的難度。很多不法分子利用這一漏洞進行大規模的牟利。這就導致了學籍檔案中屢次被查出假檔案的存在。在這一方面高校必須加大管理力度，在學籍檔案的整理方面增加人手，加快這一工作的完成。

3.檢索不先進 在時代發展的推動下，高等院校很早就在檔案管理方面做了改進，然而面對時隔久遠的檔案資料，高等院校除了加大力度對檔案資料進行整理外，并沒有什么好的方法。對于若干年前的雜亂繁瑣的紙質檔案，在查找和管理方面仍然很困難，極其費時費工。

二、解決措施

針對高校學籍檔案目前存在的問題，現提出以下幾項解決措施。

1.提高重視程度，健全規章制度

在現代化的信息時代中，信息的交流與溝通無疑是重要的，各個行業之間的競爭無非是信息方面的競爭。對于企業的長期發展而言，挑選優秀的人才無疑能使企業的人力資源配備達到最優。在企業挑選人才的過程中，學籍檔案無疑給企業提供了一定的依據。面對這種情況，本著對學生的未來負責的想法，高等院校在學籍檔案的管理方面必須足夠重視。而學籍檔案涉及學校的部門眾多，這就要求學校加強在各部門之間的協調，減少不必要的失誤的出現。同時，高等學校中對這些管理人員要不斷培訓，增強他們的專業技能，避免業務技能不強而導致的錯誤。

對于高等院校的學籍檔案管理人員來說，學校中沉積檔案較多，而且隨著高校的不斷擴招、擴建和在其他地方創辦分校的不斷增多，工作人員的工作量在不斷加大，這就要求工作人員必須不斷學習先進的管理理論，完善自己學校在管理方面的漏洞。做到對檔案的規范化管理、科學化管理。同時在工作時必須嚴格按照相關規定的標準進行執行，不斷提高管理人員的職業道德和素養，避免出現徇私謀利的現象。

2.講究分類方法，便于檢索利用

面對檔案管理工作浩大的工作量和復雜的工作工程，管理人員只有做好檔案的分類工作，才能做到學籍檔案的在管理中不出現錯誤。在對檔案進行分類時采用科學的方法是極其重要的。科學的對學籍檔案進行分類不僅僅有利于檔案的管理，更為以后查找檔案都提供了一定的便捷。目前的高等院校中對于檔案的分類主要采用：年度--學院--專業這樣的分類順序。但是在高等學校中一個學年包括了春秋兩個學期，這就意味著在高校的檔案管理是不能以學年來進行分類，這就更加加大了學籍檔案管理的難度。所以面對學籍檔案的復雜程度，大多高校都采用入學年份對學生進行分類。同時，目前的高等院校在不斷發展的過程中所涉及的方面在不斷變多，綜合性在不斷提高。面對這種情況，高等院校為了便于管理，將學校所涉及的方面按一定的標準先從大方向上分成學院，再進一步細分劃分成專業。這樣在學籍檔案的管理上就形成了入學年份—學院—專業這樣的分類整理方法。然而對于現實中的高等院校來說，在學籍檔案的管理工作中的問題是不斷出現的。在管理過程中，由于學生自身情況可能出現休學或轉專業、留級等情況，這是就需要檔案管理人員對其檔案進行合理的管理，及時對檔案進行合理的修改，保證學生檔案符合學生的實際情況，做到檔案的及時性、準確性，然后整理上傳到學校數據庫，為學生今后的數據使用提供有利條件。

3運用電子注冊，杜絕學歷造假

作為學生若干年努力讀書學習的最有力證明，高等院校學生的畢業證、學位證書等學歷證明文件對于學生和高校都是極其重要。國家這這方面也表現出了高度的重視。盡可能的對這些學歷證明文件的頒發做了明確的法律規定。然而仍有很多知法犯法的頑固之徒在高額利潤的誘惑下，鋌而走險偽造假的學歷證明文件。早在本世紀初教育部就針對這些現象的出現制定了應對措施。同時，及時將計算機這一先進設備引入檔案管理工作中。從2001年之后的所有學歷證明文件都必須進行網上注冊，只有將這些證明文件都匯入統一的數據庫中，才能方便用人單位和高等院校的查詢工作。在這之后的一年里，國家教育部又創新性的將畢業生的照片、有效證件號等也錄入同一數據庫中，這就對數據的完整性有了進一步的保證，同時，將這一數據庫全國聯網，避免因為地域的局限性出現各種問題。這一重大的舉措使得用人單位和高等院校只要登錄這一數據庫便可快捷方便的查詢畢業生的相關情況，并且隨著教育部對這一數據庫的不斷完善，各個單位可以從這一數據庫中獲得的信息越來越多。小到入學、轉專業記錄，大到所獲榮譽和處分等均可清晰明了的展現出來。這一做法在十年內廣泛推廣到全國，目前已經全面覆蓋中國所有高校。這就使得學籍檔案的管理進一步變得簡單方便、易于查詢。同時，這就極大的降低了不法分子在這一方面牟利的可能性，保護了大部分高校畢業生的利益。

（作者單位：東南大學成賢學院）