Excel的常見使用技巧

冉啟航(奉節縣長龍實驗中學校 重慶 奉節 404600)

1 如何快速求和

在正常處理中，如果需要許多數據的總和的計算，如根據每天的營業額，計算一個月總的營業額，通常是這樣操作:輸入“=”→“選擇函數“SUM”→選擇求和范圍→回車即可。其實，我們只需要同時按下快捷鍵“alt”和“=”就可以求出一列數字或是一行數字之和。

2 如何快速選定不連續的單元格

當我們要選擇多個不連續數據選項的時候，是不是一定要一直按住Ctrl鍵不放呢?不用這樣的，為了解放你的左手，我們只需要按下“Shift+F8”，激活“添加選定”模式，此時工作表下方的狀態欄中會顯示出“添加到所選內容”字樣，以后分別單擊不連續的單元格或單元格區域即可選定。

3 如何改變數字格式

要改變數字格式一般方法是:選定范圍→單擊鼠標右鍵→選擇“設置單元格格式”→選擇貨幣，就會在所選數字前加上人民幣符號“￥”，選擇百分比就會用百分數表示，我們可以利用Excel的快捷鍵，不同格式之間可以用快捷鍵相互轉換。

當然，要把已經有人民幣符號“￥”、百分比(%)等格式的數字轉換成純數字，我們還是要這樣操作:選定范圍→單擊鼠標右鍵→選擇“設置單元格格式”→選擇數值。

4 如何修改出生日期的格式

輸入出生日期，一般都會輸入八位數字?？墒窃谝恍┥蠄蟊碇薪洺Ｒ筝斎肴掌诟袷健皔yyy/mm/dd”，用函數轉換，麻煩而且公式不太容易記住。現在有一個非常簡單的方法，步驟如下:

(1)選中含有出生日期的數據，依次執行“數據”→“分列”。

(2)彈出“文本分列向導”，選中“分隔符號”。單擊“下一步”。

(3)在“文本分列向導(第二步)”中，將“分隔符號”的“其他”選中，并在其中用英文輸入“－”，單擊“下一步”。

(4)在“文本分列向導(第三步)”中，“列數據格式”選中“日期”——YMD，單擊“完成”返回 excel界面。

現在“出生日期”列，已經全部按上報表的要求改為“yyyy/mm/dd”的格式了。

如果要把八位數出生日期轉換為“0000－00－00”格式，操作步驟為:選中數據→單擊右鍵，選擇設置單元格格式→自定義→類型(輸入:0000－00－00)。同樣的，要把出生日期“0000－00－00”格式轉換為八位數字，操作步驟為:選中數據→單擊右鍵，選擇設置單元格格式→自定義→類型(輸入:00000000)，回車即完成。

5 快速錄入√和×

這個很簡單了，不需要去選擇什么輸入法，也不需要選擇字體什么的，也不需要在插入符號里去找啊找啊。以下方法很簡單。

方法:在小鍵盤上:按住Alt，輸入41420，放開Alt，即輸入√

在小鍵盤上:按住Alt，輸入41409，放開Alt，快速錄入×。

有的筆記本電腦，在按Alt同時按下Fn，再錄入數字，搞定。

6 批量生成模擬數據

以前每次做演示表格，數據都是一個一個敲進去的。后來，我才發現有一個函數，可以隨機生成某個數值范圍的數據。

7 快速填充功能的應用

應用一:用快速填充把連續銀行卡號每4位中間增加一個空格。步驟是:復制第一個銀行卡號到另一列，把它每4位數字中間增加一個空格，把鼠標放在該單元格右下角，出現“+”時向下拖動，在右下方的下拉菜單中選擇快速填充，則前一列所有卡號都變成了我們需要的格式。

應用二:從身份證提取出生年月日。一般都是用TEXT跟MID函數組合，也可以借助分列，但其實還有更方便快捷的方法，那就是快速填充。到底有多快呢?快到你不敢想象!在另一列從第一個身份證號中輸入第一個的出生年月日，把鼠標放在該單元格右下角，出現“+”時向下拖動，選擇快速填充就完成，借助快捷鍵Ctrl+E也可以?？烊ド壞愕腅xcel版本吧!2013或以上就可以了。

8 多斜線表頭的繪制

在報表里面制作斜線表頭是中國人特有的習慣，遺憾的是Excel并沒有直接提供對這一樣式的良好支持，如果表頭中只需要一條斜線，可以利用Excel的邊框設置來畫斜線，然后填入文字內容。在單元格內畫斜線的方法如下。選定單元格，按組合鍵調出“單元格格式”對話框。在“單元格格式”對話框的“邊框”選項卡中，在“邊框”區中單擊斜線按鈕。

如果表頭中需要畫多條斜線，就只能借助自選圖形來做了。

選定單元格，設置足夠的長度和高度。單擊工具欄中的插入→形狀→選擇“直線”工具，繪制兩條或多條直線到單元格中(“繪圖”按鈕，在“繪圖”工具欄中選擇“直線”工具)。單擊菜單“插入”“文本框”“橫排”(視情況也可以選擇“豎排”)，編輯文本框中的相關文字，并調整文本框大小和文字字號以相互適應。選定文本框，單擊菜單“格式”→“文本框”→“設置文本框格式”對話框的“顏色與線條”選項卡中，分別將“填充顏色”與“線條顏色”設置為“無”(否則文本框的邊緣會覆蓋線條)，使用插入文本框的方式逐個添加表頭項目。

掌握了以上的技巧，你的工作效率一定提高不少。