淺談數字化檔案管理

【摘要】：隨著互聯網技術的發展和快速普及應用，各行各業向著數字化進程邁進，檔案管理逐步實現了數字化，極大地提高了辦公和開發利用效率，這也使得檔案管理工作變得復雜起來。技術手段帶來便利的同時也帶來了數字化檔案管理中的的問題，制約著數字化檔案管理建設的進程。對此，本文將從數字化檔案研究分析管理中存在的問題進行淺析，并提出相應對策。

【關鍵詞】：數字化檔案；檔案管理；數字化

1 引言

無論是對個人還是對單位，檔案資料都是組織機構重要的信息記錄資源，包含豐富的信息資源，具有不可替代的意義，而且越來越受社會大眾所重視。現代檔案隨著互聯網新技術的發展和普及，形態和類型不止停留在傳統的紙質檔案上，管理也不再是個別職能部門保存收藏的事情，而逐漸面臨檔案數字化，以及以數字化形式出現的檔案管理等新問題；同時社會大眾的重視也使得檔案資源開發利用、信息公開透明便于流通查詢成為受關注課題。所以，先進的信息技術為檔案管理帶來了發展機遇，提高了檔案管理的質量和效率，也帶來了發展的一些難題，阻礙數字化檔案管理工作的順利開展。

本文將對數字化管理進行綜述和研究分析，并在此基礎之上提出數字化檔案管理中存在的問題和相應的應對對策。

2 數字化檔案管理研究分析

學者梁計恒在《數字化檔案管理存在的問題與對策》一文中對數字化檔案管理的內涵做了闡述，他認為數字化檔案管理是將檔案的各種原始資料，如紙張、錄像、錄音等傳統儲存介質利用各種技術手段將其存儲于計算機，并對其進行分類管理，從而便于快捷檢索，及時找到所需要檔案。

學者黨景麗在《數字化檔案的思考》一文中將數字化檔案同檔案數字化等同闡述，認為數字化檔案能夠幫助信息資源的共建共享與有效利用。

王玉珍在《數字化檔案管理的應用現狀及未來發展解析》一文中提高數字化檔案管理是電子檔案日益增多的客觀需求，也是數字化檔案管理優勢突出的必然產物。

梁計恒、王玉珍都提到了數字化檔案管理具有傳統管理所不具有的存儲空間較小、備份和維護簡便、安全性較強、工作負擔小等優點，是檔案管理發展的必然趨勢。

崔梅芳在《做好新時期數字化檔案管理工作的思考》中認為數字化檔案價值的認識是我們做好數字化檔案管理工作的出發點。她在文中提到我國國家標準中對電子檔案的定義為“具有保存價值的已歸檔的電子文件及相應的支持軟件產品和硬件說明”，作者認為數字化檔案盡管形式發生了很大變化，但屬性并沒有改變，相反數字化檔案擴展了檔案的外延，以便更好的搞好檔案管理工作。

總的來說，我國對于研究數字化檔案管理的文章，在CNKI中以“數字化 檔案管理”為主題進行檢索， 2017年至今為止僅有369篇，2015年全年的數量為566篇。按理說數字化進程如此快的情況下，這樣的數量并不樂觀；縱觀內容，對“數字化檔案”和“檔案數字化”的研究和區分也未統一，本文認為，數字化檔案既包含傳統檔案通過數字化手段轉變后的電子檔案，也包含新興的以電子化形式出現的檔案，關鍵是管理手段和技術上面的數字化和管理觀念的數字化。

3 數字化檔案管理存在的問題

3.1 軟硬件技術上還有待提高

改革必然伴隨著投入，新技術意味著新的軟硬件投入，不僅僅是人力的投入還有財力的投入。數字化檔案無論是何種形態，都需要設備的支持，軟件的滯后和硬件的投入不足都會影響數字化檔案管理質量和效率。機構單位自行開發的系統難以滿足檢索、管理多重功能，也無法通用，導致數字化檔案管理進程受到制約。

3.2 缺乏數字化檔案管理標準

行業缺乏統一的、指導性的數字化檔案管理標準，各單位就沒有執行的參考和標準。有些單位積極進行數字化檔案管理的研究探索，有些僅僅人浮于事，簡單的將檔案資料歸檔在優盤、光盤等數字化介質中而不是建立對應的數據庫就當成數字化檔案管理手段的應用，忽略了計算機對信息的處理特點，這些都是由于數字化檔案管理標準缺失造成的。

3.3 數字化檔案形態多樣化帶來管理上的復雜

檔案信息資源主要以紙質資料為主，即使在互聯網已經普及的當今數字化環境下，也將面臨紙質資料和電子資料長期并存的情況。在社會發展快速的今天，新興檔案可能會直接以數字化形式出現，而不僅僅局限在傳統檔案資源轉化而來，這就導致數字化檔案管理對象的復雜、多樣，管理進程也要同步考慮兩種類型的檔案能否統一管理，還是需要分別對待，從管理上來說，要形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享，還有很長的路要走。

3.4 數字化檔案開發利用率低下

互聯網的普及，計算機技術的發展，人才的引進使得數字化檔案在檔案管理單位不算新鮮，但很多機構依然習慣于守舊傳統的人工管理和查詢，忽略計算機的方便快捷，僅僅使用信息錄入、編輯和打印等基本功能，不去有意識、能動的開發數字化檔案管理的優勢和促進其開發利用，導致數字化檔案管理既耗費人力物力又無法發揮價值，造成雙重浪費。

4對策

4.1 規范數字化檔案標準，建立行業管理體系

行業管理體系和標準的建立和規范，能為各單位執行提供權威、統一的參考遵循標準。數字化檔案管理的順利實施有賴于一套規范而統一的標準做保障，這樣的標準應該具有較高的完整性、系統性、科學性和可行性，包含計算機處理檔案信息的技術特點和規范數字化檔案的業務流程的操作標準，并明確建立高質量數字化檔案數據庫，規定相應的目錄、范圍及檢索系統和途徑，使得數字化檔案管理順利進行。

4.2 重視數字化檔案安全建設，為開發利用做好基礎保障

計算機網絡技術在為數字化檔案管理帶來便利的同時，也存在一定的安全隱患。特別是僅僅以數字化形式存在的檔案，一旦出現安全問題，沒有傳統的紙質資料作為補充備用，難以恢復，重要資料的丟失影響很大。所以務必要重視數字化檔案的安全建設，完善管理制度，結合相應的技術來共同保障安全保密，落實到人，尤其在開發利用數字化檔案的過程中提供授權服務、設置訪問限制等，重視數字化檔案管理安全建設。

4.3 提高管理意識，加強專業人才引進和培養

數字化檔案管理是大勢所趨的進程，不能因為有困難就逃避，管理人員和工作人員要從意識上重視這一工作。同時要改善現狀必須從建設專業人才隊伍做起，培訓現有人才的業務水平和能力，引進綜合性人才，既重視檔案管理，又要學習網絡信息技術，提高從業人才的綜合素質，讓新的技術為數字化檔案管理所用。

5 總結

綜上所述，數字化檔案管理是一項管理對象復雜多樣、邊界模糊，時間上任重道遠，趨勢上不可逆轉的長期化工作，為了與時俱進，讓具有保存價值的檔案資料得到妥善、穩定的保存，讓具有檢索利用價值的檔案資料有渠道供社會大眾利用，必須盡快建立統一的數字化檔案標準，建設高素質人才隊伍，逐步提高數字化檔案管理水平，促進檔案管理事業的長足發展。

參考文獻：

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