淺談檔案歸檔問題與檔案安全管理工作

【摘要】：檔案是承載相關歷史、技術等知識內容的重要介質，充分利用檔案信息資源，在知識經濟時代具有重要的指導意義。基于此，本文就檔案歸檔問題與檔案安全管理工作展開相關分析，首先，對檔案歸檔工作內容進行了簡要介紹；然后，對檔案歸檔工作中存在的問題進行了分析，主要包括管理人員問題與管理制度問題；最后，提出了相應的檔案安全管理對策，分別是提升管理人員保密意識、完善檔案管理保護機制。

【關鍵詞】：檔案歸檔；檔案安全管理；保密意識

前言：檔案管理工作在企業或單位的管理工作當中具有十分重要的價值與意義，有利于提升檔案管理人員的綜合素質，提升企業經營與管理成效。利用豐富的檔案資源，能夠為企業的發展決策提供重要的參考依據，推動企業的穩健前行，但現階段的檔案安全管理工作中還存在一定的不足，需要充分利用現代信息時代的科技特點，對其進行有效改善。

一、檔案歸檔工作概述

檔案歸檔工作應從整理檔案開始，以件為單位進行文件歸檔操作，一般情況下每份文件為一件；為確保紙質文件的長久保留，要將原始文件上的金屬釘拆掉；將文件裝入軟卷皮之后，為其編寫頁碼；頁碼編寫完成后，要對文件加蓋歸檔章，并填寫歸檔章；最后一步即是依據文件屬性進行歸檔文件目錄的有效編制。

在進行歸檔工作的過程中，應遵循統一管理原則，嚴格執行檔案管理制度，保證歸檔文件的完整與準確，確保能夠依據歸檔目錄準確的找到文件。另外，應區分開歸檔文件的保存價值進行分類整理與立卷，整理與立卷工作需要相關文書部門與業務部門遵照檔案管理制度進行。針對利用率較高的文件，可整理兩份進行歸檔，歸檔過程眼嚴格遵循檔案材料歸檔規定，嚴禁采用復寫紙、純藍墨水、圓珠筆鉛筆等進行材料歸檔，只能使用碳素或黑墨水進行所需書寫操作。

對于不懂的文件檔案類型，其歸檔范圍也有所差異，對于文書檔案的歸檔范圍，要通過對歸檔單位或部門的基本職能、歷年歸檔狀況以及主要業務流程的分析，才能進一步擬定出基本歸檔范圍與內容，歸檔范圍初步確定之后，還應將其反饋到相關歸檔部門當中進行復核，確認簽字后形成最終歸檔范圍；對于科學技術的相關研究檔案的歸檔范圍，應遵照科研項目計劃進行確定；對于建設項目的檔案范圍，需要建設項目計劃進行確定；對于儀器設備的相關檔案范圍，應按照其引進與購置計劃進行確定，并將與儀器設備關系密切的文件資料進行歸檔；聲像檔案與榮譽檔案的歸檔范圍，可依據《大事記》進行有效確定。

二、檔案歸檔工作中存在的問題分析

（一）管理人員問題

多數企業與單位當中，對于檔案歸檔工作的重視程度不夠，從而忽視了對檔案管理人員安全管理意識與專業技能的有效培養。在檔案管理這一崗位上，缺乏專職的管理人員，對《檔案法》認識與掌握程度不夠，難以實現檔案資源管理對企業發展的指導作用。管理人員的專業素質不夠，導致檔案歸檔工作緊緊停留在文件收集；管理過程未能嚴格依照系統的流程規程，造成檔案丟失等現象極為普遍，嚴重浪費了檔案資源。加之現階段檔案管理崗位人員流動性較大，且工作人員缺乏積極主動意識，十分不利于檔案的持續歸檔與系統管理。

（二）管理制度問題

由于企業領導層對檔案管理工作的不重視，導致檔案歸檔工作十分松散，存在大量檔案資料未能及時的進行鑒定、整理、分類、歸檔等等，僅僅做到了簡單的存放，這是缺乏管理制度約束的重要體現。檔案歸檔工作未能嚴格遵循歸檔流程，導致檔案歸檔混亂，造成后期查找工作的不便，降低檔案資源的利用率。歸檔工作缺乏制度管理，同時也會制約企業整體管理工作的現代化發展。

三、檔案安全管理對策分析

（一）提升管理人員保密意識

檔案安全及時有效保護了企業的內部機密，對企業發展決策的有效開展具有重要意義，因此，應不斷加強檔案管理人員的保密意識。首先，企業領導層面應在意識形態上重視檔案安全管理工作，提升檔案安全與自我保護意識，對檔案室設置嚴格的準入權限，非檔案管理人員不得入內；進而對檔案管理人員的薪資水平與綜合素質培訓予以重視，提升管理人員對企業的忠誠度，提升其保密意識[1]。其次，企業領導還應做好對應對突發檔案事件的思想與行動準備，在日常管理工作當中，完善檔案安全防范與保護制度，達到強化安全管理的工作效果。

（二）完善檔案管理保護機制

檔案是承載企業內部信息的重要介質，檔案保存不當，會造成嚴重的企業損失，針對不同檔案類型，可制定不同的保護措施。對于紙質檔案這種易受環境影響的檔案類型，應對其保存環境進行充分考量，首先，應保證濕度與溫度符合紙張保存的要求，防止紙質檔案過度老化編制，可適當采用現代科技，對檔案庫的溫度與濕度進行有效調控，延長紙質檔案壽命，一般來說，適宜紙張保存的溫度在14-18℃之間。另外，光源也是影響紙質檔案的重要因素，由于紙質成分不同，致使其對抗光的強弱也存在一定差異，現代紙質的中的纖維純度極大的影響了其耐光性，在紫外線、紅外線以及光氧化的影響下，紙張容易褪色、老化、發粘，因此，應采取避光的處理措施，將紙質檔案存放至暗處進行保護。

對于電子檔案，由于其復制性較強，在遇到突發事件時，絕大多數檔案都可以通過數據備份系統找回。但在進行電子檔案錄入的過程中應著重注意，保證電子檔案與紙質檔案的一致性，確保電子檔案的完整性，以維護相關檔案資源的應用價值；電子檔案的軟件產品源程序與文本的一致性也是重點管理內容[2]。在進行電子檔案的獲取與檢查的過程中，應重視對其載體的病毒檢查工作，完善建立信息系統防護墻，設置管理與檔案訪問、獲取權限，并為其建立備份與恢復系統，以實現檔案管理保護機制在電子檔案在線管理中的有效應用，進而全面實現對電子檔案的安全管理工作。

結束語：綜上所述，對檔案歸檔問題與檔案安全管理工作的相關研究，有利于提升相關企業或單位對檔案安全管理工作的重視程度。通過檔案安全管理工作的順利實施，能夠推動檔案歸檔工作規范化的進一步實現，保障檔案管理質量，完善檔案安全管理工作制度，進而提升檔案利用率。因此，在未來檔案管理工作當中，應重視對檔案歸檔工作的規范化管理，不斷提升檔案安全管理水平，充分利用檔案資源推動企業的正向發展。

參考文獻：

[1]王魯生.新時期檔案管理工作創新的思考[J].辦公室業務，2017，08：109.[2017-09-14].

[2]王建宇.淺析檔案信息化管理的優勢及安全問題[J].蘭臺世界，2011，24：63-64.[2017-09-14].