論在工程項目中索賠管理的作用與應用

說到索賠管理，就不得不提一門更大的學科-項目管理。所謂項目管理，即將知識、技能、工具與技術應用于項目活動，以滿足項目的要求。項目管理包括：時間管理，范圍管理，質量管理，成本管理，人力資源管理，溝通管理，風險管理，采購管理和干系人管理等。在此不做展開，而索賠管理可以說貫穿了整個項目管理流程，同時也需要將以上各種管理辦法予以應用。

在如今這樣一個法治社會，有越來越多的人開始懂法，依法，守法。合同既是以法律為依托產生的，一旦人們開始重視合同，那么合同就變得重要起來，而不單單是一沓紙，也不是形式上的簡單字據，它是一種規則一種約束。然而現實中，合同通常是無法被嚴格遵守的，尤其是越龐大越復雜的項目下的合同，越是難以完全按合同要求全部執行。而這種違反合同條款的行為，無論是甲方還是乙方，就需要承擔合同中定義的責任，從而“索賠”就由此誕生。

“索賠”是指貿易中一方違反合同的規定，直接或間接地給另一方造成損害，受損方向違約方提出損害賠償要求。索賠的依據包括兩個方面：法律依據：索賠方提出的救濟方法必須符合法律規定；事實依據：索賠所需要的足夠文件。“索賠管理”是指從合同的管理、索賠的識別、信息的搜集和整理、策略的制定、跟蹤、到談判等一系列動作和流程的管理。

索賠產生的主要原因有：當事人違約、不可抗力事件、合同缺陷、合同變更、工程師指令、其他第三方原因等。可見，索賠產生的根源在合同的約定條款。加強合同管理是積極穩妥處理索賠穩妥的前期和關鍵。

以下來談一下索賠管理的幾項要點

1.合同是處理索賠的基本依據

（1）合同履行過程中的管理

合同履行過程中，承包商要對合同進行全面管理、重點管理和動態管理。

對合同進行全面管理，就要全員和全過程地管理。合同是索賠的依據，索賠證據材料是成功獲取索賠的必要保證。合同管理需要全體項目管理人員參與，可以說幾乎每個環節都存在著可能索賠的因素。僅靠經營管理人員進行管理，難免顧此失彼。那種認為索賠工作只是少數人和經營部門的事的觀點，對承包商是及其有害的。

合同的重點管理的人員是經營管理人員，重點管理的對象是索賠證據材料。作為經營管理人員，要經常研究合同，細致收集索賠證據材料，自覺地執行和運用合同文件，通過索賠保護自己的正當權益。

合同管理必須動態地進行，對項目執行過程中的設計變更、補償協議等，相關人員要結合合同文本及時研究分析，明確未來索賠的原則和對策。

2.及時合理地處理索賠

項目合同條件對索賠的期限有明確的規定。承包商索賠時間延誤時，將不能得到足額的索賠款，有時甚至失去索賠機會，導致承包商資金周轉困難，并影響項目進度，給合同雙方帶來不利。在實際工作中，索賠處理拖延的情況是常見的，所以承包商不應提交了索賠報告后被動地等待，而應督促工程師和業主按時處理。有些項目上，當工程師處理索賠的權力弱化時，業主直接處理索賠，索賠就會變得更加復雜。索賠金額的計算，應當實事求是，不同的理解可以保留，但不可人為的高估冒算，以免加大索賠談判和處理的難度。

索賠還應盡力避免多項索賠混雜在一塊處理，力爭及時分項解決。交叉解決往往迫使承包商作過多的讓步。

3.工期索賠

在項目的實際操行過程中，工期延誤是難免的。為保證工程的按時完成，承包商必須加大設備、資金和人員等的投入，在此情況下，工期索賠就轉化為費用索賠。對索賠性質的轉化，必須做好索賠證據材料的收集整理工作。

4.合同爭端

由于合同條件的不完善（有些甚至是不平等條約）和項目的復雜性，對合同的正常執行帶來一定的困難，加上各方的立場、角度不同，會造成對合同權力和義務范圍、界限的劃定理解不一致，產生合同爭執是常有的。對于合同爭執，盡量通過協商解決，避免仲裁和訴訟，以免影響承包商的聲譽和對未來市場的拓展。

5.反索賠的對策

所謂反索賠是指業主對承包商進行的索賠。實際項目中由于業主處于有利的地位，它可以通過沖帳、扣款等手段輕易地實現反索賠。為盡量避免反索賠，承包商要嚴格履行合同，做到使業主和監理工程師滿意。遇到反索賠時，要充分收集相關資料，據理力爭，避免不必要的損失。

6.主動控制，盡量避免和弱化索賠

工程項目涉及面廣，參與的部門多，干擾大，產生索賠是難免的，但過多的索賠對承包商整體利益、市場的占有和項目進度都是不利的。理論上講，只要是非承包商原因造成的損失，承包商均可要求索賠。但在實際工作中，當索賠事件金額不大時，該事件就不一定要堅持索賠，或在其他事件索賠中給予適當考慮，或向業主說明后放棄。這是因為，實際合同管理中，微小事件索賠情況很多，事事都去索賠，易弱化索賠重點，也不利于處理好與監理單位及業主的關系。另外，索賠作為追回非承包商原因造成損失的手段，不能作為取得利潤的基本手段，不能寄太多的希望。

7.索賠證據材料的收集與管理

索賠證據材料是索賠報告的重要組成部分，證據不足或沒有證據，索賠就不可能成立。索賠證據材料的收集整理是一項十分煩瑣和要求細致的工作。承包商應當制定相應的規章制度，各職能部門分工負責，通力合作，才有可能滿足索賠證據材料的內容、精度和時間的要求。索賠涉及的基礎材料主要有：

（1）招標文件、合同文本及附件，補償協議，經監理工程師批準的工程計劃、設計圖和技術規范等。

（2）各方的往來信件和經各方簽署的會議紀要。

（3）項目檢查驗收報告和各種技術鑒定報告，停電、停水的記錄和證明。

（4）國家及行業政策性文件。

（5）材料的采購、訂貨、運輸、進場和使用方面的證據。

8.索賠談判

（1）談判準備

項目的索賠處理，其情況往往是多個索賠報告通過幾方會談一攬子處理。因此，談判前應列出索賠項目清單，召開碰頭會，明確談判負責人、決策人，以免在談判時出現發言混亂，抓不住重點的現象，同時對將要談判的索賠金額進行分析，研究可能出現的情況，做好充分的準備工作。

（2）進行談判

索賠談判沒有統一的方式，但以下幾點是值得重視和注意的：談判要以合同條款為法律依據，以真實的證據材料為事實依據，有理、有力、有節地進行，切忌成為扯皮會，更不要成為爭吵會；從索賠項目上講應先易后難，從索賠金額上講，應先大后小，并且要抓緊時間，爭取主動權；對于分包項目索賠可以適當多做出一些讓步，對自行施工項目索賠盡量多爭取一些，少作些讓步；對于風險共擔項目索賠焦點往往在分擔比例的確定上，業主承擔多大的比例與業主的資金狀況、業主與承包商的合作關系、承包商的施工進度等有關，做出讓步是必要的；為了使業主對承包商的索賠金額有相應的承受能力，談判時可以表明先算帳，根據業主資金狀況以后支付。

（3）談判后工作

正式談判只能明確索賠是否成立，證據材料是否真實，索賠金額計算方法是否合理等原則性問題，對于具體的證據材料核實、索賠金額的最終確定等不可能全部落實。談判結束后，必須及時整理出會議紀要，正確計算出雙方認定的索賠金額，有些項目尚需作出單價分析表，三方人員聯合工作，完成最終的補償合同或協議書。

索賠管理是合同管理的重要組成部分和有效手段，處理索賠問題水平的高低，體現了承包商對項目的管理水平，關系到挽回成本損失的多少。在目前市場競爭殘酷和施工企業利潤微薄的局面下，加強索賠工工作的管理，應引起承包商的高度重視和認真對待。

參考文獻：

[1]項目管理定義，摘自“項目管理知識體系指南”（第5版）