信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策分析

【摘要】：無論是在何種單位，對于檔案的管理工作都是非常重要的，因為檔案是一個企事業單位發展處于核心位置的重要資料，能夠為企企事業單位提供全方位服務。科學合理的進行檔案管理工作，能夠有效提升其自身可利用價值，同時，還可以輔助其他各個環節和部門之間協調工作，為企事業單位的順利運行打下堅實基礎。在新時代的發展過程中，要求檔案管理部門不斷與時俱進，不斷創新發展檔案管理新理念，完善信息化時代檔案管理方法，實現科學化、系統化，不斷滿足社會發展需要。

【關鍵詞】：信息時代；檔案管理工作；問題；對策

引言

檔案是社會發展的“記錄儀”，是社會信息的“儲存庫”。新時代對檔案管理工作提出了更高要求，要解放思想，破除墨守成規的理念，要與時俱進，樹立有效的服務理念，要擺正態度，在發展文化事業的大環境中發展檔案管理工作。

一、信息時代檔案管理工作面臨的問題

（一）檔案管理意識落后

一些企事業單位的領導和檔案管理人員管理意識落后，認為檔案管理工作采用傳統紙質管理的方法即可，沒有必要進行檔案管理信息化建設，更何況，檔案信息化建設還需要資金的支持。檔案管理意識落后是當前企事業單位管理人員普遍存在的問題，究其原因，管理人員缺乏與時俱進的進取精神，未能充分認識到檔案信息化管理建設對企事業單位檔案管理工作乃至企事業單位健康發展的重要影響。

（二）缺少專業的檔案管理人才

檔案管理的專業性特征較強，需要專業的檔案管理人才來完成，而檔案信息化建設對管理人員有了更高的要求，不僅需要管理人員擁有扎實的檔案管理專業基礎知識，還對管理人員的計算機技術有著較高的要求。目前，我國缺少專業檔案管理人才儲備，給企事業單位的檔案信息化建設帶來了不利影響。

（三）信息化程度不夠深入

目前，我國大部分企事業單位已經實現了利用信息化軟件對檔案進行管理，然而，還有一些企事業單位的信息化程度較低，相關軟件尚未完成升級和更新，致使檔案管理工作仍然停留在紙質管理階段，不利于企事業單位檔案管理工作的有效開展。

二、企事業單位檔案管理數字化建設對策與建議

（一）樹立正確的檔案的數字化服務觀

一是要嚴格規范檔案事物的管理，使之制度化、民主化。實施好這些措施，使檔案是信息資源的觀念得以加強，從而為實現檔案工作嶄新局面奠定堅實的基礎，檔案工作可以得到好的落實，適應社會的發展。二是人才的培養是工作的重點。一方面是要加強相關部門的領導班子建設和加大對該方面人員的培養力度，領導有力可以有效帶領此管理人員。另一方面，打鐵還需自身硬，各級檔案部門及人員要抓好自身建設，建立專家庫，始終落實好科學發展觀這一觀念，考慮到現代檔案專業管理人才和傳統的管理者是有本質不同的，要具有創新和能力。為適應當代檔案數字化建設，應盡快重視對核心技術人才的培養，建立一支領導隊伍。

（二）檔案信息化人才隊伍建設

一是加強對檔案部門干部的培養，保證管理人員的檔案數字化素養。提高檔案管理意識，深入理解檔案管理和其信息化建設的重大意義，從而使企事業單位數字化建設更進一步；二是加強檔案人員培訓工作，培訓檔案業務人員運用現代化技術的技能，通過培訓與考核提升檔案一線人員的信息化業務能力，計算機素養和信息素養；三是加大投入，吸引掌握核心技術的人才，通過引進和培養復合性人才，優化企事業單位檔案管理人員結構。

（三）“云計算”在檔案信息化中的應用

現階段，云計算已經成為聯網系統一種新型計算方式，是由多種運算技術綜合而成的，廣泛運用在各個管理領域。在檔案信息化管理過程中，科學合理的應用云計算內容，實現對現有數據信息的整合和歸納，有效運用目前可以使用的IT信息資源，不斷強化和提升檔案管理系統的使用性能和使用效率，不斷完善檔案管理過程中需要達到的及時性和科學性；云計算的應用，使得檔案管理的海量數據得到合理存儲。特別是近些年來，信息化管理體系和系統功能走向成熟，對于云計算的應用得到有效拓展，為檔案儲存提供大量空間，與此同時，也便于整個單位進行相應資源儲存。

（四）建設高質量的檔案數據庫

信息時代下檔案管理的基本形式主要是數據信息，而計算機網絡即為數據的主要傳輸平臺，網絡使得檔案信息的快速傳遞變成為現實。當然數字化檔案需要數據庫進行存儲。因此，確保檔案管理工作的有序開展，建設一個高質量的數據庫成為重中之重。數據庫自然要有其自己的網絡傳輸標準，并且需要滿足人們的閱讀習慣，同時還應當與計算機并肩作戰，符合計算機對數據信息的讀取標準。在建設數據庫時，必須充分考慮到檔案未來的發展情況，軟件需要實時更新和維護，以滿足時代發展的需求。在數據庫建設完成后，需要對數據庫設置管理人員進行運行維護，確保數據信息的安全性和完整性。

（五）領導干部要高度重視檔案信息化管理工作

哲學上講，通過表面看本質，這種觀念可以運用到檔案管理工作之中，對于企事業單位而言，做好檔案信息化管理工作的前提是要對這項工作引起足夠的重視，特別是事業單位的領導干部，要充分認識到檔案信息化管理工作對事業單位發展的積極意義，不斷深化管理意識，轉變傳統管理觀念，確保檔案信息化管理工作能夠順利進行。要逐步建立起完善的檔案信息化建設管理制度，明確管理責任，確保檔案信息建設有據可依。加大資金投入力度，完善檔案管理設備，為檔案信息化建設提供充足的物質保障。

結束語

綜上所述，檔案管理是企企事業單位在建設和發展過程中的重要資源，伴隨著信息時代的發展和進步，對于檔案管理工作的要求和任務也在不斷提升，出現了傳統管理手段與現代化管理思想之間的矛盾與沖突，所以，在現階段的檔案管理工作方面，要求相關管理人員不斷提升自己的專業技能水平和綜合發展素質強化信息技術的支撐效用，嚴守檔案保密條例，積極構建檔案信息化發展系統，建立高質量檔案信息庫，保障檔案管理工作的高效進行。

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