信息時代下的高校人事檔案管理

摘 要：2016年國家檔案局印發(fā)的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》明確提出了加快檔案管理信息化建設的要求。高校要響應國家號召，做好人事檔案管理信息化建設工作。本文結(jié)合實踐，圍繞高校人事檔案管理信息化工作提出相應的措施。

關鍵詞：信息時代；高校；人事檔案管理

一、前言

人事檔案管理是高校人事組織工作的重要組成部分，為優(yōu)化高校教學管理提供了重要的信息依據(jù)。隨著網(wǎng)絡信息技術的快速普及，高校對人事檔案管理工作也提出了更高的要求。為了更好地適應信息時代人事制度改革的要求，高校必須重視人事檔案信息化管理工作，并采用可行的人事檔案信息化管理工作方法，這樣才能使高校人事檔案管理工作與時俱進。

二、高校對人事檔案進行信息化管理的必要性

在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，高校內(nèi)部對人事檔案管理信息化建設已經(jīng)達成了共識，加快檔案管理信息化建設十分有必要，主要體現(xiàn)在以下幾個方面。第一，高校實行人事檔案信息化管理，可以有效提高人事檔案管理工作的效率。在信息時代，借助計算機和互聯(lián)網(wǎng)，管理人員可以在線查閱、傳輸、下載檔案信息，省去了很多人工操作環(huán)節(jié)，從而提高了工作效率。第二，高校實行人事檔案信息化管理，可以更好地保障人事檔案的安全。傳統(tǒng)的人事檔案以紙質(zhì)材料為主，在存放、管理、查閱的過程中不可避免地會出現(xiàn)損壞、遺失等情況，而信息化的人事檔案以電子材料為主，既可以保留原檔，又可以在電腦中進行備份，這就為人事檔案的安全提供了極大的保障。第三，高校實行人事檔案信息化管理，有利于提升高校人事管理工作決策水平。在信息化條件下，決策者可以快速抽調(diào)職工的檔案資料，從而為高校人事管理工作提供更加便利的信息獲取途徑。

三、信息時代下的高校人事檔案管理策略

1. 加大對信息建設的投入

第一，完善數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。高校應該提高對信息領域核心技術的重視，如云計算、大數(shù)據(jù)等；還應及時引入相關電子設備，如電子掃描儀、數(shù)碼攝像機等，這樣才能更好地完善人事檔案檢索、收集、整理、統(tǒng)計、編研等工作，為高校人事檔案管理信息化工作提供保障。第二，利用現(xiàn)代化手段建立高校人事檔案管理網(wǎng)站，聘請專業(yè)人員進行頂層設計，確保網(wǎng)站運作的多功能、多維度、多層次、多格局；采用雙向兼容的網(wǎng)絡發(fā)展建設路線，這樣可以形成規(guī)范的數(shù)字人事檔案資源；同時應明確網(wǎng)站內(nèi)部的各個欄目，從而健全高校人事檔案管理網(wǎng)站建設。

2. 培養(yǎng)信息管理人才

高校人事檔案管理信息化工作的開展始終離不開人才的支持。因此，高校有必要分層制訂專業(yè)人才培養(yǎng)規(guī)劃，從戰(zhàn)略的高度出發(fā)審視人事檔案管理工作。首先，高校應該在內(nèi)部普及人事檔案管理信息化知識，在領導層開展信息化建設培訓活動，從而使領導層加強對人事檔案信息化管理的重視，為人事檔案管理信息化建設創(chuàng)造條件。其次，加強人事檔案管理工作培訓力度，具體包括知識培訓和技能培訓兩個方面，從而促使相關工作人員快速地掌握檔案管理信息化方法。在這個過程中，學校可以請專業(yè)人才擔任培訓講師。此外，在培訓期間，還應建立與之相適應的考核制度和激勵制度，評估培訓效果，從而提高高校人事檔案管理人員的業(yè)務能力。

3. 健全檔案管理體制

首先，高校應該成立專門的人事檔案管理信息化建設部門，有效地整合檔案管理人員，盡可能地避免人事檔案原件的流動，促進管理人員之間的交流，從而不斷提升高校人事信息檔案管理工作水平。其次，建立有效的監(jiān)督機制，利用先進的技術設備手段，給予各個部門對等的信息查閱權，加強對人事檔案部門的監(jiān)督管理，拓展人事檔案管理部門的功能。最后，進一步細化考核標準，在明確相關職責的基礎上，對優(yōu)秀的管理人員給予一定的獎勵，對存在失誤的管理人員給予一定的處罰。相信在健全的檔案管理工作制度下，高校人事檔案管理信息化工作一定可以圓滿完成。

四、結(jié)語

人事檔案管理是高校人事組織工作的重要組成部分，而信息時代也對高校人事檔案管理工作提出了更高的要求。為了更好地適應時代的發(fā)展，高校還需不斷深化對人事檔案管理信息化工作方法的研究，從而推動高校人事管理工作的發(fā)展。

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（責任編輯：吳田田 魏新影）