人事檔案信息化管理面臨的挑戰及對策

摘要：信息時代下，人事檔案管理工作既有機遇，也面臨挑戰，對人事檔案進行信息化管理可以在極大程度上提高工作水平與效率。本文對信息時代下檔案信息化管理的若干問題進行如下分析，并提出相關解決策略，以期可以幫助各人事檔案管理部門在信息時代下抓住機遇，不斷提高檔案管理水平。

關鍵詞：人事檔案；信息化管理；對策

一、制約人事檔案信息化管理發展的若干問題

（1）缺乏必要的軟硬件設施支持。俗話說“巧婦難為無米炊”，信息時代下，人事檔案管理工作只有具備相應的軟硬件設施，才能做到信息的有效整理和分析，才能與時俱進，在信息時代促進檔案管理工作的發展。如今，我國的人事檔案管理工作相較于國外而言，軟硬件設施支持明顯不足，設施技術含量較低，使得人事檔案管理工作方式還較為傳統，人事檔案信息化管理程度不高。

（2）缺乏對人事檔案的系統管理。人事檔案的多少往往直接影響人事檔案管理工作的水平，如若人事檔案過少，則無法體現人事檔案管理工作的真正作用，如若人事檔案過多卻又缺乏系統的管理，故人事檔案管理工作的不足和弊端將嚴重阻礙人事檔案管理工作水平的提升。如今，我國的人事檔案相對豐富，但卻缺乏系統的管理，信息往往殘缺不全，或是雜亂無章，無法滿足信息時代企業對工程信息的精細化要求，也在很大程度上阻礙了人事檔案信息化管理進程。

（3）人事檔案管理隊伍人員不足，水平不高。某些企業、單位由于人事檔案管理資金有限，人事檔案管理等級較低等原因，對人事檔案管理隊伍的管理工作并不太重視，這直接導致了人事檔案管理隊伍人員不足，水平不高的現狀。由于人事檔案管理隊伍人員不足、水平不高，目前，我國部分企業、單位普遍存在管理隊伍職責不明，兼職管理人員較多，管理結果無明顯反饋渠道等情況，這些都在很大程度上阻礙了我國人事檔案信息化管理進程。

（4）人事檔案信息化管理工作缺乏明確的方向性，對人事檔案信息化認識不深。由于我國人事檔案信息化管理發展程度并不高，相關的管理理論和管理技術還有待完善，所以目前我國人事檔案信息化管理工作缺乏明確的方向性，各人事檔案管理人員由于管理理念和管理經驗的不同，對人事檔案信息化管理的認識也不盡相同。

（5）人事檔案信息化意識薄弱。人事檔案信息化管理是一個逐漸以信息服務為工作方向的過程，即越來越強調人事檔案信息對實際工作的幫助，更加強調以人為本的人事檔案信息化管理策略。但是，基于我國人事檔案信息化服務還比較薄弱，對人事檔案信息的采集、整理、歸類、校對、二次開發等工作還停留在傳統的“為管理而管理”的思想層面，許多人事檔案信息冗余復雜但是并沒有多大的實際利用價值。

（6）人事檔案信息化管理工作的變革仍受到傳統工作理念影響嚴重。人事檔案信息化管理之路只有以現代化信息處理技術為基礎，不斷創新，才能緊跟時代發展步伐，追求人事檔案管理的高品質、高效率。目前，我國人事檔案信息化管理工作變革過程中仍然會受到傳統人事檔案管理思想的限制，在“精神傳承，方法創新”的新時代，保留原有的管理方法是制約人事檔案信息化管理的重要因素。

二、解決人事檔案信息化管理問題的相關建議

（1）利用信息化手段豐富人事檔案資料。首先，利用信息化手段，深入分析現有的知識資源，深入挖掘現有知識資源背后的價值。其次，利用信息化手段，在互聯網上大面積的搜索和采集有用的知識信息，并與現有的知識資源相融合，豐富和擴充人事檔案信息。

（2）對人事檔案分門別類，加強人事檔案規范化和有序性管理。利用信息化手段，做好人事檔案的整理工作，及時的剔除不完整的人事檔案信息。人事檔案管理的規范化和有序性是提高人事檔案管理工作的重要前提，也是充分挖掘知識信息背后價值的有力保障。

（3）保證對人事檔案歸檔信息的及時更新。人事檔案歸檔信息應包括人事檔案編號、分屬類目、人事檔案保密等級等多種屬性。實際的人事檔案管理工作中，人事檔案的歸檔信息往往是最繁雜，而且是變動最頻繁的，因此，信息時代下，人事檔案管理工作要運用相關的信息管理軟件，及時更新人事檔案歸檔信息，從而保障人事檔案的完整性。

（4）提升人事檔案管理人員的業務水平。人事檔案管理人員的業務水平應包含三方面的內容：第一，人事檔案管理水平，包括熟知人事檔案管理準則、認真落實相關的人事檔案管理工作、制定更加合理的人事檔案管理策略等。第二，信息管理軟件的操作水平，包括熟知信息管理軟件的操作界面、掌握必要的快捷鍵、能夠以SQL語句精確查找人事檔案信息等。第三，相關硬件設備的管理水平，包括可以解決一些低級的硬件問題，做到定時定量的養護硬件設備等。

（5）提升人事檔案管理人員的信息服務意識。培養人事檔案管理員的信息服務意識，是提高人事檔案管理工作水平的重要策略。因此，人事檔案管理部門應積極的組織各種信息服務培訓活動，提高他們的信息服務水平，在以科學、高效的人事檔案管理方式之上不斷創新，以人性化的人事檔案管理方式為奮斗目標。

（6）提升人事檔案管理人員的信息安全意識。信息安全工作往往是人事檔案管理工作中最難的部分，這不僅由于信息具有時效性、共享性等諸多特點，還因為高質量的信息安全工作需要投入大量的人力、物力和財力。隨著時代的發展，人們的維權意識越來越強，對個人信息的保密工作也越來越重視。人事檔案管理工作中經常會涉及到大量的員工信息和組織信息，一旦出現大范圍的信息泄露，造成的經濟損失將不可估量，引發的社會矛盾也將難以調和。因此，提高人事檔案管理人員的信息安全意識也是提高人事檔案信息化管理水平的一個重要環節。

三、結束語

信息時代下，人事檔案管理工作的制約因素和發展機遇的區別在于對信息的利用和管理是否合理。我們相信，只要人事檔案管理工作可以不斷推陳出新，做到與時俱進，以加強人事檔案信息化管理為主要方向，就一定可以在機遇與挑戰并存的時代中大跨步的向前發展，上述中所提到的各項人事檔案信息化管理問題和相關解決策略只是筆者的淺見，人事檔案信息化管理作為信息時代下推動人事檔案管理科學化、流程化、標準化發展的重要工程，需要每一位人事檔案管理者不斷探究。

參考文獻：

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〔2〕趙鵬，李光.檔案工作落實科學發展觀的關鍵———實現檔案實物化管理向信息化管理的轉變[J].山東檔案，2005（05）.

作者簡介：

榮梓宏，（1970.9—）女，民族：漢，山東省煙臺人，大學，研究方向：檔案管理endprint