辦公自動化環境下醫院檔案管理探討

牛猛

摘要：隨著信息科學技術的不斷進步，我國互聯網技術也得到了高速發展，被廣泛應用在各個領域中。醫院作為社會的重要部門，其檔案管理工作至關重要，在新時代背景下，增強自動化技術在醫院檔案管理中的應用使具有重要意義的。但是，目前我國醫院檔案管理中還存在一些問題，影響了自動化檔案管理工作的效率。因而，本文針對檔案管理中存在的問題，分析探討了在辦公自動化環境下，醫院檔案管理的改進措施，以期促進檔案管理水平的提高。

關鍵詞：辦公室自動化環境 醫院 檔案管理

醫療衛生作為我國的民事工程，其檔案管理水平直接影響著醫療診斷工作效率和醫療信息安全。近些年來，隨著信息科學技術的發展，醫療領域也加快了信息化和現代化的建設，其中，檔案管理也大力引進自動化的管理方式，由于其具有高度的時效性，受到了人們的廣泛關注。但是，在自動化運用方面依舊存在著一些問題，為了促進現代化的建設，提升檔案管理水平，需要進一步改善檔案管理工作。

一、辦公自動化環境下醫院檔案管理存在的問題

（一）檔案管理混亂

就目前的情況來看，檔案管理由于管理系統的復雜導致處于混亂狀態。醫院檔案資料多，類型也多，管理起來具有一定的困難，同時，由于不同科室檔案資料的亂放，增加了資料查詢時間，影響了檔案管理效果，不利于醫院的良好發展。

（二）信息化管理水平低

辦公自動化環境下，檔案管理的質量有所提高，但有些醫院發展水平低，沒有充分認識到檔案信息化管理的重要性，同時，由于缺乏先進設備，降低了辦公自動化的效果。另外，有些醫院根本沒有重視檔案信息化建設，導致醫院檔案信息化管理水平整體較低。

（三）管理人員素質較低

檔案管理人員是檔案管理的直接參與人員，管理人員的素質直接影響著檔案管理的質量。就目前的情況來看，有些醫院為了降低資金和人力資源的支出，往往選擇非專業人員管理醫院檔案，同時，很多醫院領導認為管理檔案不許要任何技術含量，卻不知在辦公自動化環境下，對管理人員的專業知識和操作技能都有較高的要求，如果檔案管理人員素質不高，會直接影響著自動化管理的水平。

二、辦公自動化環境下醫院檔案管理的改進策略

（一）完善檔案管理制度

醫院檔案管理工作的正常進行，需要建立健全檔案管理制度，明確每個管理人員的職責，保證檔案管理工作有章可循，有條不紊，能夠有效解決檔案管理中出現的任何問題。在辦公自動化環境下，醫院相關部門應該重視檔案管理工作的及時性和高效性，利用信息技術進行檔案管理工作的同時，規范檔案資料收集和歸檔工作，確保管理工作的順利進行。

（二）構建檔案信息化體系

辦公自動化需要先進設備和完善的信息系統的支撐，才能充分發揮出作用。醫院應該借助先進技術構建一體化的辦公自動化檔案管理系統，日常文件能夠及時輸入管理系統中，并且，系統能夠準確識別醫院的重要資料，將其上交給專業人員管理。所以，醫院要適當加大對辦公自動化建設的資金投入，確保自動化檔案管理的順利開展。一般來說，醫院檔案價值都很高，比較珍貴，關乎著醫院甚至整個醫療衛生事業的發展，所以，在完善信息化系統的過程中，要加大信息系統的安全性能，可以聘請專業技術人員給醫院信息系統做好安全維護，通過設置權限、加密、防火墻等安全措施，嚴格監管檔案信息，保證醫療檔案信息的安全，從而保護病患的個人隱私不受侵犯，為醫療事業的發展保護寶貴資料。

（三）提高管理人員的綜合素質

辦公自動化管理檔案對管理人員的素質要求較高，因而，醫院要注重提高檔案管理人員的綜合素質。第一，選擇檔案管理人員的時候，要嚴格按照相應原則進行，不僅要具備豐富的專業知識，還要具備較高的計算機操作技能。第二，提高檔案管理人員的檔案管理意識，保證檔案管理的合理性和科學性。第三，定期組織檔案管理人員參加專業知識和技能的培訓，提升管理的綜合素質。第四，建立一支高素質的檔案管理隊伍，發揮團隊工作的高效率。第五，制定配套的考核和獎勵制度，充分調動檔案管理人員的工作積極性，提升檔案管理水平。

（四）深入開發利用醫院檔案

醫院檔案管理部門應該轉變被動地位，積極主動開展檔案信息服務工作，充分發揮檔案資源在醫療服務中的作用。主要方法有：第一，充分利用檔案資源，參加突發性的公共衛生活動或者學術互動等；第二，不斷挖掘、開發檔案信息資源。通過從不同角度深入挖掘檔案信息，編寫專題匯編和文件等，為醫院領導和其他相關人員提供有用的科研信息；第三，明確醫院檔案的服務方向，從不同角度進行有效調研，開發信息的新價值，為醫療衛生事業做出貢獻。

三、結語

醫院運用自動化檔案管理技術，有助于促進醫院檔案管理工作效率的提高，更好地保存珍貴的醫療檔案信息。但就目前的情況來看，我國自動化技術在醫院的應用還不太完善，檔案管理人員的素質無法滿足新技術的使用要求，信息系統也不夠完善，導致自動化檔案管理水平不高。因此，醫院應該加大對檔案管理人員的培訓力度，加大對自動化技術的資金和設備投入，制定完善的自動化檔案管理制度，加強網絡信息安全監管工作，從而促進醫院自動化檔案管理水平，促進醫院的可持續發展，為醫療事業的發展作出應有的貢獻。

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（作者單位：遼源市第二人民醫院）