卓越高職院校建設項目過程監控管理制度的構建

徐海濱

摘 要： 卓越高職院校建設項目是湖南省發展職業教育的主要措施。過程監控是卓越高職院校建設項目管理工作的重要組成部分，過程監控管理制度是實施過程監控的關鍵。過程監控管理制度對推動卓越校項目建設、提高職業教育質量具有重要意義。過程監控管理制度的構建應重點圍繞監控對象、監控手段、監控主體和監控結果運用展開，形成一個科學、合理、完整的過程監控管理制度。

關鍵詞： 卓越高職院校建設項目 過程監控 制度構建

過程監控是項目管理的重要組成部分。項目管理就是把各種系統、方法和人員結合在一起，在規定的時間、預算和質量目標內完成項目各項工作[1]。項目管理是二戰后才興起的管理方式，最早起源于美國，率先應用于建筑、國防和航天領域，現推廣到包含教育在內的廣大領域。國家示范性高職院校和國家骨干高職院校建設普遍采用了項目管理方式。卓越校建設項目是湖南省為加快發展現代職業教育，打造湖南職教品牌，建設一批起示范引領作用的職業院校而推出的重大舉措。

過程監控對于卓越校建設項目具有非常重要的意義：一是控制項目建設的進度，確保如期完成建設任務。卓越校項目的建設期一般為三年，要完成治理能力建設、師資隊伍建設、特色專業群建設等方面的建設任務。時間短、任務重是卓越校項目建設的特點。通過過程監控，可以掌握項目建設的進展，如發現某些分項目或子項目進展速度慢于預計，查明原因后督促建設方提高建設速度，確保項目建設任務按照既定計劃如期完成；二是掌握專項資金的使用，確保資金合理使用和防止發生腐敗風險。專項資金必須用于專項用途，不能挪作他用，更不能將公款放進私人口袋。通過審計等過程監控手段，可以防止專項資金被挪用，確保資金發揮應有的作用；三是解決項目建設中的問題，確保掃清項目建設障礙。項目建設中經常會遇到各種各樣的困難，有些困難并非某個建設團隊單獨可以解決，而需借助其他團隊甚至項目建設領導小組才能克服。通過過程監控，項目管理辦公室可以及時發現問題，及時反饋或尋求對策，從而掃清項目建設道路上的障礙，確保項目建設順利進行；四是提高項目建設質量，達到卓越校建設目的。卓越校的建設目標是“辦學定位準確、專業特色明顯、就業優勢突出、服務產業轉型升級能力強、有一定技術創新能力、綜合水平領先”。過程監控能做到及時干預，確保項目建設不偏離建設目標，專項資金能較好地運用到項目建設上，及時解決項目建設中的難題，提高項目建設質量，實現辦學水平的提高。

卓越校建設項目過程監控管理制度是為對卓越校建設項目進行過程監控管理而制定的制度，是一項系統工程，主要解決監控什么、怎么監控、由誰監控和監控結果的運用等四個方面的問題。四個方面缺一不可，缺少任何一方，制度將流于形式，無法發揮作用。下面從四個方面論述卓越校建設項目過程監控管理制度如何構建。

一、科學選定過程監控的關鍵對象，確保過程監控全覆蓋、無死角。

卓越校建設項目分為總項目-分項目-子項目等三個層級，過程監控的對象很多，但最關鍵的監控對象是項目進度、項目投資和建設質量。項目進度管理、項目投資管理和項目質量管理被稱為項目管理的三大組成部分。只要抓好對項目進度、項目投資和項目質量的過程監控，就能確保卓越校項目建設實現預期目標。

（一）項目進度

項目進度就是項目建設的進展情況。對項目進度進行過程監控主要采用確定進度目標，編制進度計劃，進行進度控制。從宏觀上講，卓越校項目建設進度主要分為總項目建設進度、分項目建設進度和子項目建設進度。子項目是卓越校建設項目最基本的組成單位，抓好每個子項目的建設進度，就能確保各個分項目的建設進度和整個卓越校建設項目的進度；從微觀上講，要重點抓好標志性成果建設進度和項目資金使用進度的監控。標志性成果是政府部門組織開展、經評審產生的項目和頒發的獎勵或業內公認的成果，分為國家級標志性成果和省級標志性成果，要求國家級不少于10項、省級不少于40項。項目設計之初，建設團隊會根據建設任務和建設能力，合理設計標志性成果。

（二）項目質量

質量定義分為兩個層面：第一個層面指產品或服務符合一組固定的規格，第二個層面指產品或服務滿足客戶的使用預期或消費預期[2]。卓越校項目建設質量可分為兩個層次：第一層次是符合已預設的規格。《任務書》和《建設方案》對各分項目的質量做了明確規定，有的是數量上的規定，有的是功能或特征的描述。例如：校外實訓基地建設標準是每個專業至少建立5個以上校外實訓基地，每個基地每年至少接受10個以上學生參加頂崗實習。制度建設的標準是形成了以章程為統領的完善、規范、統一的制度體系；第二層次是滿足廣大師生教學工作的使用要求，有利于提高教書育人的水平。第一層次質量屬于形式上的質量，過程監控比較容易，監控方式比較簡單。第二層次質量屬于實質意義上的質量，檢驗其是否符合要求，最終要在項目竣工交付使用后才能進行檢驗。但在項目建設過程中只能進行試驗性進行檢驗，得出監控數據及效果并不客觀和真實。

（三）項目投資

項目投資是以特定項目為對象進行建設投資的行為。在卓越校項目建設中，項目投資即項目資金管理，主要包括項目資金來源、項目資金預算和項目資金使用。卓越校建設項目資金來源有地方財政投入、舉辦方投入、行業企業投入及其他投入，其中以舉辦方投入為主。項目資金預算必須經建設方提出預算方案，經專家論證后，報項目建設領導小組批準后發文確定。項目資金預算分為項目總預算、分項目預算和子項目預算等三個層級。項目資金使用必須符合在預算范圍內、在開支范圍內和獲得使用授權等三個條件。

二、合理選擇過程監控的具體手段

過程監控的具體手段直接影響卓越校建設項目過程監控的質量。卓越校建設項目監測小組應設立多種監控平臺，創新監控方式方法，提高過程監控質量。卓越校建設項目采用的過程監控手段主要分為以下三類：

（一）動態監控endprint

動態監控，又名動態監測，指借助網站、QQ群、微信群和微信公眾號等監控平臺對監控對象進行多方位的不間斷監控，是過程監控較常見的手段。動態監控具有四個方面特點：一是實時性。各分項目、子項目可以將建設的最新成果及進展發到平臺上，項目監測小組成員可以第一時間掌握項目建設進展，了解建設中存在的問題，及時做出處理對策；二是連續性。項目建設組不間斷的、連續的將項目建設情況發布在監控平臺上，且可以長期保存，可以系統、全面地反映項目建設的過程，可以實現過程監控的連續性；三是客觀性。監控平臺上的資料具有連續性，反映項目建設的全過程，可以更客觀、更全面地反映項目建設的真實情況，動態監控的結果就更客觀、更準確；四是互動性。監控平臺能夠實時反映項目建設情況，項目監測小組通過監控平臺可以通過線上和線下兩種方式將發現的問題反饋給建設組，建設組可以對項目建設情況進行解釋和補充說明，形成良性互動，達到促進項目建設開展的目的。卓越校專題網站是動態監控最重要的監控平臺，主要的一級欄目有治理能力建設、師資隊伍建設、智慧校園建設、專業群建設和實訓條建設，優點是能全面、實時、客觀地反映項目建設進展，缺點是線上互動性不強，往往只能通過線下交流的方式互動。微信群和QQ群是較常見的監控平臺，優點是線上互動性很強，基本上不需要線下互動，能夠快速提出問題和解決問題，缺點是不能全面反映項目建設的整體情況，刷屏比較快，查詢以往資料比較困難和麻煩。微信公眾號是動態監控的有益補充，優點是受眾廣，具有很強的宣傳功能，缺點是呈現的資料相對有限，不能全面反映項目建設過程，且線上互動能力缺乏，完全依靠線下互動。

（二）靜態監控

靜態監控，指在某個時間點對項目建設情況進行階段性檢查。靜態監控具有五個方面特點：一是階段性。靜態監控往往分為中期檢查和驗收檢查，均是對前一段時間項目建設總的情況進行檢查，具有明顯的分段性；二是全面性。靜態監控往往對前一段時間項目建設的各個方面進行監控，檢查涵蓋的內容相對比較全面；三是間斷性。靜態監控不是連續監控，而是選擇時間點進行監控，其監控行為具有間斷性；四是滯后性。靜態監控沒有進行連續監控，不能及時發現問題，致使問題的處理具有滯后性；五是失真性。靜態監控往往事先公布檢查通知，建設組有時間準備材料，甚至是材料造假，導致檢查的結果不完全真實，具有失真性。

在卓越校項目建設中，靜態監控主要有階段性檢查和階段性成果報告審查。階段性檢查可以根據監控需要選擇多個時間點進行檢查，檢查內容較為全面，主要涵括建設進展、資金使用情況、標志性成果獲取等內容。階段性成果報告審查，指監測小組對建設組提交的階段性成果報告進行書面審查。卓越校項目建設要求每半年提交一次階段性成果報告，每年提交一個典型案例。

動態監控和靜態監控各有利弊，應結合起來使用，揚長避短，才能最大限度地發揮過程監控效果。

三、明確過程監控的實施主體

過程監控的實施主體，又稱監控組織，是指對卓越校項目建設實施過程監控行為的主體。監控組織在項目建設中承擔監督職能，起著督促項目建設組依法依規開展建設的作用。監控組織主要分為三種類型：一是項目監測小組。項目監測小組是最重要的監控組織，一般由黨委書記任組長，紀委書記任副組長，紀檢監察室、財務處和項目辦的主要負責人擔任成員。項目監測小組的主要職責是根據卓越校項目有關政策和要求，對所立各級項目進行事前論證、事中監測、事后評價，對各建設組工作進行監督和檢查，監督專項資金使用，確保項目實施質量與進度。為了確保過程監測結果的真實性和準確性，項目監測小組可以聘請校外專家一起進行監測[3]；二是上級主管部門。省教育廳負責對全省卓越越高職院校建設項目的管理，自然也包括對卓越校建設項目進行過程監控。省教育廳主要通過全省重大項目建設平臺和各高職院校卓越校專題網站進行過程監控。省教育廳要求各卓越高職院校每半年向全省重大項目建設平臺上傳階段性成果報告和典型案例，然后定期組織專家評審，從而監控整個卓越校項目建設情況。對卓越高職院校而言，省教育廳的監控是一種完全的外部監控；三是項目建設組。項目建設組在開展項目建設過程中，會進行自我監控，但監控不如前二者正規，效果大打折扣。

四、體現過程監控的結果運用

過程監控結果的運用，是指將對卓越校項目建設進行監測的結果運用到項目建設管理中，達到改進項目建設、提高項目建設質量的目的。過程監測所獲得的結果必須充分運用到項目建設管理中，做到嚴格按制度辦事，有獎有罰，才能提高工作主動性和積極性，提高項目建設質量。過程監測所獲得的數據和情況是多方面的，必須認真分析，去偽存真、去粗取精，得出關鍵、核心的有用數據和情況。監測結果的運用主要有三種方式：一是情況通報。將項目建設的實際進展情況以文件、新聞、簡報等方式向全校通報，讓各項目建設組了解自己項目的進展情況及全校項目建設的整體推進情況，促使其加快建設速度和迅速改進。二是獎勵。對建設措施有力、進展順利、成果顯著的建設組，可以給予獎勵，既可達到繼續鼓勵的效果，又可達到促使后進項目向先進看齊的目的。三是懲罰。對建設措施乏力、進展緩慢、成效不明顯的建設組，可以給予懲罰，懲罰的具體措施有通報批評、扣減建設資金、撤銷項目，嚴重的違法違紀者，可以移送紀檢監察機關或司法機關進行處理。

參考文獻：

[1]美國項目管理協會.項目管理知識體系指南[M].北京：電子工業出版社，2009：61.

[2]顏福祥.何謂質量-世界八位著名質量專家給質量定義[J].中國質量技術監督，2002（1）：52.

[3]彭瑜.關于國家中等職業教育改革發展示范校建設推進策略的思考[J].當代職業教育，2012（7）：6.

基金項目：本文為湖南大眾傳媒職業技術學院2016年度卓越高職院校建設項目教研教改課題“卓越校建設項目的過程監控機制研究”（編號：150812B3-3）的階段性成果。endprint