辦公室業務管理的創新與發展

石燕

【摘 要】本文分析了辦公室業務管理的內涵和內容，在此基礎上研究了辦公室業務管理存在的弊端和問題，闡述了辦公室業務管理創新和變革的路徑和策略。

【關鍵詞】辦公室業務；創新；發展

辦公室管理業務開展質量是一個企業發展水平的直接體現，現階段我國企業在辦公室業務管理上大多延續傳統管理模式和方法，難以適應現代企業管理需要和發展需求，并且已經在一定程度上給企業的運營和管理帶來阻礙。因此，對辦公室業務管理工作的變革和創新迫在眉睫，唯有如此，辦公室業務管理工作才能注入新的思維和新的活力。

一、辦公室業務管理概述

辦公室業務管理部門本質上是一個辦理綜合事務的部門，一般來說其要受到黨政直接領導，一方面要對企業內部業務職能部門進行協調和任務布置；另一方面則要承擔起對外聯系、對外宣傳的職責，由此可見辦公室業務管理部門在企業發展中的重要樞紐作用，其工作質量好壞直接影響內部管理效益和企業聲譽、形象。

從目前的情況來看，我國辦公室業務管理工作主要囊括了如下內容：第一，對企業的業務資料、數據資料等信息進行收集和整理，協助企業完成數據信息統計工作；第二，對企業內部的人事檔案、綜合信息檔案、收發文存檔等檔案信息進行分類、整理和保管；第三，進行日常服務工作，辦公室業務管理部門作為企業的門面，還要肩負接待來訪人員、組織安排會議的任務。

辦公室業務管理工作本質上是為了滿足企業生產經營、獲得經濟效益服務的，因此在開展相關的業務管理工作之前首先要進行深入的調查和研究，要為生產運營、投資籌資等決策提供精確、科學的信息和數據。與此同時，辦公室業務管理工作需要根據收集到的信息為企業經營計劃和發展戰略提供建議和意見，幫助企業領導者更好地開展相應的管理工作。

二、辦公室業務管理現狀

在信息技術快速發展的背景下，網絡技術已經滲透到各行各業之中，并且成為主要的管理技術和管理手段之一。傳統的辦公室業務管理模式和現代社會發展趨勢相比嚴重陳舊、滯后，導致企業發展受到一定的阻礙和限制，現階段我國企業辦公室業務管理存在如下弊端：

第一，管理理念陳舊。傳統辦公室業務管理理念在多年的實踐之中已經根深蒂固，難以在短時間內得以轉變和變革。總的來說，現階段辦公室業務管理大多缺乏人文關懷，喪失人本思想，在管理以嚴厲的管理手段為主，過分地強調在形式上遵守管理規章制度和管理形式，管理模式呈現出僵化和固化的缺陷。傳統辦公室業務管理模式往往在無形之中消磨了工作人員的工作熱情和工作積極性，使得工作人員和管理人員之間無形之中形成心理上的隔閡，凝重的工作氛圍也降低了工作效率和服務質量。此外，受到傳統管理思維的影響，辦公室業務管理人員大多將工作重點聚焦在內部管理上，忽視了對外宣傳的重要性，不能和外界建立良好的溝通渠道和機制，不能及時準確地把握市場對企業提出的新的挑戰，進而降低了服務質量，影響了企業對市場環境的應變能力。

第二，管理方法有失科學性。在信息技術快速發展的時代背景下，計算機、互聯網、大數據、云技術已經在現代社會普遍應用，人們查閱資料的方式已經實現了電子化和信息化，但是現階段我國企業辦公室業務管理依然延續傳統管理方法，缺少對現代信息技術的引入，而辦公室是一個綜合服務部門，其主要任務是提供相應服務，而不是行政管理，不科學的管理方法必然會阻礙辦公室業務管理工作的開展。

第三，管理團隊匱乏。我國辦公室業務管理人員素質普遍需要提升，大多數工作人員將自身工作職責定位在后勤工作上。但是，辦公室業務管理之中，后勤工作僅僅是其中的一部分，對檔案信息和數據信息進行管理也是主要的工作內容。但是由于辦公室業務管理人員專業素養相對較低，一般難以勝任信息數據的收集和整理工作，難以完成對檔案數據的保管和利用。在信息技術和辦公室業務管理工作結合越來越緊密的背景之下，一些辦公室業務管理人員尚不能有效地掌握信息技術，影響了企業的進一步發展。

三、辦公室業務管理創新路徑和策略

1.創新工作內容

我們要從創新辦公室業務管理工作內容為切入點來提升辦公室業務管理水平。過往，辦公室業務管理工作內容集中在數據收集、數據整理、檔案信息保管、后勤管理等業務之上，但是在經濟社會不斷發展、企業競爭環境發生變化的情況下，辦公室業務管理工作內容也要與時俱進、有所發展，緊跟時代發展步伐，這樣才能為企業可持續發展提供良好的條件。這就要求辦公室業務管理人員在信息收集和整理的過程中還要做好信息數據的協調和傳遞工作，并且在檔案信息整理和保存的過程中主動承擔起文書的起草、報送和反饋職責，使得辦公室業務管理工作內容上能夠在合理的范圍得到拓展，使得相關人員能夠獲得更加優質和全面的服務。

2.完善辦公室業務管理機制

任何一項管理工作的開展都需要相應的管理機制作為支撐，從制度的角度來看，管理機制能夠在很大程度上規范管理人員行為、提升辦公室業務管理效率。企業管理者需要對辦公室業務管理的范疇進行明確，并詳細地設計相關工作崗位的職責和權限，積極落實崗位責任制，使得每一個工作人員都能夠明確自身的工作職責和工作范圍，在遇到問題的時候也便于進行責任追責，在無形之中提升團隊的工作效率和團隊的協作能力。

此外，企業領導者還要健全辦公室業務管理監督機制，讓辦公室業務工作開展的各個方面處于動態監控之下。對此，我們可以從以下兩個方面著手加強：第一，要設置專門的監督管理人員，對辦公室業務管理人員的工作行為進行監督；第二，要建立員工相互監督機制，通過員工之間相互監督、相互督促，可以在很大程度上節省監督力度和水平，還能解決監督人員不能時時刻刻監督的缺陷和弊端。同時，企業管理者還要不斷地健全監督激勵機制，對工作績效良好、工作能力強的辦公室員工給予物質和精神上的雙重獎勵，使得辦公室內部形成良性競爭工作氛圍，并讓員工發揮榜樣的力量，在潛移默化中促成良好的工作氛圍。

3.加強辦公室業務管理團隊建設

辦公室業務管理工作人員的素質直接決定了辦公室業務管理工作質量，因此，企業要加強對辦公室業務管理人員的培訓力度，為其提供提升專業知識和專業技能的機會，使其能夠掌握最新的信息技術發展成果，掌握最新辦公室業務管理方法。企業還要為員工搭建相應的溝通交流平臺，使其能夠在其上分享自己的工作經驗、專業知識學習方法，讓員工之間可以暢所欲言、互相學習、共同進步。

此外，企業領導者還要加強對辦公室業務管理人員的思想政治工作，持續不斷地提升其政治覺悟，培養起崗位責任心和職業道德素養，通過創新思想政治教育內容和方法來感染員工心靈，使其心甘情愿為了企業管理和辦公室業務工作貢獻自己的才能。傳統的思想政治工作方法和新時期、新形勢的要求已經格格不入，企業要探索建立在馬列主義、毛澤東思想、科學發展觀和新時代中國夢思想基礎上的嶄新教育方式，關心辦公室業務管理人員在工作和生活中遇到的實際困難，在工作中注入更多的人文元素，使得員工能夠聽聞樂見地接受企業的思想政治教育工作，并逐步提升思想道德素養。在針對辦公室業務管理人員開展思想政治工作的時候，要體現針對性和突出性，要結合其工作實際狀況有效開展，及時發現其在工作上遇到的苦難和在思想上遇到的困境，及時地給予開解和指導，最終回歸到辦公室業務管理本職工作上來。可以說思想政治工作是維持員工工作積極性、拉近員工和企業距離、提升辦公室業務管理效率的主要路徑。

四、結語

綜上而言，辦公室業務管理工作需要從工作內容創新、管理機制完善、團隊建設加強等角度逐步提升，在循序漸進中提升辦公室業務管理的工作質量，克服辦公室業務管理過程中的問題和弊端。

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