集團財務信息系統的設計與實現

劉青哥

【摘 要】隨著財務管理信息化的發展，財務信息化系統的設立在企業管理中占據了越來越大的比重。本文分析了TJ集團的財務管理需求，介紹了TJ集團目前財務信息系統的設計思路，并提出進一步的改進建議。

【關鍵詞】財務信息系統；信息化

隨著網絡技術的發展，財務管理信息化已成為當今企業的必然趨勢。而企業財務信息化系統的設立不僅是企業財務信息化發展的必然結果，也是財務管理改革與發展的重要途徑。隨著信息技術水平的提高，會計信息化建設目的也發生了變化，從簡單的取代手工記賬到進行企業會計核算，再到滿足企業的戰略管理需要。近年來，企業集團發展過程中，為了配合企業管理的需要，均開始建設集團公司財務信息系統。本文分析了TJ集團財務系統建立過程，以為集團財務信息系統的建立提供借鑒思路和建議。

一、TJ集團信息系統概況

1.集團子公司財務電算化情況

TJ公司是國有獨資一人有限責任公司，承擔TJ集團經營性資產的管理與運營職能，下屬一級子公司30戶，各級子公司合計月180余戶。由于歷史原因，TJ集團財務管理比較松散，下級子公司財務人員均為本公司自己聘任。集團除統一會計政策及會計估計以外，未統一會計科目，造成各企業雖然按企業會計準則設計會計科目，但是每個科目的編碼都不相同。而由于企業行業差異、規模大小、業務性質、管理要求各不相同，二級科目三級科目的差異更大。

集團總部比較重視會計信息化的發展，故每個子公司已用計算機取代手工核算，只是核算軟件各不相同。30個一級子公司中，20家企業采用用友財務軟件，6家企業采用金蝶財務軟件，其余4家用其他品牌財務軟件。之前集團總部進行各類數據統計及合并報表工作，均采用手工填報各類表格后上傳。

2.集團信息系統設計的需求分析

松散的財務系統難以滿足集團的監管需求，故集團在進行需求分析后開始組建集團財務信息系統。

（1）數據統計需求

集團本部有各類數據上報需求，有按月度上報的中央企業經濟效益月報，有按季度上報的稅務千戶企業數據統計，有按年度上報的財務決算數據等等。以往在統計各期間的合并數據時，基層財務人員需要重復將各類會計數據錄入不同的表格。這種手工錄入方式，不僅增加了財務人員的工作量，而且大大影響工作質量和工作效率。所以，從數據統計角度講，集團需要一個能直接提取各類需要數據并可及時準確合并數據的信息系統。

（2）數據監管需求

在集團系統上線之前，子公司財務數據都是單一賬套，各類上報數據均為手工填報，信息不能及時獲取，財務管理往往滯后且被動。發現問題后，需要直接去子公司調取財務數據，及時性得不到保障。另外，手工填報數據，上報數據易受到人為干預。在進行各類數據分析時，只能從各類表格中取數分析，數據源的不可靠導致分析的偏差，從而無法做到有效的數據監管。所以，從數據監管角度講，集團需要一個能實時取得賬套實際數據的信息系統。

（3）戰略決策需求

集團戰略籌劃的基本需求就是財務系統應可以提供準確詳細的財務數據。財務與業務信息的共享，集團與子公司信息的共享以及財務信息與決策層信息的共享都需要集團化的財務信息系統。這個系統可以隨時提供各類數據，包括但是不限于歷史趨勢分析、預算完成分析、各類經營指標分析等等。這些數據可以是某個子公司的各種數據組合，也可以是某類子公司的比較分析，或是整個集團的各種指標。如果按原來的數據統計，這種靈活的組合很難通過不同的表單類來反映。所以，從戰略決策監督講，集團需要一個能靈活便利獲得各類決策數據的信息系統。

二、集團財務信息系統的設計

在進行集團財務信息系統設計的過程中，TJ集團需在盡量不影響子公司財務工作的同時，綜合考慮集團財務電算化情況的現狀，滿足集團信息化的需求。本文初步擬定了基于“匹配管理科目——數據系統取數上傳——信息系統查詢分析”流程的財務信息系統。

1.科目匹配與數據上傳

（1）根據管理需要，集團財務系統需要一個標準的科目代碼表

因為子公司會計政策統一，故集團可以出具一個標準的一級科目編碼及科目名稱。同時，對于集團管理特別關注的資產類中的往來款項、長期投資、固定資產；費用類中人員成本，研發支出，財務費用等賬戶設計二級科目編碼和名稱，并做相應的科目備注。在本財務信息系統中，各企業可以保留原來科目編碼和名稱，在系統中做科目匹配找到對應集團的編碼。如有二級科目需要匹配的，僅匹配集團需要科目，其余匹配入“其他”二級科目。這樣操作可以大大減少企業財務的工作量，對原財務工作不受影響，僅需要花費一次匹配科目的時間，以后系統均可以直接跟集團系統對接而無需二次匹配。

（2）各級子公司編碼

信息資源分類編碼是企業信息化的基礎工作，是實現信息表達、交換與集成的前提，是保證數據質量的客觀性條件。對于子公司的編碼，可以確定公司級次，便于數據分析和整理。目前，TJ集團二級子公司數據量為30家，但是其三級四級子公司級次各不相同。另外根據集團發展控制，已對多級次子公司進行清理整頓，不會再大規模設立。為便于統計管理，同時減少編碼復雜性，設計的編碼規則為2-2。即前兩位為子公司代碼，后兩位為子公司下級子公司代碼。二級子公司再下級子公司編碼，由本級子公司確定。

編碼過程中，有兩個問題特別需要注意：第一，對于二級子公司而言，本級公司會有兩個數據，一個為二級集團合并數據，另一個為二級單戶數據。故對于二級子公司，如果本公司編碼為01，則本級集團合并數據對應公司編碼為0100，本級單戶數據編碼為0101。第二，某些公司在各二級子公司中均參股，但是對于TJ集團，能控制并決定經營方針，為集團的子公司。對于該類公司，經集團統計后，編碼關系歸屬于出資比例較多的某個二級子公司。

編碼規則制定后，授予二級公司管理本級及下級企業的權限。對于集團公司，則有權查看所有子公司權限。

（3）數據上傳

軟件語言轉化為TJ集團財務信息系統的語言，使總系統與各分支系統之間能準確溝通。數據上傳的關鍵字為：匹配科目，選擇年月，校驗平衡， 完成上傳。第一步，先將本公司的科目匹配至集團的科目表中，必須做到所有科目均得到匹配。第二步，選擇對應上傳數據的年月，本期的數據對應本期上傳。第三步，上傳數據校驗平衡后才能上傳，以防人為差錯，導致數據上傳錯誤。第四步，導出本公司的余額表，進行數據上傳。

考慮到各公司可能會改動以前財務數據，如改動后，均需要重新上傳數據。上傳數據本身為當月余額表的發生數，系統會根據上期累計本期數據自動計算本期累計數據。

2.模塊設計

（1）查詢系統

查詢系統是基礎模塊。TJ集團的查詢系統可跨會計期間、跨科目、跨公司地實現數據查詢。這樣對于企業各種數據上報要求，子公司不用重復填報各類報表，而是可以高效準確地直接由查詢系統生成上報各類數據。對于集團管理要求，各類數據查詢后經過簡單處理，能生成符合管理決策需要的各類信息，便于決策者對同一公司歷史趨勢、不同公司比較、集團總體情況進行了解，以做出科學決策。

（2）預算系統

在管理控制中使用最廣泛的一種控制方法就是預算控制。預算系統的目標就是可以實時查看預算完成進度，及時發現問題，最終落實集團的績效考核。預算系統中有完整的企業預算詳細數據，系統按月可將累計發生額與上年同期數，本年預算數生成比對數據。如果有變化幅度過大的數據則標示警示色，以引起關注。集團財務部根據各子公司的預算完成情況，先與各企業進行數據溝通，如有問題可及時反饋本公司及集團總部領導層，及時發現問題解決問題。

（3）合并系統

集團財務信息系統應將原有的線下合并改為軟件合并。考慮到合并軟件的開發難度和成本，TJ集團購買了合并報表軟件。集團的合并從手工合并過渡到系統自動化合并，將集團總部財務人員從復雜的手工核對審核、對賬中解放出來。只要在股權變動時點錄入基本的股權比例，各類復雜控股關系帶來的合并難度就可以系統自動運算解決了。合并后的數據再次帶入TJ集團財務信息系統，即可和其他數據一并實現查詢等功能。

3.數據安全性

財務信息系統大量涉及企業經營數據及財務資金資產安全，需要把安全性作為系統建設的重要原則。

（1）環境安全問題

環境安全主要指軟件以及硬件環境中出現的問題。比如多企業同時上傳數據造成的網絡擁堵，比如財務信息系統中的硬件設備出現意外事故可能導致數據信息的丟失等等。軟件系統如果不注重數據信息系統的設計與完善，可能導致財務數據無法操作使用。所以企業的基礎數據的保管，要求硬件上選擇中央處理器主頻較高，服務器選擇性能高且內存大，路由器選擇支持千兆端口。

（2）網絡安全問題

隨著網絡信息技術的發展，網絡安全問題也成為目前比較突出的問題。比如病毒感染以及黑客攻擊等。網絡安全會給企業帶來巨大的風險隱患，給企業發展帶來不利影響。針對網絡問題，可以采取防火墻技術，控制企業對財務數據的訪問權，減免企業財務數據泄露風險。對于病毒黑客攻擊，選擇安裝殺毒軟件，加強對重要數據的備份。財務信息系統必須有良好的抵抗外部沖擊能力和災難恢復能力，保證系統的正常運行和數據的安全、保密、完整。

（3）人員安全問題

嚴格限定財務信息系統訪問者的操作權限。系統的訪問者包括軟件設計院、集團本部管理人員、集團財務人員及各級子公司的財務人員等。在系統建設中要結合公司的內部控制制度，并逐步建立相關的系統管理制度。加強授權管理，防止不當操作，以免對財務信息系統趙成安全隱患，甚至影響正常的財務管理秩序。

三、二期實施改進建議

1.繼續完善模塊功能

TJ集團現有模塊中均為系統直接取數，數據客觀完整。但是財務報表數據與實際經營數據可能存在差異，這個差異無法直接反應，繼而導致決策信息失真。對于這個情況，二期開發建議增加管理報表模塊，允許企業在不同科目中進行調整，或者設置合同額、現金流調整等管理需要數據的調整接口。

2.提升對外部變化的適應性

在TJ集團的實際使用中，發現國家對會計科目的調整與定義變化會影響集團信息系統的取數。財務信息系統設計時，數據源對應的是內部代碼，一旦增減科目或者調整科目定義，下級企業需要重新匹配會計科目，容易造成數據混亂。二期開發建議設計對應科目編碼的解決方案，使科目一旦調整，系統可以批量更改無需人為操作。

3.加強系統的可視性

目前TJ集團財務信息系統未直接提供給決策層使用，數據均為集團總部財務處理后提交管理層。系統內為詳細的財務科目數據，對于非專業財務人員讀取存在困難。建議加大開發各種管理分析使用的數據、圖標等管理報表，重視財務數據的挖掘、分析和展現，充分運用手機端軟件，使決策層可以直接獲取有用信息。

四、結束語

在網絡信息技術發展的新形勢下，如何有效的利用新技術，打造現代化的企業財務信息系統是企業在嚴峻的競爭環境下成功的關鍵所在。集團公司在建設財務信息系統時，要充分結合自身情況，建立與自身相適應的財務信息系統，實現集團及下屬公司的有效信息共享，獲得較高的財務管理效果，促進集團的可持續發展。

參考文獻：

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