論如何強(qiáng)化企業(yè)科技檔案的管理工作

信玉潔

[摘 要]近年來，由于受到經(jīng)濟(jì)全球化的影響，許多企業(yè)的科技檔案管理與企業(yè)的核心工作之間，有著更加密切的聯(lián)系，并因此凸顯了科技檔案的作用。在新的時代背景下，科技檔案的管理在面臨著更好的發(fā)展機(jī)遇的同時，也暴露出了不同程度的問題。所以，企業(yè)必須加強(qiáng)對科技檔案管理的重視，并積極響應(yīng)國家的相關(guān)政策，才能確保科技檔案價值的充分發(fā)揮，使企業(yè)能夠在激烈的市場競爭中立于不敗之地。基于此，本文針對目前企業(yè)在進(jìn)行科技檔案管理工作中所存在的問題進(jìn)行分析，并以此為基礎(chǔ)，來提出相應(yīng)的解決對策，以供參考。

[關(guān)鍵詞]企業(yè)；科技檔案；管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.24.094

[中圖分類號]G275.3；F273 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）24-0-02

在知識經(jīng)濟(jì)時代背景下，企業(yè)要想實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步的發(fā)展，就必須緊隨時代的發(fā)展潮流，科技檔案管理工作亦是如此。在信息化時代中，企業(yè)的科技檔案管理工作人員必須緊緊抓住發(fā)展機(jī)遇，并及時轉(zhuǎn)變管理模式，運(yùn)用科學(xué)的管理手段，才能從根本上推動檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，促進(jìn)科技檔案作用的充分發(fā)揮。

1 目前企業(yè)科技檔案管理中存在的問題

1.1 缺乏完善的管理制度

從目前的實(shí)際情況來看，大多數(shù)企業(yè)在實(shí)際進(jìn)行檔案管理過程中，對于科技檔案的管理工作，并沒有建立一個完善的規(guī)章制度。這樣一來，企業(yè)就難以實(shí)現(xiàn)對科技檔案的全程控制，使得檔案在實(shí)際的運(yùn)用過程中，各個重要步驟不能保持同步。在這當(dāng)中，筆者所說的同步，不僅包含了任務(wù)下達(dá)與文件材料歸檔的同步，也包含了驗(yàn)收鑒定成果與驗(yàn)收鑒定技術(shù)的同步。正是因?yàn)椴荒茏龅竭@種同步，使得企業(yè)在實(shí)際的科技檔案管理過程中，缺乏必要的制約手段，進(jìn)而導(dǎo)致企業(yè)的科技檔案管理主動性不高，對檔案管理作用的發(fā)揮產(chǎn)生不好的影響。

1.2 存在“重管輕用”的思想

強(qiáng)化對科技檔案的管理，主要是為了能夠進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)對檔案的開發(fā)與利用，這也是檔案管理工作的根本目的。在傳統(tǒng)的科技檔案管理工作中，對于檔案的管理，主要是將其以資料的形式進(jìn)行保存。在這當(dāng)中，相關(guān)的管理人員，就等同于資料保管員，只是對文件資料進(jìn)行簡單的搜集與整理。因此，在實(shí)際的工作過程中，檔案管理處于一種比較消極、被動的狀態(tài)中，難以充分體現(xiàn)出科技檔案的利用價值。并且，在這個過程中，從檔案工作所提供的信息利用與服務(wù)情況來看，按卷檢索的方式，不僅便捷性不高，且其對于材料的編研也缺乏針對性，導(dǎo)致信息傳遞的效率較低等，從而使得檔案管理人員在服務(wù)的主動性與協(xié)作性上存在不少問題。

1.3 缺乏先進(jìn)的管理模式

隨著信息化時代的發(fā)展，社會對于企業(yè)科技檔案的管理要求也越來越高。然而，就目前的實(shí)際情況來看，企業(yè)的檔案部門在進(jìn)行科技檔案管理的過程中，所運(yùn)用的還是傳統(tǒng)的管理模式，而對于檔案的信息化與網(wǎng)絡(luò)化管理工作，則缺乏必要的了解，這樣一來，就使其對于科技檔案信息化管理的重要性缺乏重視，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理的模式比較落后，不能滿足企業(yè)管理與發(fā)展的實(shí)際需求。由此可見，在新的時代背景下，加強(qiáng)對信息化管理技術(shù)和先進(jìn)管理模式的運(yùn)用，對于企業(yè)科技檔案的管理工作具有非常重要的影響。

2 強(qiáng)化企業(yè)科技檔案管理工作的策略

2.1 加強(qiáng)對科技檔案的開發(fā)利用

從本質(zhì)上來說，科技檔案本身的作用范圍非常大，因此在實(shí)際的檔案管理過程中，就需要對各項(xiàng)管理工作充分重視。第一，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對各個生產(chǎn)部門科技文檔的歸檔工作，并在這個過程中，對于所收集到的各項(xiàng)科技文件，進(jìn)行科學(xué)的統(tǒng)計(jì)、分類與編號、保管等，從而為檔案資源的進(jìn)一步開發(fā)與利用奠定基礎(chǔ)。第二，在實(shí)際的檔案管理過程中，企業(yè)應(yīng)安排專業(yè)人員，來進(jìn)行科技檔案密級的審查工作，并根據(jù)相關(guān)的制度規(guī)定，結(jié)合企業(yè)的實(shí)際發(fā)展需求等，來對檔案的密級進(jìn)行科學(xué)調(diào)整。從根本上來講，只有不斷地?cái)U(kuò)大檔案資料的交流范圍，才能從根本上促進(jìn)科技檔案價值的最大化，并以此來降低企業(yè)的人力與物力資源投入，為企業(yè)帶來更高的經(jīng)濟(jì)效益。

2.2 強(qiáng)化檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)

首先，企業(yè)應(yīng)當(dāng)積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念，在實(shí)際的檔案管理過程中，充分運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，來進(jìn)一步提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。從本質(zhì)上來說，企業(yè)科技檔案的信息化建設(shè)，應(yīng)當(dāng)是以檔案管理的現(xiàn)代化為基礎(chǔ)的，在這個過程中，需要以檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化與數(shù)字化，作為其基本的建設(shè)目標(biāo)，并進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案信息管理系統(tǒng)與檔案信息之間的科學(xué)連接，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)對檔案資源的開發(fā)與利用。在這個過程中，企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)必須與企業(yè)的信息化建設(shè)同步進(jìn)行。并且，企業(yè)中各個管理部門的員工，也要做到與時俱進(jìn)，對現(xiàn)代化信息技術(shù)有一個全面的掌握，并且能夠?qū)⑵涫炀殤?yīng)用到科技檔案的管理工作中，以此來提升企業(yè)的信息化管理水平。

2.3 進(jìn)一步加強(qiáng)科技檔案服務(wù)功能

對于企業(yè)的發(fā)展來說，檔案管理部門，并不能夠?yàn)槠髽I(yè)帶來直接的經(jīng)濟(jì)效益，其只有做好了相關(guān)的檔案管理工作，并將科技檔案服務(wù)作為管理工作的目標(biāo)與核心，來提高檔案服務(wù)意識，才能為企業(yè)的核心工作提供有價值的信息資源，并以此為技術(shù)，來實(shí)現(xiàn)科技檔案服務(wù)功能的定位與發(fā)展。在實(shí)際的檔案管理過程中，相關(guān)的管理人員，應(yīng)當(dāng)及時更新思想觀念，摒棄原有的傳統(tǒng)工作理念，并從被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)，運(yùn)用自由化的服務(wù)方式，來為企業(yè)提供更高質(zhì)量的科技檔案服務(wù)工作。此外，企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對計(jì)算機(jī)技術(shù)的科學(xué)運(yùn)用，及時轉(zhuǎn)變原有的人工檔案管理模式，促進(jìn)科技檔案管理效率的全面提升，從而更好地為企業(yè)提供優(yōu)質(zhì)的科技檔案服務(wù)工作。

2.4 強(qiáng)化對管理人員的技能培訓(xùn)

因?yàn)榭萍紮n案本身的專業(yè)性比較高，再加上其種類繁多，所以說，在實(shí)際的管理過程中，需要管理人員具備較高的工作能力與專業(yè)素質(zhì)。從某種意義上來講，檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，將會對檔案管理工作的質(zhì)量產(chǎn)生最直接的影響。所以說，企業(yè)要想有效地提高科技檔案的管理水平，促進(jìn)科技檔案作用的充分發(fā)揮，就必須要加強(qiáng)對相關(guān)管理人員的技能培訓(xùn)，來確保管理人員不但具備應(yīng)有的檔案管理知識，同時也具有較高的計(jì)算機(jī)操作能力。此外，企業(yè)應(yīng)當(dāng)積極組織相關(guān)的管理人員，到生產(chǎn)前線來進(jìn)行實(shí)地觀摩與學(xué)習(xí)，對員工進(jìn)行定期的教育培訓(xùn)，來合理地降低員工之間在業(yè)務(wù)水平上的差距。此外，企業(yè)還需要根據(jù)自身的實(shí)際情況，來制定一個完善的獎懲制度，通過獎懲制度的實(shí)施，來保證所有的管理人員都能夠自覺地參與到檔案管理工作當(dāng)中去，實(shí)現(xiàn)對員工潛力的全面開發(fā)與利用。

2.5 注重保密，保證科技檔案完整安全

首先，要求企業(yè)建立完善的檔案保密制度。只有運(yùn)用嚴(yán)格的制度進(jìn)行管理，才能確保科技檔案保密工作規(guī)范化。從某種意義上來說，強(qiáng)化科技檔案的管理工作，是確保保密工作能夠順利進(jìn)行的一個重要前提。在實(shí)際的管理過程中，其可以及時地發(fā)現(xiàn)并糾正各種不規(guī)范行為，這樣一來，不但能夠促進(jìn)檔案利用率的提升，同時也能進(jìn)一步確保檔案的完整性與完全性。其次，企業(yè)必須運(yùn)用逐級審批管理制度，來強(qiáng)化對涉密科技檔案的管理工作。對于涉密科技檔案，企業(yè)不僅要做好保密工作，還要加強(qiáng)對其利用情況的管理。一般來說，在規(guī)定的時間和范圍之內(nèi)，如果對涉密檔案進(jìn)行了無節(jié)制的利用，則將會使企業(yè)與國家的利益受到嚴(yán)重的影響。所以說，相關(guān)的管理人員必須嚴(yán)格依據(jù)相關(guān)規(guī)定，來對涉密檔案進(jìn)行合規(guī)調(diào)閱與移出等操作，并且，在這個過程中，需要通過有相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)審批，才能夠辦理登記手續(xù)，確保檔案不會被他人擅自調(diào)閱，確保企業(yè)科技檔案管理的規(guī)范性與嚴(yán)密性。

3 結(jié) 語

在企業(yè)的經(jīng)營與管理過程中，科技檔案的管理工作，是企業(yè)管理中非常重要的一項(xiàng)管理內(nèi)容，其對于企業(yè)的發(fā)展來說，具有非常重要的價值與作用。因此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)充分重視對科技檔案的管理工作，來確保科技檔案能夠?yàn)槠髽I(yè)的健康發(fā)展保駕護(hù)航，從而進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)工作質(zhì)量與工作效率的提升。因此，在日后的管理過程中，企業(yè)應(yīng)當(dāng)對日常經(jīng)營中各項(xiàng)科技材料的積累與形成有充分的重視，并運(yùn)用規(guī)范化的制度，來對這些材料進(jìn)行規(guī)范化的管理。此外，還要加強(qiáng)對現(xiàn)代技術(shù)的運(yùn)用，來進(jìn)一步促進(jìn)科技檔案管理效率的提升，確保企業(yè)的科技檔案能夠充分發(fā)揮自身的重要作用，為企業(yè)的經(jīng)營管理提供重要的依據(jù)，從而促進(jìn)企業(yè)的健康與可持續(xù)發(fā)展。

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