新形勢(shì)下提升國(guó)企檔案工作價(jià)值的途徑

林海燕

[摘 要]國(guó)有企業(yè)檔案不僅具有極大的經(jīng)濟(jì)價(jià)值，同時(shí)還具有突出的社會(huì)公益價(jià)值。國(guó)有企業(yè)只有正視檔案管理中存在的問題，才能充分發(fā)揮檔案的重要作用，本文旨在探索有效實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的路徑。

[關(guān)鍵詞]國(guó)有企業(yè)；檔案價(jià)值；路徑分析

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.24.106

[中圖分類號(hào)]F276.1；G275.9 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2017）24-0-02

1 國(guó)有企業(yè)檔案管理工作的價(jià)值

1.1 檔案是企業(yè)發(fā)展的重要資源

檔案資源是企業(yè)發(fā)展的重要資源，國(guó)有企業(yè)檔案資源不僅記錄了企業(yè)發(fā)展的全過程，而且保存了國(guó)有企業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵數(shù)據(jù)信息，這其中不僅有企業(yè)的核心工程數(shù)據(jù)、管理經(jīng)驗(yàn)、創(chuàng)新歷程，而且還有大量企業(yè)科技研發(fā)的核心數(shù)據(jù)信息，這些資源是構(gòu)成企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的重要組成部分。企業(yè)檔案資源的權(quán)威性要遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于企業(yè)的其他資源，是對(duì)企業(yè)發(fā)展方針政策的具體體現(xiàn)。具體來說，企業(yè)檔案資源包括了企業(yè)產(chǎn)品、設(shè)備、基建等方面的基本信息，記錄了人員和人才培養(yǎng)的具體情況。檔案資源中還有企業(yè)的財(cái)務(wù)信息，企業(yè)發(fā)展的歷史資料。可以說檔案是國(guó)有企業(yè)文化的重要載體，是國(guó)企進(jìn)行相關(guān)行業(yè)管理的重要依據(jù)。國(guó)有企業(yè)檔案資源不僅關(guān)系到企業(yè)發(fā)展，同時(shí)還關(guān)系到國(guó)計(jì)民生的方方面面，是企業(yè)活動(dòng)的最重要信息資源，全程記錄了企業(yè)的發(fā)展歷程。

1.2 檔案是企業(yè)發(fā)展的決策依據(jù)

檔案是國(guó)有企業(yè)發(fā)展決策的重要依據(jù)，檔案不僅記錄了國(guó)有企業(yè)過往發(fā)展的足跡，同時(shí)也預(yù)示著國(guó)有企業(yè)未來的發(fā)展方向，檔案是國(guó)有企業(yè)決策的重要參照物。國(guó)有企業(yè)只有在完整、全面信息流的基礎(chǔ)上，才能提高決策的科學(xué)性和預(yù)見性。現(xiàn)代企業(yè)決策不僅要關(guān)注時(shí)代背景，更要關(guān)注企業(yè)過往的信息數(shù)據(jù)，關(guān)注國(guó)有企業(yè)的歷史數(shù)據(jù)信息并進(jìn)行綜合判斷，才能對(duì)企業(yè)的實(shí)際情況和定位進(jìn)行科學(xué)衡量。有些國(guó)有企業(yè)對(duì)信息資料積累不全面，不能掌握國(guó)有企業(yè)的內(nèi)外部情況，不能對(duì)企業(yè)的過往生產(chǎn)力發(fā)展?fàn)顩r、人力資源構(gòu)成、現(xiàn)有物質(zhì)條件進(jìn)行綜合、全面判斷，因此就不能有效抓住商機(jī)。國(guó)有企業(yè)只有根據(jù)檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行全面的科學(xué)衡量，才能準(zhǔn)確地判斷企業(yè)發(fā)展外在環(huán)境的利弊，從而做出科學(xué)的決策。

1.3 檔案有利于提升企業(yè)的軟實(shí)力

國(guó)有企業(yè)面對(duì)日益激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，就必須提高企業(yè)的綜合競(jìng)爭(zhēng)力，檔案是企業(yè)綜合競(jìng)爭(zhēng)軟實(shí)力的重要組成部分。檔案不僅是企業(yè)過往發(fā)展史的集中概括，同時(shí)也清晰記載著企業(yè)的發(fā)展理念和發(fā)展歷史成果，積淀了企業(yè)的價(jià)值與文化，是企業(yè)實(shí)力的重要載體和信息源泉。企業(yè)檔案不僅是企的軟實(shí)力，同樣還是企業(yè)的歷史、現(xiàn)實(shí)與未來不可或缺的重要記錄。企業(yè)只有提高對(duì)檔案價(jià)值的認(rèn)知度，才能在充分尊重歷史的情況下，制定出符合時(shí)代發(fā)展要求的企業(yè)戰(zhàn)略，進(jìn)而不斷提升企業(yè)的軟實(shí)力。

2 國(guó)有企業(yè)檔案管理工作中存在的問題

2.1 認(rèn)識(shí)不到位

目前，國(guó)有企業(yè)對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不到位，沒能充分認(rèn)識(shí)到國(guó)有企業(yè)檔案管理工作的重要價(jià)值，雖然國(guó)有企業(yè)已經(jīng)普遍實(shí)現(xiàn)了檔案的電子化管理，但是在電子檔案信息挖掘質(zhì)量方面還有待提高。例如，有些國(guó)有企業(yè)沒有使用大數(shù)據(jù)的信息挖掘方式，沒能圍繞著企業(yè)開發(fā)項(xiàng)目進(jìn)行有效的數(shù)據(jù)挖掘，沒能與其他企事業(yè)單位公開檔案對(duì)比中進(jìn)行科學(xué)的信息挖掘處理工作。還有的國(guó)有企業(yè)沒能意識(shí)到檔案管理工作的重要性，現(xiàn)有的電子檔案處理標(biāo)準(zhǔn)相對(duì)較低，存在檔案數(shù)據(jù)收集較為簡(jiǎn)易、檔案數(shù)據(jù)精準(zhǔn)性不足、檔案數(shù)據(jù)類型簡(jiǎn)單等問題。這些都是國(guó)有企業(yè)對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不到位的具體表現(xiàn)。

2.2 保障機(jī)制不完善

目前，國(guó)有企業(yè)檔案管理工作不但缺乏明確的計(jì)劃與發(fā)展策略，而且沒有突出重點(diǎn)，沒能圍繞企業(yè)檔案管理的問題進(jìn)行創(chuàng)新，無法有效提升國(guó)有企業(yè)檔案管理的效率。保障機(jī)制不完善具體表現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：首先，國(guó)有企業(yè)檔案管理部門的設(shè)施設(shè)備普遍陳舊，缺少信息化的技術(shù)手段和專業(yè)的檔案管理軟件，因此影響了檔案管理工作的質(zhì)量；其次，國(guó)有企業(yè)檔案管理部門沒有完善的組織機(jī)構(gòu)，僅靠專業(yè)人員進(jìn)行檔案管理，沒能帶動(dòng)國(guó)有企業(yè)上下共同開展檔案管理工作，不僅不利于檔案價(jià)值的推廣，而且不利于形成完善的檔案保障機(jī)制。

3 提升國(guó)企檔案價(jià)值的有效途徑

3.1 轉(zhuǎn)變國(guó)企檔案管理方式

隨著信息時(shí)代的到來，社會(huì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境不斷發(fā)生變化，現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作對(duì)檔案信息質(zhì)量要求越來越高，因此國(guó)有企業(yè)必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理方式，使“死檔案”變成“活信息”，充分發(fā)揮出檔案在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中的實(shí)際作用。首先，改革傳統(tǒng)的檔案管理理念，從傳統(tǒng)檔案收集整理向著開發(fā)檔案價(jià)值的方向轉(zhuǎn)變，注重運(yùn)用創(chuàng)新型的檔案服務(wù)模式，通過檔案資源來提升職工的個(gè)人素質(zhì)，充分挖掘檔案中的潛在信息價(jià)值。其次，注重運(yùn)用檔案信息為企業(yè)發(fā)展經(jīng)營(yíng)決策提供支持，發(fā)揮出檔案在企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的實(shí)際功能，營(yíng)造檔案管理工作的良好氛圍。最后，轉(zhuǎn)變檔案管理方式，注重運(yùn)用信息化的檔案管理方法，圍繞檔案管理的現(xiàn)實(shí)需求完善檔案管理流程，發(fā)揮各職能部門人員在檔案收集、校對(duì)和使用中的作用，不斷更新國(guó)企部門使用檔案的意識(shí)，注重運(yùn)用檔案數(shù)據(jù)信息為現(xiàn)代企業(yè)管理、項(xiàng)目運(yùn)行提供支持；轉(zhuǎn)變國(guó)企員工檔案管理思想，圍繞檔案管理和檔案事業(yè)發(fā)展目標(biāo)制定計(jì)劃，找準(zhǔn)階段性檔案管理工作的重點(diǎn)。

3.2 科學(xué)使用檔案信息技術(shù)

國(guó)有企業(yè)要想提升國(guó)企檔案工作價(jià)值，發(fā)揮檔案管理工作在企業(yè)發(fā)展運(yùn)營(yíng)中的輔助作用，就必須使用信息化的檔案管理方式。首先，充分發(fā)揮現(xiàn)有信息設(shè)備的作用，注重根據(jù)企業(yè)管理運(yùn)營(yíng)的實(shí)際需求，開發(fā)集成性的智能化檔案管理與應(yīng)用平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息有效傳遞；其次，提高檔案信息使用的安全性，注重開發(fā)檔案信息安全管理有效方式，依靠互聯(lián)網(wǎng)安全傳遞檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的遠(yuǎn)程交互；再次，圍繞著檔案數(shù)據(jù)智能化使用需求，不斷開發(fā)檔案信息功能模塊，提高電子檔案的使用效率，并注重根據(jù)外部環(huán)境變化，切實(shí)延伸檔案信息收集的觸角，形成依托電子信息技術(shù)的完整檔案收集體系，實(shí)現(xiàn)國(guó)有企業(yè)檔案管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)接；最后，提高檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化水平，注重根據(jù)電子信息檔案管理的現(xiàn)實(shí)需求提高檔案的標(biāo)準(zhǔn)化水平。

3.3 提高檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)

國(guó)有企業(yè)要做好國(guó)有企業(yè)檔案管理工作，必須發(fā)揮檔案管理人員的作用，形成完整的國(guó)有企業(yè)檔案管理隊(duì)伍體系，不斷依靠檔案管理人才實(shí)現(xiàn)檔案管理事業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展。首先，提高管理制度建設(shè)，明確檔案管理人員、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的具體責(zé)任，形成完善的責(zé)任監(jiān)督與績(jī)效考評(píng)機(jī)制，全面衡量國(guó)有企業(yè)檔案管理人員的作用；其次，加強(qiáng)檔案管理人員的隊(duì)伍建設(shè)，注重人員的科學(xué)選拔，不僅要配備檔案管理專業(yè)人員，同時(shí)還要配備具備標(biāo)準(zhǔn)化與信息化專業(yè)知識(shí)和軟件開發(fā)能力的專業(yè)人員，形成完善的國(guó)有企業(yè)檔案管理隊(duì)伍體系；再次，系統(tǒng)加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)，不僅要按照檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)對(duì)專職人員進(jìn)行培訓(xùn)，同時(shí)還要對(duì)檔案管理相關(guān)工作的外圍業(yè)務(wù)人員進(jìn)行培訓(xùn)，這樣才能形成完善的檔案管理工作隊(duì)伍體系；最后，善于總結(jié)檔案管理隊(duì)伍的問題，注重根據(jù)檔案管理隊(duì)伍的素質(zhì)欠缺，使用科學(xué)的方法進(jìn)行有效彌補(bǔ)，全面提高檔案管理人員能力水平。

3.4 完善檔案管理領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制

現(xiàn)代國(guó)有企業(yè)檔案管理不僅要向下延伸，形成完善的檔案管理工作體系，還要從宏觀層面上切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)，指導(dǎo)國(guó)有企業(yè)檔案管理工作與企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略銜接，發(fā)揮檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的重要作用。首先，要落實(shí)檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，注重把檔案管理納入企業(yè)日常管理進(jìn)程中，圍繞國(guó)有企業(yè)檔案管理工作的總體規(guī)劃進(jìn)行有效管理；其次，分管領(lǐng)導(dǎo)定期進(jìn)行檔案管理工作總結(jié)，明確檔案管理工作的階段性問題，及時(shí)分析檔案管理中存在的問題，為檔案管理創(chuàng)造良好的工作氛圍；再次，加強(qiáng)檔案管理機(jī)構(gòu)建設(shè)，根據(jù)檔案管理工作任務(wù)進(jìn)行組織機(jī)構(gòu)構(gòu)架安排，明確檔案管理工作的地位，配齊必要的檔案工作設(shè)施設(shè)備，并且對(duì)檔案管理人員執(zhí)行必要的績(jī)效獎(jiǎng)勵(lì)辦法，全面調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性；最后，圍繞檔案管理的前沿技術(shù)和發(fā)展趨勢(shì)，不斷完善國(guó)有企業(yè)檔案管理體系，注重引進(jìn)先進(jìn)的管理方法與管理策略，從根本上提高國(guó)有企業(yè)檔案管理水平，解決檔案管理存在的實(shí)際問題。

4 結(jié) 語

為了有效應(yīng)對(duì)智能化、信息化時(shí)代的挑戰(zhàn)，發(fā)揮出檔案資源在企業(yè)決策、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)發(fā)展中的指導(dǎo)作用，國(guó)有企業(yè)必須創(chuàng)新檔案管理方式，完善檔案管理體系，發(fā)揮現(xiàn)有檔案管理人員的作用，從而構(gòu)建適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)需要的科學(xué)檔案管理系統(tǒng)，以促進(jìn)國(guó)有企業(yè)快速發(fā)展。

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