淺析智慧校園建設中高職校的檔案信息管理新路徑

莊梅芳

[摘? ? 要] 隨著教育信息化的發展，高職校相繼建設了智慧校園，從此檔案信息管理工作得到了進一步創新和完善。它突破了傳統的檔案管理模式，提高了檔案管理工作效率，使得區域范圍內的資源得以共享，更好地推動了學校的發展。本文就智慧校園建設和檔案信息管理工作的相互催化促進、目前檔案管理中存在的突出問題以及智慧校園建設中檔案信息管理發展有哪些新路徑做了探究。

[關鍵詞] 智慧校園;檔案信息管理;新路徑

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 21. 068

[中圖分類號] G647.24? ? [文獻標識碼]? A? ? ? [文章編號]? 1673 - 0194（2018）21- 0160- 02

0? ? ? 引? ? 言

根據《國家中長期教育改革和發展規劃綱要 （ 2010—2020 年） 》和《教育信息化十年發展規劃（ 2011—2020 年） 》所確定的“面向服務的以數字化校園建設為基礎的智慧校園建設是高等教育信息化建設核心任務之一”。 智慧校園建設已經成為現代教育發展的必然趨勢，一方面，它將促進學校教育教學和管理創新;另一方面，將促進學校教育管理現代化、決策科學化、服務網絡智能化，不斷提升學校的辦學質量和教學水平。高職校檔案工作作為數據采集工作的重要組成部分，應該抓住智慧校園建設的契機，將檔案信息管理上升到新臺階，最大限度地發揮數字檔案的價值。

1? ? ? 智慧校園建設與檔案信息管理相互催化促進

學校檔案信息化建設離不開網絡技術的應用，日常工作中積累的大數據是智慧校園的核心驅動力，檔案資源將是大數據的重要來源。學校應充分利用現代信息技術對檔案資源進行科學管理，引入網絡信息平臺，購置相關軟件與硬件，有效提高檔案信息的保存、開發、利用效率，尤其是提高檔案管理對學校教學、科研的服務水平，滿足智慧校園的發展，實現校內校外的檔案信息資源共享，為學校領導決策提供強有力的依據，為學校教職工和學生提供全方位的教育教學、學習和生活服務，從而推動學校向現代化管理水平發展。

2? ? ? 高職校檔案管理工作中存在的突出問題

隨著高職校近幾年的規模化發展，高職校的檔案管理工作也面臨著巨大的挑戰，其主要問題表現如下。

2.1? ?對檔案工作的重視程度亟待提高

隨著高職校在“十一五”期間的規模化、跨越式的發展，各種大型重要的會議活動、重大的實驗實訓建設、科研項目與改革等重要的工作內容與日俱增，相應的檔案管理工作也愈發顯得重要。但檔案工作并沒有引起各方面的高度重視，學校將人力、財力、物力都集中投入到改善教學及實驗實訓條件、提高科研管理及研究水平等直接影響辦學效益的方面。而對檔案管理投入經費少，現代化設備配備不到位，檔案內容仍以基建、黨務、行政、教學、財會類檔案為主，檔案形式如照片檔案、聲音檔案、影像檔案、實物檔案等嚴重匱乏，導致檔案管理信息化、網絡化滯后，這在一定程度上抑制了資源的有效傳播，資源無法得以充分利用。

2.2? ?缺乏專業的高學歷、高水平的檔案管理人才

目前大部分高職校的檔案管理人員都是非檔案專業，專業結構不強，業務水平偏低，缺乏檔案管理專業知識和綜合素養，又不注重學習，現代化設備操作和信息化技術的使用不熟練，檔案僅滿足于傳統的存貯，工作敷衍了事，缺乏創新意識，甚至部分檔案管理人員缺乏責任心和敬業精神，沒有意識到檔案管理工作的重要性，這就導致檔案資料混亂缺失，久而久之檔案難以發揮作用，這就很難滿足學校發展的需求。

2.3? ?檔案管理信息化建設落后，管理方式和方法落伍

隨著電子檔案收集的不斷增加，檔案實現信息化、數字化成為必然，傳統的檔案管理模式，無論是硬件設備，還是規章制度、管理體制、工作方式等都不適應信息化建設的要求。有些學校雖然配備了電腦等辦公設備，但電腦的使用范圍仍局限于檔案目錄等文字的錄入，不具備高效的檢索體系，檔案利用的無紙化、電子化、數字化、網絡化程度很低，甚者差錯頻現，嚴重影響了檔案案卷的質量和可信度。

2.4? ?檔案資料的開發利用率較低

首先許多高職校受傳統檔案管理方法的影響，過分強調收集和保管，將利用工作放在了次要的地位，造成了檔案工作重藏輕用的局面。其次還表現在檔案資源的共享性差，各部門的檔案管理工作各自為政，導致檔案管理的重復建設，檔案資源不能共享，深層次價值不能更好地挖掘。檔案管理部門應該充分利用校園網媒介，在現代辦公軟件的支持下，推廣特色檔案資源，以便教職工在檔案搜索時非常簡便且精準，必要時可根據需要對檔案進行分類，進一步提高檔案的分享效果，為師生做好服務，真正發揮檔案的價值。

3? ? ? 智慧校園建設中檔案信息管理發展的策略和路徑

為建設智慧型、學習型校園，高職校的檔案管理工作，必須依托信息化數字化手段，實現充分的共享，提供豐富便捷的檢索手段，真正滿足社會發展和學校自身發展的需求。

3.1? ?增強各級管理人員檔案管理意識

從學校領導到各級各部門管理人員，都要增強檔案管理意識，認識檔案在學校發展中的作用、價值和意義，積極參加檔案信息化建設。從人力、財力、物力全方面對檔案管理給予支持，更新設備和配套設施，引進高效先進的檔案管理系統，并制定科學的信息化建設的標準及實施計劃，完善檔案管理制度和各項工作內容。各部門應積極配合檔案管理部門，從收集、整理、保管和利用等方面開展多方面協作，堅持紙質文檔和電子檔案一并收集，提高檔案信息價值和利用率。

3.2? ?加強檔案管理人才隊伍建設

檔案工作人員管理水平直接影響工作質量，要持續加強教學檔案管理人才隊伍建設。首先明確教學檔案管理人員職責，加強專兼職檔案管理人員的業務培訓，熟悉現代化管理方法，熟練操作現代化設備，掌握一定的新技術和新型檔案載體的保管方法。其次要加強職業道德教育。作為檔案管理人員，應該樹立愛崗敬業、無私奉獻的工作作風，有高度的責任感、榮譽感，較強的服務意識，加強與主管領導和各職能部門的溝通協調，主動給全校師生提供規范細致、優質滿意的服務，做好特色資料編研。此外，要加大引進高水平的檔案專業和計算機專業人才，提高檔案資源開發利用率，加快推進檔案管理工作的數字化、信息化建設;設計創建資源數據庫，為智慧校園建設提供支撐。

3.3? ?加快檔案信息化、數字化建設，改變檔案管理方式

在智慧校園建設背景下，數字化檔案顯得十分重要。為進一步完善建設檔案信息管理系統，需要加快對館藏檔案的數字化處理，包括校史、校友檔案，教學、科研檔案，文書、人事、財務檔案等等。首先完善校園網絡建設;其次完善硬件設施，購買計算機、交換器、掃描儀等基礎設備;還要提高信息化檔案管理的防御措施，做好檔案信息的備份、加密處理，定期對網絡環境進行檢測，確保檔案信息管理的安全性;另外需制定檔案管理的標準，要求對數字檔案資源的標識、描述、存儲、查詢、交換、管理、使用和檢索等各個方面都制定出統一的、規范的標準。這樣才能建立“一站式”檔案信息服務和資源共享平臺，用檔案管理信息化、數字化、網絡化的新思路、新舉措，從實物管理轉向信息管理，從封閉被動服務轉向開放主動服務，讓檔案承載的信息從靜態轉向動態，讓查檔更快捷，用檔更便利，更好地為學校發展提供決策支持，為師生學習生活帶來便利，真正實現檔案管理的信息化和數字化。

3.4? ?加強電子檔案的開發利用，提升資源共享水平

高職校要加強檔案的開發利用，充分利用現代信息手段開展服務。首先借助網絡化的管理平臺，將原來比較分散的資源進行整合，共享所有信息。其次利用各種網絡傳播手段，采取知識協同的有效管理方式，以完成檔案數據資源的充分共享共用，不僅使檔案信息的交換以及存儲的成本大幅降低，還使信息獲取的便捷程度大大提升，有利于遠程查檔和在線調閱檔案等服務。最后加強對電子檔案的整理，挖掘檔案資料價值，通過各類智慧校園網絡平臺，擴大有價值的檔案資料宣傳力度，從而提高檔案的價值和利用率。

總之，借助智慧校園建設，搭建數字檔案發展的平臺，加大檔案信息化建設投資力度，加強檔案管理人才隊伍的建設，實現資源共享，更好地全方位多渠道為利用者服務，對學校提升辦學質量和水平，保障學校各項工作的可持續發展，促進學校向現代化發展將起到決定性的作用，智慧校園建設將成為教育發展的必然趨勢。

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