提升事業單位檔案管理信息化建設的策略

陳宇

摘 要：現代社會進步和發展下，事業單位改制逐漸深化，推行市場化管理方式，經濟參與到市場競爭。在這樣的背景下，事業單位的檔案需求量不斷增長，傳統的管理方式局限性較大，人工耗量較大，嚴重影響到檔案管理水平。通過信息技術的應用，提升檔案管理信息化水平，有助于推動業務變革，降低人工勞動強度的同時，切實提升檔案管理信息化水平，為事業單位管理和決策提供可靠依據。因此對事業單位檔案管理信息化建設進行分析，提出有效措施，推動事業單位長遠發展。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；信息化；電子檔案

中圖分類號：F27 文獻標識碼：A doi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2018.36.026

事業單位作為社會經濟持續增長的重要組成部分，隨著事業單位改革和發展下，檔案總量逐漸增長。作為事業單位內部管理工作的主要內容，檔案管理借助信息技術開展工作，可以有效提升檔案管理信息化水平，降低人工勞動強度，提升檔案管理工作效率和質量，為事業單位管理和決策提供可靠依據。尤其是計算機技術快速發展，逐漸衍生出眾多先進的檔案管理軟件，促使事業單位檔案管理工作逐漸朝著信息化和技術化方向發展。加強事業單位檔案管理信息化建設，可以為后續工作提供支持，帶來更大的經濟效益。

1 事業單位檔案管理中存在的問題

1.1 事業單位領導對檔案管理重視程度不高

事業單位在檔案管理工作中，領導干部重視程度高低將直接影響到各項工作順利開展。但是，當前多數的事業單位領導干部對檔案管理缺乏足夠重視，檔案管理缺乏完善的管理制度，將人才培養作為事業單位的中心內容，而檔案管理卻并不重要，將其交由專門人員負責檔案管理工作。但是，從本質上來看，檔案管理與單位內部員工利益存在密切聯系，直接關乎事業單位的可持續發展，同時在國家經濟持續穩定增長方面具有重要作用。所以，事業單位的領導干部應該提高檔案管理重視程度，為員工切身利益提供幫助，同時為國家經濟增長創造更大的財富。

1.2 專業檔案管理人員匱乏

檔案管理人員自身的素質水平高低，將直接影響到整體工作成效，但是當前多數的事業單位對于檔案管理人員培訓缺乏足夠重視，崗位上的檔案管理人員并未接受過專業訓練，加之年齡偏大，難以滿足新時期的檔案管理信息化建設需要。檔案管理人員在實際工作中，工作態度不認真，未能嚴格遵循規章制度相關要求全身心投入其中，導致檔案管理工作不規范，存在很多的缺陷和不足，嚴重影響到檔案管理工作質量和效率。這樣環境下的檔案管理工作原有作用無法得到充分發揮，難以為管理和決策提供可靠依據。

1.3 檔案管理信息化水平偏低

盡管當前我國的網絡已經普及到人們的生活、工作和學習中，事業單位的信息化水平顯著提升，但是在檔案管理工作尚未全面信息化，部分重要檔案信息仍然是以紙質檔案進行保管，不僅僅是投入不足，同時部分領導干部擔心電子檔案數據信息被黑客攻擊，如果重要檔案信息丟失將帶來不可估量的損失，更加傾向于紙質檔案保管。

2 事業單位檔案管理信息化優勢

在網絡背景下，檔案管理信息化水平顯著提升，越來越多新型的計算機軟件涌現，在檔案管理中應用，可以有效降低人工勞動強度，提升檔案管理效率和質量，為后續的事業單位檔案管理信息化建設打下堅實技術基礎，較之傳統檔案管理手段而言優勢更為突出。

2.1 長久保存檔案信息

以往的事業單位檔案管理主要是以紙質檔案為主，紙質檔案保存很容易受到天氣因素影響，信息查詢不變，工作量較大。紙質檔案在潮濕環境下很容易發霉，導致很多重要的檔案信息丟失，帶來不可估量的損失。加強事業單位檔案管理信息化，及時將檔案備份，存儲在電子磁盤中，這樣可以降低檔案存儲空間的同時，盡可能規避天氣因素帶來的不良影響，確保事業單位檔案信息永久性保存。

2.2 檔案管理信息查詢便捷

傳統檔案管理工作復雜，手段單一，檔案管理信息化后可以有效改善這一問題，便捷的查詢和檢索檔案信息，滿足事業單位個性化信息需求。檔案管理信息化后可以優化程序，降低耗時，盡可能降低對其他檔案資料帶來的不良影響，更加自由的查詢檔案信息。

3 提升事業單位檔案管理信息化的有效策略

事業單位檔案管理信息化建設是必然選擇，直接關乎員工利益和社會經濟效益，為了改善其中的缺陷和不足，應該充分發揮信息技術優勢，推動事業單位檔案管理信息化建設和變革，具體表現在以下幾個方面。

3.1 提高是以單位領導干部重視程度，增加資金投入力度

事業單位領導干部對檔案管理工作重視程度高低，將直接影響到各方面條件支持和工作的順利開展。故此，為了改善其中的不足，應該提高領導干部的重視，將其作為事業單位內部管理工作內容進行建設，尤其是提高檔案管理內容的保密性問題。在辦公室內選擇合適的位置存放檔案，檔案室需要加固門窗和房門，盡可能從環境上保障檔案信息安全。同時，配備專門人員負責檔案管理工作，外來人員禁止進入，做好登記工作。定期組織檔案管理人員培訓和考核工作，提升人員的專業能力和責任意識，以便于提升檔案管理工作成效。

3.2 推動傳統檔案管理手段和信息技術整合

我國當前事業單位在檔案管理工作中，傳統檔案管理手段仍然占據主體，通常是以紙質檔案和電子檔案并存為主，只有推動傳統檔案管理手段和信息技術整合，才可以有效提升檔案管理信息化水平。盡管當前信息技術不斷推陳出新，檔案管理逐漸朝著復雜化和多樣化方向發展。故此，應該推動檔案管理手段拓展和創新，定期組織檔案管理人員培訓和考核，幫助檔案管理人員可以充分掌握相關軟件和硬件，學習相關設備維護知識，充分發揮信息技術優勢，實現傳統檔案管理和信息化檔案管理有機結合，提升檔案管理工作效率和質量。

3.3 制定規范化的檔案管理制度

制定規范化檔案管理制度，是后續檔案管理工作信息化水平提升的關鍵所在。事業單位應該結合自身實際情況，拌制合理的管理制度，指導檔案管理信息化建設工作的順利開展，將其作為檔案管理信息化考核指標，改善其中的不足，調動人員工作積極性。同時與人員薪酬待遇相掛鉤，激勵人員工作熱情，可以全身心投入其中，提升檔案管理信息化水平，為后續工作順利開展打下堅實基礎和保障。

3.4 整合檔案信息資源，完善基礎設施建設

推動檔案信息化建設，首要一點是完善相關基礎設施，打造一支數字化檔案館。檔案館建設中，應該配備專門的檔案干部隊伍，豐富檔案館館藏，借助檢索工具來提升檔案資源的利用效率，有助于提升大感官的信息化水平。同時，檔案管理部門需要結合實際情況選擇合理的方法管理電子檔案，加大資金投入力度，不斷完善硬件和軟件設施，促進檔案管理系統不斷更新和完善，建立操作性較強的實施平臺。對于傳統的紙質檔案資料，可以逐步電子化錄入到系統，實現紙質檔案資料和電子檔案資料并存，整合檔案信息資源，推動事業單位檔案管理信息化建設，提升檔案管理工作效率和質量。

4 結論

綜上所述，檔案管理是領導者管理和決策的主要依據，直接關乎事業單位的經營效益。加強事業單位檔案管理信息化建設，在降低人工勞動強度的同時，可以有效提升工作效率和質量。同時整合信息資源，豐富館藏，以求更好的滿足社會對檔案資源的多樣化需求。

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