房屋檔案數(shù)字化管理方法

◎?qū)O麗平

房屋檔案數(shù)字化管理方法

◎?qū)O麗平

社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，房地產(chǎn)行業(yè)作為國民經(jīng)濟支柱產(chǎn)業(yè)同樣得到了快速發(fā)展。近年來，房屋需求量居高不下，房屋交易數(shù)量逐年增加，這對房屋檔案管理工作提出了更高要求。傳統(tǒng)的檔案管理方式以紙質(zhì)檔案保存為主，這種檔案形式易出現(xiàn)破損、丟失等問題。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，房屋檔案數(shù)字化管理成為檔案管理的發(fā)展趨勢，本文中筆者立足于工作實際，對當(dāng)前房屋檔案數(shù)字化管理存在的問題進行分析，并對房屋檔案數(shù)字化管理方法進行深入探究，為方案檔案數(shù)字化管理提供可參考的方法。

當(dāng)前我國房屋檔案管理現(xiàn)狀

紙質(zhì)檔案管理不足。傳統(tǒng)房屋檔案管理方式為紙質(zhì)檔案管理，各類正式檔案是十分重要的信息資源，也是權(quán)威、真實的數(shù)據(jù)來源。當(dāng)房屋檔案引用數(shù)字化管理后，紙質(zhì)檔案應(yīng)用價值明顯降低，甚至一些地區(qū)完全實現(xiàn)了以數(shù)字化管理代替紙質(zhì)管理。在實現(xiàn)數(shù)字化管理初期，一些工作人員錄入數(shù)據(jù)時處理不當(dāng)，容易造成信息的丟失，在新舊交換的過程中，應(yīng)注重實現(xiàn)兩種形式的對接。

數(shù)字化管理人員技術(shù)專業(yè)化程度較低。房屋檔案數(shù)字化管理加快了檔案管理的現(xiàn)代化進程，房屋檔案管理工作不僅僅是檔案管理，也是結(jié)合計算機應(yīng)用的現(xiàn)代信息技術(shù)。從專業(yè)程度上來說，部分房屋檔案管理人員未經(jīng)過系統(tǒng)化、專業(yè)化的培訓(xùn)，在技術(shù)上相對欠缺。檔案數(shù)字化管理的實施,對檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)提出了更高要求，從當(dāng)前房屋檔案管理人員的總體水平來說，管理人員素質(zhì)普遍較低，多數(shù)人員只具備專業(yè)檔案管理能力，而對計算機數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)安全等相關(guān)知識掌握較少，這也限制了房屋檔案管理的專業(yè)化程度。

房屋檔案數(shù)字化管理方法探究

建立統(tǒng)一、規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)。 數(shù)字化管理方法相對于傳統(tǒng)檔案管理方式不同的是，數(shù)字化的管理方式需要以完善的管理制度作為保障。制定統(tǒng)一、完善的管理標(biāo)準(zhǔn)，其中包括：業(yè)務(wù)、技術(shù)、管理等層面，結(jié)合房地產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展特點，逐步形成制度規(guī)范、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、管理有序的管理體系。房屋檔案數(shù)字化檔案管理工作還應(yīng)確保安全性，檔案以電子版的形式存儲于計算機之中，如計算機出現(xiàn)安全問題，檔案數(shù)據(jù)信息就會遭到破壞，因此，制定統(tǒng)一、規(guī)范的管理制度勢在必行，有效保管檔案數(shù)據(jù)的存儲盤，避免病毒入侵計算機，確保檔案管理的安全性。

加強對檔案管理人員的培訓(xùn)。房屋檔案數(shù)字化管理對檔案管理人員的素質(zhì)及專業(yè)水平有較高要求，以先進的管理理念和明確的檔案管理要求，對檔案管理人員加強培訓(xùn)。對檔案管理人員的培訓(xùn)主要包括如下幾個內(nèi)容：

一是，加強計算機技術(shù)培訓(xùn)。檔案數(shù)字化管理的基礎(chǔ)是計算機技術(shù)，熟練的計算機操作技術(shù)能提高檔案管理人員水平，加強管理；二是，加強檔案管理相關(guān)知識培訓(xùn)。在原有紙質(zhì)檔案管理的基礎(chǔ)上，對檔案管理的方法和技巧進行深化和提升；三是，加強檔案管理人員綜合素質(zhì)、職業(yè)道德的培訓(xùn)。嚴(yán)謹(jǐn)、負(fù)責(zé)的工作態(tài)度幫助檔案管理人員的綜合能力得到快速提升，管理人員對檔案管理認(rèn)真負(fù)責(zé)，同樣在其他事情上也能保持嚴(yán)謹(jǐn)、負(fù)責(zé)的態(tài)度。加強對數(shù)字化檔案管理人員的培訓(xùn)，培養(yǎng)管理人員全面的知識結(jié)構(gòu)、良好的職業(yè)道德品質(zhì)，滿足房屋買賣、租賃等的正常進行。從房地產(chǎn)行業(yè)長遠發(fā)展來說，復(fù)合型的房屋方案管理人才是關(guān)鍵。

完善數(shù)字化檔案管理配套設(shè)施。 完善的設(shè)施是房屋檔案數(shù)字化管理的基礎(chǔ)和前提條件，如何完善數(shù)字化檔案管理相應(yīng)配套設(shè)施，主要從以下幾個方面進行：

一是，加強與采購部門的溝通，需采購先進的檔案管理設(shè)施，更快更好的推進檔案數(shù)字化管理發(fā)展；二是，建立完善的信息化管理系統(tǒng)，根據(jù)房屋檔案管理的特點，建立特色的信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)資源共享；三是，建立專業(yè)化的檔案管理信息化網(wǎng)站，使數(shù)字化檔案管理與其他部門資源之間實現(xiàn)交流，充分利用信息檔案資源來服務(wù)于其他工作。

實現(xiàn)房屋檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。傳統(tǒng)的檔案管理方式過于被動，檔案管理人員在提供檔案服務(wù)時，多為咨詢與問答，在社會發(fā)展的新時期，人們對房屋需求量逐年增加，房屋交易數(shù)量逐年上升，在這種情況下，傳統(tǒng)的咨詢與問答形式顯然不能滿足人們的需求。在對房屋檔案管理人員進行培訓(xùn)的過程中，還應(yīng)注重改變、創(chuàng)新服務(wù)方式，充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)的優(yōu)勢，促進房屋檔案管理工作的新進展。

加強對房屋檔案數(shù)字化管理工作的重視程度。在加強房屋檔案數(shù)字化制度化管理、人員培訓(xùn)以及創(chuàng)新房屋檔案管理的同時，最重要是要檔案管理人員加強對房屋檔案數(shù)字化管理工作。縱觀當(dāng)前房屋檔案數(shù)字化管理工作現(xiàn)狀，管理人員缺乏積極性，對檔案管理的重視程度不夠，這與檔案管理人員自身業(yè)務(wù)水平息息相關(guān)。為解決上述問題，應(yīng)從管理人員思想意識上提高認(rèn)知，積極引導(dǎo)檔案管理人員形成正確認(rèn)識，提高自身管理能力，加強對檔案管理的規(guī)范性，確保安全性。

隨著房地產(chǎn)行業(yè)的快速發(fā)展，人們對房屋需求量逐年上升，對于數(shù)量龐大的房屋檔案管理工作也提出了挑戰(zhàn)，如何更加完備、更加準(zhǔn)確的保存房屋檔案，是當(dāng)前房地產(chǎn)行業(yè)持續(xù)發(fā)展的重中之重，將數(shù)字化管理引進到房屋檔案管理之中，能有效規(guī)范檔案管理，提高檔案管理水平。數(shù)字化檔案管理，減少了查找檔案時的繁瑣程序，能在最短的時間內(nèi)，快速、準(zhǔn)確的查找到相應(yīng)檔案，真正實現(xiàn)高效的房屋檔案管理。

綜上所述，傳統(tǒng)的檔案管理方式以紙質(zhì)檔案保存為主，這種檔案形式易出現(xiàn)破損、丟失等問題。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，房屋檔案數(shù)字化管理成為檔案管理的發(fā)展趨勢，本文中筆者立足于工作實際，對當(dāng)前房屋檔案數(shù)字化管理存在的問題進行分析，對房屋檔案數(shù)字化管理方法進行深入探究，為方案檔案數(shù)字化管理提供可參考的方法。對房屋檔案數(shù)字化管理方法的探究，不僅有助于信息技術(shù)與檔案管理的融合發(fā)展，同樣促進了城市的發(fā)展和進步。

松原市房屋產(chǎn)權(quán)交易管理中心）