房屋檔案數字化管理方法

◎孫麗平

房屋檔案數字化管理方法

◎孫麗平

社會經濟的快速發展，房地產行業作為國民經濟支柱產業同樣得到了快速發展。近年來，房屋需求量居高不下，房屋交易數量逐年增加，這對房屋檔案管理工作提出了更高要求。傳統的檔案管理方式以紙質檔案保存為主，這種檔案形式易出現破損、丟失等問題。隨著信息技術的發展，房屋檔案數字化管理成為檔案管理的發展趨勢，本文中筆者立足于工作實際，對當前房屋檔案數字化管理存在的問題進行分析，并對房屋檔案數字化管理方法進行深入探究，為方案檔案數字化管理提供可參考的方法。

當前我國房屋檔案管理現狀

紙質檔案管理不足。傳統房屋檔案管理方式為紙質檔案管理，各類正式檔案是十分重要的信息資源，也是權威、真實的數據來源。當房屋檔案引用數字化管理后，紙質檔案應用價值明顯降低，甚至一些地區完全實現了以數字化管理代替紙質管理。在實現數字化管理初期，一些工作人員錄入數據時處理不當，容易造成信息的丟失，在新舊交換的過程中，應注重實現兩種形式的對接。

數字化管理人員技術專業化程度較低。房屋檔案數字化管理加快了檔案管理的現代化進程，房屋檔案管理工作不僅僅是檔案管理，也是結合計算機應用的現代信息技術。從專業程度上來說，部分房屋檔案管理人員未經過系統化、專業化的培訓，在技術上相對欠缺。檔案數字化管理的實施,對檔案管理人員的專業技術提出了更高要求，從當前房屋檔案管理人員的總體水平來說，管理人員素質普遍較低，多數人員只具備專業檔案管理能力，而對計算機數據庫、網絡安全等相關知識掌握較少，這也限制了房屋檔案管理的專業化程度。

房屋檔案數字化管理方法探究

建立統一、規范的管理標準。 數字化管理方法相對于傳統檔案管理方式不同的是，數字化的管理方式需要以完善的管理制度作為保障。制定統一、完善的管理標準，其中包括：業務、技術、管理等層面，結合房地產行業的發展特點，逐步形成制度規范、技術標準、管理有序的管理體系。房屋檔案數字化檔案管理工作還應確保安全性，檔案以電子版的形式存儲于計算機之中，如計算機出現安全問題，檔案數據信息就會遭到破壞，因此，制定統一、規范的管理制度勢在必行，有效保管檔案數據的存儲盤，避免病毒入侵計算機，確保檔案管理的安全性。

加強對檔案管理人員的培訓。房屋檔案數字化管理對檔案管理人員的素質及專業水平有較高要求，以先進的管理理念和明確的檔案管理要求，對檔案管理人員加強培訓。對檔案管理人員的培訓主要包括如下幾個內容：

一是，加強計算機技術培訓。檔案數字化管理的基礎是計算機技術，熟練的計算機操作技術能提高檔案管理人員水平，加強管理；二是，加強檔案管理相關知識培訓。在原有紙質檔案管理的基礎上，對檔案管理的方法和技巧進行深化和提升；三是，加強檔案管理人員綜合素質、職業道德的培訓。嚴謹、負責的工作態度幫助檔案管理人員的綜合能力得到快速提升，管理人員對檔案管理認真負責，同樣在其他事情上也能保持嚴謹、負責的態度。加強對數字化檔案管理人員的培訓，培養管理人員全面的知識結構、良好的職業道德品質，滿足房屋買賣、租賃等的正常進行。從房地產行業長遠發展來說，復合型的房屋方案管理人才是關鍵。

完善數字化檔案管理配套設施。 完善的設施是房屋檔案數字化管理的基礎和前提條件，如何完善數字化檔案管理相應配套設施，主要從以下幾個方面進行：

一是，加強與采購部門的溝通，需采購先進的檔案管理設施，更快更好的推進檔案數字化管理發展；二是，建立完善的信息化管理系統，根據房屋檔案管理的特點，建立特色的信息化管理系統，實現資源共享；三是，建立專業化的檔案管理信息化網站，使數字化檔案管理與其他部門資源之間實現交流，充分利用信息檔案資源來服務于其他工作。

實現房屋檔案管理的創新發展。傳統的檔案管理方式過于被動，檔案管理人員在提供檔案服務時，多為咨詢與問答，在社會發展的新時期，人們對房屋需求量逐年增加，房屋交易數量逐年上升，在這種情況下，傳統的咨詢與問答形式顯然不能滿足人們的需求。在對房屋檔案管理人員進行培訓的過程中，還應注重改變、創新服務方式，充分發揮現代信息技術的優勢，促進房屋檔案管理工作的新進展。

加強對房屋檔案數字化管理工作的重視程度。在加強房屋檔案數字化制度化管理、人員培訓以及創新房屋檔案管理的同時，最重要是要檔案管理人員加強對房屋檔案數字化管理工作。縱觀當前房屋檔案數字化管理工作現狀，管理人員缺乏積極性，對檔案管理的重視程度不夠，這與檔案管理人員自身業務水平息息相關。為解決上述問題，應從管理人員思想意識上提高認知，積極引導檔案管理人員形成正確認識，提高自身管理能力，加強對檔案管理的規范性，確保安全性。

隨著房地產行業的快速發展，人們對房屋需求量逐年上升，對于數量龐大的房屋檔案管理工作也提出了挑戰，如何更加完備、更加準確的保存房屋檔案，是當前房地產行業持續發展的重中之重，將數字化管理引進到房屋檔案管理之中，能有效規范檔案管理，提高檔案管理水平。數字化檔案管理，減少了查找檔案時的繁瑣程序，能在最短的時間內，快速、準確的查找到相應檔案，真正實現高效的房屋檔案管理。

綜上所述，傳統的檔案管理方式以紙質檔案保存為主，這種檔案形式易出現破損、丟失等問題。隨著信息技術的發展，房屋檔案數字化管理成為檔案管理的發展趨勢，本文中筆者立足于工作實際，對當前房屋檔案數字化管理存在的問題進行分析，對房屋檔案數字化管理方法進行深入探究，為方案檔案數字化管理提供可參考的方法。對房屋檔案數字化管理方法的探究，不僅有助于信息技術與檔案管理的融合發展，同樣促進了城市的發展和進步。

松原市房屋產權交易管理中心）