醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀及對策

◎張影

醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀及對策

◎張影

檔案作為人事管理、業(yè)務(wù)信息、總結(jié)發(fā)展的重要佐證，對于醫(yī)院工作來說至關(guān)重要。醫(yī)院的信息更為復(fù)雜，除去常規(guī)管理以及工作人員的信息，還包含就診患者的病例和個人信息，涉及就醫(yī)的安全性、隱私性，為此醫(yī)院做好檔案管理工作是維護(hù)工作運轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)。本文立足醫(yī)院檔案管理中存在的問題，以及解決的策略進(jìn)行具體研究。

檔案是信息資源的載體，同時也是關(guān)乎資料搜集、保存、調(diào)取、應(yīng)用的重要工作。信息資源涉及人事調(diào)配、保密資料、工作計劃與進(jìn)程等內(nèi)容，分屬于醫(yī)院的常規(guī)工作，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，應(yīng)符合便捷查閱使用的目的，再加上除去紙質(zhì)檔案還衍生出了許多新的存檔形式，這都是檔案管理工作面臨的新局面。

醫(yī)院檔案管理中存在的問題

由于人員安排不夠、技術(shù)落后等原因使得檔案管理仍存在滯后的問題。這給管理工作帶來了很大的難題。管理方式?jīng)Q定著工作的效能，部分醫(yī)院并不重視管理方式的更新，尤其對于檔案管理工作，在思想上認(rèn)識不清，認(rèn)為檔案管理是簡單容易的事情，在存檔上仍大量采用紙質(zhì)留存的形式，制度上存在一定的管理問題，比如人員安排欠缺合理性，甚至沒有專門管理檔案的人員，造成建檔、查檔困難的問題。部分工作人員認(rèn)為檔案管理工作無足輕重，在工作中疏忽散漫，不具備專業(yè)的管理知識，以完成基本工作為目標(biāo)，在實際操作中難以進(jìn)行自主創(chuàng)新，對工作中存在的問題視而不見，使得醫(yī)院檔案管理成了可有可無的工作，無法發(fā)揮檔案管理的實際效用。此外，檔案資源種類繁雜，數(shù)量龐大，在搜集和管理中都存在一定的難度，這也使得一些工作人員在歸檔的時候并沒有做好分類工作，讓檔案資源處于雜亂無章的狀態(tài)，直接導(dǎo)致應(yīng)用不暢，甚至在管理中出現(xiàn)遺失的現(xiàn)象，給工作帶來嚴(yán)重的后果，甚至造成重要文件的流失。

醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展思路

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，信息化已經(jīng)成為人們生活工作的重要方式。數(shù)字化管理理念是時代發(fā)展的成果，同時也在醫(yī)院檔案管理工作中起到了重要的作用，為醫(yī)院的管理工作提供了技術(shù)的保障。針對檔案管理存在的詬病，數(shù)字化策略的應(yīng)用明顯提升了檔案管理的效率，可以說是一項創(chuàng)造性的舉措。傳統(tǒng)管理辦法讓檔案管理工作成為一潭死水，信息技術(shù)的應(yīng)用在解放勞動力的同時，讓查詢與管理變得更加方便快捷。數(shù)字化管理的一個突出特點就是系統(tǒng)性，在系統(tǒng)管理軟件中將檔案的內(nèi)容分為人事和基建兩大類，在此基礎(chǔ)上延伸出細(xì)小的門類，并將文字、音頻、視頻等內(nèi)容打包處理，將檔案內(nèi)容進(jìn)行編號，在檢索的時候能夠獲得更為直觀的內(nèi)容，對于一些關(guān)聯(lián)性信息也能夠達(dá)到一檢即出的效果，增強(qiáng)工作效率，讓工作人員獲得更輕松的工作狀態(tài)。檔案是一個龐大的信息系統(tǒng)，其中包含的內(nèi)容五花八門，信息技術(shù)能夠滿足快速檢索的目的。以往，檔案錄入和查閱的過程是一個強(qiáng)度大、效能低的過程，在經(jīng)過大量篩選之后獲得的信息資料也未必是正確的，因此，增強(qiáng)快速檢錄的需求迫在眉睫。數(shù)字化管理的突出作用在于具備完整的信息檢索系統(tǒng)，能夠快速地搜索到我們需要的信息，在錄入和修改的時候也只需要檢索到相應(yīng)的人員和位置即可，將復(fù)雜的操作過程變得簡單快捷，又極大地保證了檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性，為其他工作的開展做好輔助性支撐。

創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理的新舉措

豐富理論認(rèn)識，提高檔案管理水平。學(xué)習(xí)是自我提升的重要手段，也是檔案管理工作進(jìn)行革新的武器。為了從思想上改變過往的管理模式，醫(yī)院需要對檔案管理人員進(jìn)行再教育，開設(shè)專門的學(xué)習(xí)課程，主要從先進(jìn)的管理理念和計算機(jī)操作方式兩方面進(jìn)行學(xué)習(xí)。首先，理念是行動的先驅(qū)，因此，只有在理念上對員工進(jìn)行教育才能獲得更強(qiáng)的工作動力、獲得創(chuàng)新的工作方式。數(shù)字化管理的好處俯拾即是，主要呈現(xiàn)在對檔案信息的保存上，可以說是意義非凡。對于員工的工作來說也是一個福音，員工可以利用有限的時間做更多的事情，解放了自身的精力，讓工作變得不再索然無味、疲憊不堪。對于員工的專業(yè)發(fā)展也是一個很好的提升，專業(yè)技術(shù)能夠增加工作人員自身的價值，讓人學(xué)有所獲，從學(xué)習(xí)中獲得快樂。此外，對計算機(jī)操作技術(shù)的培訓(xùn)也是十分重要的。在數(shù)字化管理中計算機(jī)操作和常備軟件的使用是必不可少的，同時對于一些年長的工作人員來說也存在一定難度，加之一些專業(yè)化軟件復(fù)雜的操作流程，使大多數(shù)人十分頭疼，在這樣的條件下，需要提高培訓(xùn)的力度，邀請專業(yè)的人員進(jìn)行培訓(xùn)，做好交流工作。

借助信息管理平臺，提高檔案管理效率。信息的發(fā)展也衍生出許多問題，比如如何保障信息的安全性和穩(wěn)定性。醫(yī)院的檔案信息或多或少都會涉及一些隱私或是單位的具體情況，因此在數(shù)字化管理模式的應(yīng)用中，保障信息的安全也成為醫(yī)院發(fā)展的重要方面。針對安全問題，需要醫(yī)院在排除人為泄密的條件下，保證網(wǎng)絡(luò)防火墻的及時更新，做到對新生病毒的有效防御，同時對于一些端口進(jìn)行經(jīng)常性地排查，在軟硬件管理上做到雙管齊下。保障好信息安全也是做好其他工作的基礎(chǔ)，信息是一個龐雜的體系，同時也環(huán)環(huán)相扣，做好檔案管理工作其實就是在為其他工作做鋪墊，只有保證每個環(huán)節(jié)都盡善盡美才能讓信息管理體系的大網(wǎng)更牢固。

醫(yī)院檔案管理工作關(guān)系到信息的存儲與調(diào)用，是醫(yī)院發(fā)展的基礎(chǔ)，為醫(yī)學(xué)的發(fā)展提供很多借鑒。信息技術(shù)的發(fā)展為檔案管理工作提供了技術(shù)上的支持，讓更多的部門從中獲得借鑒。隨著新式檔案資料的豐富，數(shù)字化平臺在檔案管理中的應(yīng)用越來越廣泛，因此，各醫(yī)院只有在積極扭轉(zhuǎn)工作思路的同時，借助檔案管理的新方式，才能促進(jìn)工作效能的提升，促進(jìn)檔案管理工作的順利開展。

吉林省四平市梨樹縣中醫(yī)院）