提高辦公室人員素養的途徑

謝德明

摘 要：辦公室是公司工作運轉中的重要部門，起著承上啟下，協調各方的作用，是一個公司工作運轉的樞紐和調度中心，辦公室工作的好壞，將直接影響公司的整體形象以及整個公司工作的開展，而辦公室工作人員的整體工作素養也直接決定整個辦公室的工作好壞。筆者從提高辦公室人員素養的重要性入手，聯系辦公室人員的基本素養要求，結合本公司辦公室人員素養的基本現狀，對提高辦公室人員的素養途徑進行了探討。

關鍵詞：人員素養；工作人員；辦公室

辦公室工作紛繁復雜，涵蓋管理、服務、行政等多方面，一直是公司工作中的核心。辦公室人員作為辦公室工作中各級領導部門公司之間溝通交流的橋梁，擁有優秀的綜合素養能使辦公室工作開展更為順暢，領導部門公司交流更加便利。特別是在信息化，計算機網絡快速發展的時代，一名合格的辦公室工作者更要提高自身的綜合素養，保持思想與時代共同進步，堅持敢于創新的精神，緊密圍繞公司的工作中心，熟悉公司業務，做到與社會發展水平相適應，能及時跟隨時代，改變工作思路。基于此，筆者在下文中聯系實際，提出提高辦公室人員的重要性以及辦公室人員工作中的基本素養要求，仔細分析本公司人員工作現狀，結合現狀，針對性的提出提高辦公室人員素質提高的途徑方法。

一、提高辦公室人員素養的重要性

辦公室是管理以及行政工作開展的重要場所，其所承擔工作量相對較大，有承上啟下和協調工作的作用，要及時向上級匯報工作的開展情況，同時還得向下級傳達上級的各項指示和任務，是上下級之間溝通的橋梁。另外，辦公室也是公司門面，外公司人員前來辦事合作時，先接觸到的必然就是辦公室人員，辦公室人員起著與外公司人員聯系合作等的重要作用。因此，辦公室對內要統籌兼顧企業之中的各項工作以及人員之間的關系，對外則要將溝通聯系與經濟交易的各項工作做好，由此可見，辦公室人員自身的專業素養和企業的內部管理培訓之間的關系密不可分，而辦公室在公司中又承擔著重要作用，所以公司要充分系統的培訓，將辦公室人員整體綜合素養進行有效的提高。

二、辦公室人員的基本素養要求

（一）扎實的專業知識理論基礎

辦公室工作職責要求員工有“基本三辦”，即辦文、辦會、辦事。它的意思是辦公室人員必須具備優秀的文秘、會務、公關能力。因此，辦公室人員必須具備扎實的專業理論基礎，對基本辦公軟件掌握良好，制造表格，寫報表能力也應十分優秀，并且能十分熟悉國家有關法規和方針政策以及行業內的各種業務規定以及技能技巧，將它們靈活的運用到自己的工作中。

（二）優秀的個人能力

辦公室起著上傳下達，協調各方的作用，因此，辦公室人員應具備良好的個人能力，即基本的溝通交流能力，組織協調能力，管理能力和分析解決問題能力。其中溝通交流能力尤為重要，辦公室的主要任務就是與人打交道，如果不能很好地領悟領導或同事的反饋意思并與他們建立良好的溝通，是絕對不能良好的完成工作的。而組織協調能力是指能根據工作任務，靈活的運用各方面資源，并對其進行合理分配，控制和協調群體活動過程，使之相互融合，從而實現組織目標的能力，這也是一名辦公室人員應具備的基本素養。另外，辦公室人員的工作范圍十分寬廣，每天沉浸在繁序復雜的機關事務中，這就要求辦公室人員具有較強的管理能力。辦公室人員其中一個重要職責就是充當好領導的參謀和助手，為領導分析問題，為企業解決事情，這就要求一個辦公室人員應具備良好的分析解決問題能力，能多角度、多方位、多辦法的解決問題。

（三）良好的個人品德修養

身為一名辦公室工作人員，必須具備一定的個人品德修養素質。辦公室作為一個公司的窗口和門面，上級領導前來檢查，群眾來訪以及其他公司人員前來辦事合作時，先接觸到的就是辦公室的工作人員，這不但要求辦公室全體人員具備扎實的專業理論知識和優秀的個人能力外，還應具備良好的個人品德修養。辦公室人員的著裝打扮，精神面貌均代表著一個單位的形象，辦公室人員要不斷地加強自己的職業道德修養，對前來辦事的人員禮貌接待，熱心服務，即使遇到難處，也應不急不躁。同時，辦公室人員應做到胸懷寬廣，淡泊名利。辦公室作為一個與外來人員對接最多的部門，很容易受到外來誘惑，犯下不可挽回的錯誤。因此，一名合格的辦公室人員要經得起誘惑，不能以權謀私。

三、公司辦公室人員素養的基本現狀

（一）專業理論知識基礎掌握較差

公司辦公室部分人員存在專業理論基礎知識掌握較差的現狀，對辦公軟件技能并不熟悉，國家政府有關法律法規知識掌握面也較窄，缺少辦公室工作的實際經驗，對本單位的業務知識也不太熟悉，缺乏學習提高的興趣。如在領導交代一個報表任務時，會出現不知道如何下手或者做出來報告格式文件錯誤，或者表格不太規范的問題。

（二）個人綜合能力較差

公司內部也有少部分員工存在個人綜合能力較差的現狀，其中與領導溝通交流能力，分析解決問題能力的缺失較為明顯。如有時候領導或者部門人員之間出現工作上的誤會，但是辦公室工作人員沒有依靠自己的協調溝通交流能力消除可能出現的誤會，導致部門與部門之間，或者領導與領導之間產生隔閡，沒有完成一個辦公室人員應盡到的協調作用。

（三）個人形象不好，不會自我總結

辦公室人員必須具備良好的個人品德素質，保持良好的精神面貌十分重要，而極少數辦公室員工存在接待外來重要客人時語言不規范，穿著不太得體的現象。也有少部分員工不會從工作中總結經驗教訓，改正缺點，完善自己，會出現連續犯下兩次相同錯誤的現象。

四、提高公司辦公室人員素養的途徑方法

（一）提高對專業理論知識的學習

身為一名辦公室工作人員，必須具備勝任其工作職位的專業理論知識能力。一是加強理論學習，提升理論素養。辦公室人員須時刻將理論學習放在第一位，平時可以多讀一些有關政治法律時事以及本公司業務相關的書，擴展自己的知識結構體系，提高自己的知識領域。而公司可在內部加強對他們理論知識的培訓，可以在辦公室里擺放書架，多放一些本公司業務書或相關法律法規書籍，定期舉辦讀書交流沙龍等活動，提高人員對閱讀獲取知識的興趣。二是加強專業學習，提升專業素養。辦公室人員應對基本的辦公軟件掌握熟練，撰寫報表能力也應十分優秀，而針對有些人員出現的報表撰寫能力較差的現狀，可以采用師傅傳授的方法，讓有經驗的熟練的老員工去適當教導新員工，讓其專業素養得到提高，也可以采取獎懲制度，對有能力、表現好的員工獎賞，而對連續出現多次錯誤的員工進行適當懲罰。

（二）注重對人員個人能力的培養

個人能力在辦公室這樣一個承上啟下，協調各方的部門里尤為重要，公司也應多加強對人員個人能力的培養，公司可以通過系統的內部培訓、戶外素質拓展、交流學習等方法提高員工的個人能力，也可以采取針對每一個人員的方式，根據每一個人不同的優缺點分派不同的任務，以提高他們的個人能力。如可以在周末組織員工一起去做小組活動任務，鍛煉員工溝通交流能力，也可以針對每一個員工，對與領導交流溝通能力較差的員工，給他們多安排一些與領導對接，日常溝通的任務，以提高其個人能力。當面臨一項工作問題時，公司領導也可以采用開放式交流的方式，將這個問題擺出來，讓辦公室整體人員一起分析原因，各自表達交流提出方案解決問題，以提升他們分析解決問題的能力。

（三）加強個人品德的自我修養

作為一名合格的辦公室人員，要時時刻刻注重自己的品德修養，嚴格要求自己，改正缺點和不足。第一，一名辦公室人員應精通禮儀，言行舉止得體，在接待外來公司客人或者領導時注意自己的著裝形象，言語談吐，從細節上嚴格要求自己，接待客人前對著鏡子檢查自己著裝是否合理，與外賓領導交流時說話慎重，想清楚再說，三思而后行，要清楚自己代表的是公司的形象。第二，一名辦公室人員接觸到的機密事情較多，而一不小心的泄露會給自己乃至公司帶來巨大危害，因此要時刻注意自己的影響，必須具備較強的保密意識，不能狐假虎威妄自尊大，更不得打著領導旗號胡作非為，為自己謀取利益，這就要求辦公室人員要時刻注意自己的言行舉止，做到不出格、不越位，大事情慎重對待小問題細心對待，注重加強人品修養，不能貪圖小便宜，也不能亂講一些捕風捉影的事，未深思熟慮的事情也不要去做。第三，辦公室人員應養成自我批評，善于總結的好習慣，在實際工作中，要學會學習他人的長處，并不斷改正自己的缺點，知己所長，知己所短，保持一顆平常心，不要覺得自己高人一等，并不斷反省自我，取長補短，受到表揚時平常心對待，受到批評時更不要灰心，學會從失敗中找到缺點，及時改正。作為一項辦公室人員在一項工作做完后，回過頭來總結一下，找尋工作中的缺點和長處，通過總結吸取經驗教訓，這對于提高自身素質是非常重要的，不能只知埋頭干，不懂回頭看，工作做了不少，自身提高不大。在總結的同時還要學會積累材料，養成收集材料作筆記的好習慣，辦公室人員可以準備若干個筆記本，如政策規定摘抄本，調查研究筆記本等。

五、結語

作為一名辦公室工作人員，應深知自己肩上的重任，清楚自己的每一項職責，認真細致，一絲不茍的完成每一項任務，要注意每一項任務中出現的細小問題，不能忽視，往往這個細小問題就會導致大問題，會給員工自己乃至企業帶來巨大損失，現在經濟發展迅速的時代，公司競爭也十分激烈，如果一不小心走錯就會給公司帶來巨大危害，這不是人員個人所能承受的，所以，作為一名合格的辦公室人員，應不斷地學習，充實自己的理論專業知識，從各方面培訓去鍛煉提升個人能力，同時學會修身養性，加強對自我品德的監控，才能提高自身綜合素養，跟緊時代的步伐，不被社會淘汰，為公司做出貢獻。

參考文獻：

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