做好高校二級學院辦公室主任工作之我見

王敏

摘 要 高校二級學院辦公室起著承上啟下、協調左右的作用，辦公室工作的重要性也意味著辦公室主任需要極高的職業素養與個人能力。本文對在新形勢下如何做好辦公室主任的工作提出了些個人的觀點。

關鍵詞 高校二級學院 辦公室 辦公室主任

中圖分類號：G649 文獻標識碼：A

高校二級學院辦公室作為學院行政管理的中心部門、綜合辦事機構，是學院聯系下屬各系、所、中心等部門的樞紐，也是二級學院全面快速發展的重要保障。主要是為部門服務、為領導服務、為教學服務和為師生服務，發揮著承上啟下、協調左右、溝通內外的中樞作用，其工作的優劣直接關乎學院的整體形象和威信。

新形勢下隨著高校教育事業的不斷發展，二級學院辦公室的地位和作用相對也更加突出，新時期對辦公室的工作也提出了新問題、新思想、新服務等諸多新的挑戰和任務。而辦公室主任作為辦公室工作的主導者，是辦公室工作的核心人物，對辦公室工作的優劣起到了關鍵作用。根據辦公室所處的特殊位置和職能特點，決定著辦公室主任應該是一個能手、多面手，其在整個學院工作運轉中扮演著一個非常重要的角色，發揮著重要的作用。所以，新形勢下為能更好地服務于二級學院的發展，辦公室主任的自身素質和能力高低顯得非常重要。

高校二級學院辦公室的工作宗旨是做好服務，辦公室管理工作人員必須樹立良好的服務形象和服務意識，才能做好二級學院辦公室的服務工作。學院辦公室跟部門其他科室相比，它的業務范圍界線有很大的模糊性，幾乎不明確范圍的工作都可以歸到辦公室來處理，學院辦公室統籌承擔著學院的科研、組織、外事、人事、總務、國有資產管理等各項工作，辦公室就是在辦理各種瑣碎、復雜、個體的事務過程中起到協調作用，所以辦公室主任要有較好的溝通和協調的能力，才能更好的開展辦公室的工作。學院辦公室是學院信息輸出和反饋的樞紐，是信息報送和決策督辦的主要平臺，為部門領導的決策提供幫助，具有當好學院領導的參謀助手的作用。辦公室工作要求辦公室主任具有良好的政治理論水平和思想作風，良好的業務能力，辦文要滴水不漏，辦事要絲絲入扣，辦會要細致周密，做事到位不越位，同時，要及時反饋信息，做好上傳下達工作，當好領導的參謀助手。

作為學院辦公室主任，除了要有良好的政治理論水平和思想作風、良好的業務能力和素質修養外，筆者認為還應該從以下幾個方面努力，才能有條不紊、游刃有余地做好職責范圍內的工作。

一是樹立終身學習理念。現在的時代是信息化時代，學習和工作不可分離，因為新情況新問題的頻出，在工作中如果不精通自身的、熟習前沿的、掌握相關的知識就無法有效開展工作。辦公室的政策水平、工作原則、服務質量、工作作風、辦事效率和精神面貌直接展示著學院的整體形象。作為辦公室主任，擔負著為領導輔助決策的任務，必須把握“工作學習化，學習工作化”的終身學習理念，不斷提高自身理論水平和能力水平。因此，作為辦公室主任，必須認真學習黨和國家的高等教育方針政策，掌握高等教育的基本規律；熟悉學院的發展目標和工作計劃，了解學院已有專業的情況特點，掌握各個專業的基本常識；具備一定的業務能力，如文字寫作能力，會議、活動組織策劃能力等，并不斷加以提高；學習學校、學院的各項規定政策，掌握學院各階段的工作規律，時時學習，終身學習。

二是運用科學管理手段。靈活運用科學管理方法，可以極大提高工作的效率和水平，達到事半功倍的效果。辦公室工作點多、面廣、線長，工作事無巨細，要完成任務不容易，要干得出色更是不容易。其中的關鍵在于如何協調，讓有限的能力產生無限的動力。作為“管家人”的辦公室主任每天經手之事紛繁復雜，如何才能科學地、卓有成效地開展工作呢？這就必須充分借助于有效的管理手段，使辦公室工作納入制度化、規范化和科學化的管理軌道。一是善于發揮辦公室其他成員的作用和特長，把工作分解給其他人共同去完成。當然，布置任務要落實到具體的個人，明確工作的目標和方向、預期達到的效果；二是必須嚴格照章辦事，在管理上一定要杜絕有令不行，拍腦袋辦事； 要建立獎罰分明的工作機制，不能形成“干好干壞一個樣，干的不如不干的，不干的不如搗亂的”的怪圈；三是掌握現代化辦公手段，依托計算機網絡和電子數據向無紙化辦公轉變，營造充滿現代化的辦公環境，積極探索網上辦公新模式。

三是培養創新思維習慣。自我是我們最大的敵人，所有的不可能通常只是自己的觀念；我們解決問題時往往會犯隨機性和直線型的錯誤，這些其實都是一種既有的思維定勢，是我們根據過去經驗建立的固定思維。辦公室工作也是一樣，我們處理事情往往喜愛按照過去的經驗進行，作為辦公室的管理者，我們突破依靠經驗處理事情的瓶頸，培養多樣化思維習慣，善于多角度、多層次、多側面地尋找到問題答案，也要鼓勵辦公室成員創新思維，不要墨守成規，應付工作；要變消極為積極，變被動為主動，揚長避短，總結經驗，開拓思路，勇于創新，齊心合力，提高辦公室的凝聚力、戰斗力和創造力。

四是講求有效溝通技巧。作為辦公室主任，處在上下溝通的聯結點，上有領導，下有同事，要學會隨時切換自己的角色。對上的溝通，就是支持和服從，對下的溝通，就是關心和指導；不同層面的人，溝通的內涵和方式會有不同；智慧溝通的要義是以心換心。作為辦公室主任，處于中樞和紐帶的位置，筆者認為一方面要堅持“謙虛、平等”的人際關系原則和虛懷若谷、顧全大局的處事之道，對下要尊重、以誠相待；對上要謙和，衷心服務。另一方面，要準確定位、精心服務。辦公室主任對上要當好參謀助手，堅持“參謀要超前”，決策不越權。要掌握好“度”，做到既不失職，又不超權，恰到好處；對下要搞好綜合協調，堅持考慮要周全，協調不包攬。保證上情下達，下情上達。這樣才能上下貫通，群策群力。

高校二級學院辦公室主任應結合工作實際，準確把握辦公室的特點和辦公室主任的崗位素質要求，外塑形象，苦練內功，不斷增強本領，提升自身的職業能力和素質， 通過規范化、科學化的管理， 才能提高辦公室的辦事水平和管理能力，適應新形勢的發展和要求。

參考文獻

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