電力檔案管理工作中常見的問題及措施

董雪軒++張媛

【摘要】：近年來，我國的用電量不斷增加，電力檔案數(shù)據(jù)越來越多。電力檔案在電力企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中起著極為重要的作用，是電力工程建設(shè)和竣工驗(yàn)收的必備條件，更是投入使用后管理、運(yùn)行、檢修、改建和擴(kuò)建的重要依據(jù)，做好檔案管理工極為重要。本文分析了電力檔案管理工作中常見的問題，并提出了幾點(diǎn)應(yīng)對措施，以期實(shí)現(xiàn)電力檔案管理工作質(zhì)量和效率的提高，進(jìn)而提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】：電力檔案管理；常見問題；應(yīng)對措施

引言

電力工程檔案管理是企業(yè)管理的重要內(nèi)容，供電不僅關(guān)系到人民群眾的生產(chǎn)生活，也關(guān)系到社會的穩(wěn)定與經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，是一項(xiàng)事關(guān)我國根本利益的大事。伴隨著電力工程檔案管理研究的逐漸深入，越來越多的文獻(xiàn)資料被納入檔案管理的范疇。雖然經(jīng)過改制以后，電力企業(yè)對檔案管理進(jìn)行了改進(jìn)和完善，但是與國外先進(jìn)企業(yè)檔案管理工作相比，還存在較大的差距，在管理中依然存在不少的問題。因此，做好電力工程檔案管理工作是十分重要而有意義的事，必須加以重視。

1、電力檔案管理工作中的常見問題

1.1電力企業(yè)基礎(chǔ)建設(shè)檔案的開發(fā)程度不高

基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目施工隊(duì)伍流動(dòng)性較大，電力企業(yè)檔案管理人員不穩(wěn)定。很多檔案管理人員沒有精力和時(shí)間去顧及基礎(chǔ)建設(shè)檔案的編研與開發(fā)工作，從而造成了基礎(chǔ)建設(shè)檔案的實(shí)際作用無法得到有效發(fā)揮。

1.2檔案管理人員的素質(zhì)偏低

電力企業(yè)在發(fā)展過程中會產(chǎn)生各種類型的信息，檔案管理工作就比較復(fù)雜繁瑣，在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的社會環(huán)境中，其工作的難度逐漸增加，所以當(dāng)前的管理人員就逐漸無法適應(yīng)工作的需要。當(dāng)前企業(yè)在檔案工作人員的招聘中，還沒有意識到管理工作對企業(yè)發(fā)展的重要影響，對員工并沒有進(jìn)行嚴(yán)格的挑選，管理工作就變成了很多投機(jī)者逃避工作量的好去處，電力企業(yè)要通過檔案管理實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的最優(yōu)化就成為空談。

1.3檔案管理方式落后

現(xiàn)階段，很多電力企業(yè)檔案管理工作方式陳舊，在具體實(shí)施中還沿用手工作業(yè)模式，效率低，對計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運(yùn)用相對較少。具體工作中，檔案管理工作也局限與查找、調(diào)閱，管理工作十分被動(dòng)，文件歸檔工作不夠及時(shí)，檔案資源開發(fā)利用率較低。一些電力企業(yè)檔案管理中，僅僅做到了對資源的收集、保管，對資源的分析、編研環(huán)節(jié)十分薄弱，降低了其使用價(jià)值。

1.4建設(shè)檔案管理意識不強(qiáng)

在電力企業(yè)基礎(chǔ)建設(shè)工程施工過程中，常常存在重建設(shè)、輕管理的問題，從主要負(fù)責(zé)人到檔案管理人員普遍缺乏檔案管理意識，不但影響了基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目的進(jìn)度，同時(shí)也浪費(fèi)了很多人力、物力和財(cái)力。

2、電力檔案管理應(yīng)對措施

2.1提高對電力檔案工作的認(rèn)識

檔案管理目前已經(jīng)成為各類企業(yè)著重發(fā)展的工作內(nèi)容，是企業(yè)進(jìn)行信息總結(jié)分析、查漏補(bǔ)缺和優(yōu)化企業(yè)發(fā)展的重要工作，所以企業(yè)一定對檔案相關(guān)工作進(jìn)行深入的了解，加大對電力檔案的資金投入，優(yōu)化電力檔案工作的設(shè)備和技術(shù)；另外，還應(yīng)該從宣傳入手，提高企業(yè)各部門和企業(yè)員工對電力檔案的認(rèn)識，提升電力檔案工作在企業(yè)中的地位。

2.2加強(qiáng)與工程相關(guān)部門、單位溝通，提高檔案的完整度

電力建設(shè)工程從開始到位結(jié)束涉及部門、單位之多，建設(shè)工期長，形成的工程檔案數(shù)量大、內(nèi)容寵雜，而且往往整套電力工程中涉及多項(xiàng)工程，各項(xiàng)工程建設(shè)時(shí)間不一，客觀上對工程檔案的收集帶來一定難度。因此，要加大對工程檔案的管理力度，一方面，要善于與工程項(xiàng)目管理、施工單位等加強(qiáng)溝通，了解工程具體情況，通過開會、現(xiàn)場指導(dǎo)等方式明確檔形成、收集、整理、交接等要求，指導(dǎo)相關(guān)部門、施工單位完善工程資料記錄和管理；另一方面，要在早期開始介入工程建設(shè)活動(dòng)，確定相關(guān)聯(lián)系人或負(fù)責(zé)人，及時(shí)了解工程建設(shè)動(dòng)態(tài)，積極參與工程建設(shè)項(xiàng)目的單項(xiàng)工程驗(yàn)收，按檔案要求對工程中所產(chǎn)生的資料把好質(zhì)量關(guān)，提出風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并提出整改要求，并做好指導(dǎo)工作，積極主動(dòng)地開展工程檔案收集工作，同時(shí)將檔案收集工作更深入開展下去，從各個(gè)渠道收集全面完整的資料。

2.3提升檔案管理人員的素質(zhì)

檔案管理逐漸受到了電力企業(yè)的重視，在推動(dòng)電力企業(yè)的發(fā)展方面也表現(xiàn)出了明顯的優(yōu)勢，所以努力提升檔案管理人員的素質(zhì)就顯得非常重要。首先，要提升電力檔案工作人員的素質(zhì)，對其管理知識和管理經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行嚴(yán)格的控制，保證管理人員具備超強(qiáng)的工作能力；然后，在企業(yè)管理部門建立起一支高素質(zhì)、高能力、高效率的檔案管理團(tuán)隊(duì)，為電力企業(yè)的發(fā)展進(jìn)步提供強(qiáng)而有力的方向指導(dǎo)，為企業(yè)核心競爭力的提升提供堅(jiān)實(shí)的理論支撐和智力支持。

2.4增強(qiáng)意識的開放性，創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制

作為電力企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層，必須加強(qiáng)對檔案管理工作的重視，同時(shí)要求檔案工作者樹立開放思想，采用多樣化的形式，調(diào)整開放度，為檔案使用者提供更加貼切的服務(wù)，為檔案利用者創(chuàng)造更加完善的環(huán)境，讓電力企業(yè)檔案成為企業(yè)、乃至于整個(gè)地區(qū)的電力行業(yè)的檔案信息中心。企業(yè)應(yīng)該從創(chuàng)新管理體制，優(yōu)化管理團(tuán)隊(duì)，提升管理服務(wù)質(zhì)量入手，改變傳統(tǒng)的管理模式，采用全開放型的科學(xué)管理模式，促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作與企業(yè)各項(xiàng)工作有序進(jìn)行。

2.5完善企業(yè)的檔案管理制度

電力檔案工作在企業(yè)的發(fā)展和經(jīng)濟(jì)效益的提升上發(fā)揮著關(guān)鍵性的作用，提高其工作的有效性和規(guī)范性刻不容緩。任何一家企業(yè)的發(fā)展過程中，規(guī)范的管理制度都是不可缺少的，完善的管理制度不僅會給相關(guān)的管理工作提供極大的便利，同時(shí)還能有效提升工作的效率，保證電力檔案工作的有序性、規(guī)范性和嚴(yán)謹(jǐn)性。完善的檔案管理制度還能把具體的工作細(xì)節(jié)化、責(zé)任化，能有效實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的全程監(jiān)控，控制檔案管理工作的失誤，達(dá)到企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的有效提升。

結(jié)語

電力檔案工作已經(jīng)成為電力企業(yè)目前著重發(fā)展的部分，但當(dāng)前的電力檔案工作中出現(xiàn)了較多的問題，本文通過對這些問題的深入分析，提出了提高對電力檔案工作的認(rèn)識、提升工作人員的素質(zhì)、完善企業(yè)的管理制度和優(yōu)化管理工作的技術(shù)和設(shè)備等方法和措施，希望能對電力檔案工作的發(fā)展有所幫助。

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