基于信息化的企業(yè)管理變革—PCP采購(gòu)協(xié)同應(yīng)用管理系統(tǒng)構(gòu)建

嚴(yán)紅軍

摘要：隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)也越來(lái)越激烈。面對(duì)嚴(yán)峻的市場(chǎng)形勢(shì)，企業(yè)必須增強(qiáng)自己的綜合實(shí)力才能在競(jìng)爭(zhēng)中脫穎而出。從企業(yè)的采購(gòu)角度來(lái)說，傳統(tǒng)的采購(gòu)系統(tǒng)耗時(shí)耗力，作業(yè)效率低下，對(duì)于企業(yè)的效率有一定的負(fù)面影響。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，信息技術(shù)在采購(gòu)系統(tǒng)中的應(yīng)用，將極大地節(jié)約時(shí)間和空間成本，促進(jìn)企業(yè)效益的提升。本文主要從信息化的角度，分析論述企業(yè)如何構(gòu)建PCP采購(gòu)協(xié)同應(yīng)用管理系統(tǒng)

關(guān)鍵詞：信息化；企業(yè)管理變革；采購(gòu)管理系統(tǒng)

采購(gòu)管理在企業(yè)的運(yùn)營(yíng)中發(fā)揮著重要的作用，直接關(guān)系著企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效益和管理水平。從生產(chǎn)的角度來(lái)說，企業(yè)的管理主要可以分為：采購(gòu)管理、生產(chǎn)管理和銷售管理。采購(gòu)管理是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的基石，是企業(yè)展開后續(xù)生產(chǎn)的保證。所以企業(yè)要想提高收益，必須完善采購(gòu)系統(tǒng)。

一、傳統(tǒng)采購(gòu)管理系統(tǒng)中存在的主要問題

很多企業(yè)對(duì)于采購(gòu)管理不夠重視，采用的傳統(tǒng)的手工管理。這種管理形式比較適合小型的企業(yè)。隨著企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)國(guó)模不斷擴(kuò)大，企業(yè)采購(gòu)的物質(zhì)也在成倍上漲。采購(gòu)部門每天都要處理經(jīng)手的單據(jù)。顯然單純依靠人力不僅經(jīng)工作效率低下，而且非常容易出現(xiàn)差錯(cuò)。

很多企業(yè)為了防止出現(xiàn)貨物積壓，實(shí)行零庫(kù)存的政策，所以貨物的出庫(kù)和進(jìn)庫(kù)都非常頻繁，當(dāng)前的采購(gòu)系統(tǒng)難以有效地記錄和整理產(chǎn)品的屬性描述等問題，所以會(huì)出現(xiàn)庫(kù)存賬目不實(shí)、庫(kù)存呆滯料過多等庫(kù)存管理的難題，給企業(yè)的運(yùn)運(yùn)營(yíng)造成了極大的困難。

互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的興起深刻地改變了社會(huì)和人們的生活，對(duì)于企業(yè)的運(yùn)作方式也產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響。為了降低人工成本，減少因?yàn)槿藶橹饔^因素出現(xiàn)的差錯(cuò)，企業(yè)應(yīng)該引進(jìn)信息技術(shù)，對(duì)采購(gòu)系統(tǒng)進(jìn)行信息化改革，規(guī)范操作和管理，改變傳統(tǒng)采購(gòu)管理中的固有弊端。

二、采購(gòu)信息化的現(xiàn)狀

（一）采購(gòu)信息化的興起

采購(gòu)信息化的設(shè)想最初是由日本人提出的。后來(lái)這個(gè)設(shè)想被西方的學(xué)者重視，開始結(jié)合企業(yè)的運(yùn)營(yíng)進(jìn)行相關(guān)研究。加拿大的研究人員隨后發(fā)現(xiàn)在企業(yè)的采購(gòu)中運(yùn)用信息化技術(shù)有如下優(yōu)點(diǎn)；采購(gòu)信息化可以有效地降低人工成本，減少勞動(dòng)時(shí)間；處理采購(gòu)信息更加及時(shí)、迅速；處理分析采購(gòu)信息更加全面；降低成本，提高企業(yè)的效益。采購(gòu)工作不僅僅涉及采購(gòu)部門，還需要為公司的上層的決策提供科學(xué)可靠的依據(jù)。管理層在做決策的時(shí)候需要綜合考量各種信息數(shù)據(jù)。PCP采購(gòu)協(xié)同管理系統(tǒng)可以從產(chǎn)品的成本、收益、競(jìng)品對(duì)比等多方面為管理層提供可靠數(shù)據(jù)，而且呈現(xiàn)信息的方式也比較直觀，一目了然。

（二）國(guó)內(nèi)采購(gòu)信息化發(fā)展

隨著改革開放和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，我國(guó)的企業(yè)出于企業(yè)效率的考量，也在逐步對(duì)采購(gòu)系統(tǒng)進(jìn)行信息化改革。沈陽(yáng)機(jī)床廠使用的MRPII程序，標(biāo)志著我國(guó)信息化采購(gòu)的開端，并且取得了一定的成績(jī)，為后來(lái)的企業(yè)提供了一定的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，信息化采購(gòu)得到大范圍地推廣。

（三）采購(gòu)信息化亟待解決的問題

當(dāng)前采購(gòu)信息化建設(shè)急需要的解決的問題主要包括管理流程的變革和管理人員專業(yè)素質(zhì)等方面的問題。雖然很多企業(yè)采用了信息化的采購(gòu)系統(tǒng)，但是還是存在信息不夠公開透明、信息無(wú)法共享的問題。企業(yè)引進(jìn)信息化技術(shù)，必須制定一整套的方案，對(duì)于采購(gòu)中涉及的預(yù)算、組織和評(píng)價(jià)等方面的內(nèi)容有著明確嚴(yán)格的規(guī)定。建立健全信息共享機(jī)制，促進(jìn)信息在企業(yè)內(nèi)部的流通，實(shí)現(xiàn)資源的有效整合。

同時(shí)企業(yè)還要注重采購(gòu)人員的培訓(xùn)和選拔，注重采購(gòu)工作人員素質(zhì)的提升。很多采購(gòu)人員仍然習(xí)慣傳統(tǒng)的工作模式，對(duì)于信息化采購(gòu)工作模式不夠熟練，缺乏對(duì)于系統(tǒng)的了解，沒有相關(guān)方面的專業(yè)知識(shí)，工作效率降低。企業(yè)應(yīng)該注重員工的選拔，并對(duì)員工進(jìn)行定期培訓(xùn)，規(guī)范和完善考核制度。

三、PCP采購(gòu)協(xié)同應(yīng)用管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)目標(biāo)

所謂的PCP協(xié)同采購(gòu)就是電子信息平臺(tái)協(xié)同采購(gòu)。企業(yè)在設(shè)計(jì)采購(gòu)管理系統(tǒng)的時(shí)候，要綜合考量采購(gòu)系統(tǒng)中的各個(gè)環(huán)節(jié)，注重各個(gè)環(huán)節(jié)之間的優(yōu)化整合。在設(shè)計(jì)PCP采購(gòu)協(xié)同應(yīng)用管理系統(tǒng)之前，需要明確系統(tǒng)設(shè)計(jì)的目標(biāo)。

①通過建立PCP采購(gòu)協(xié)同應(yīng)用管理系統(tǒng)，優(yōu)化企業(yè)采購(gòu)，并且推動(dòng)企業(yè)的信息化改革，提高企業(yè)的效率。

②規(guī)范企業(yè)采購(gòu)的流程，降低人工成本和勞動(dòng)強(qiáng)度，減少在采購(gòu)中出現(xiàn)的差錯(cuò)。

③通過信息化改革，整合數(shù)據(jù)資源，定期分析相關(guān)數(shù)據(jù)，為企業(yè)的決策和經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略的制定提供科學(xué)的依據(jù)。

四、PCP采購(gòu)協(xié)同應(yīng)用管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)

要建設(shè)一個(gè)良好的采購(gòu)管理系統(tǒng)，必須合理的規(guī)劃采購(gòu)流程。

①生產(chǎn)部門制定采購(gòu)計(jì)劃，根據(jù)企業(yè)的生產(chǎn)任務(wù)匯總需要的生產(chǎn)材料，完成匯總后將清單交給采購(gòu)計(jì)劃人員。

②計(jì)劃人員用采購(gòu)管理系統(tǒng)提供的獨(dú)立用戶名和密碼登陸計(jì)劃管理模塊之后，可以查看生產(chǎn)制造部門提交的物資需求匯總文件。

③采購(gòu)計(jì)劃人員在收到生產(chǎn)部門提供的物資清單之后，將清單上的物資信息錄入采購(gòu)系統(tǒng)，完成錄入之后，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)物質(zhì)的屬性等特性自動(dòng)分類，方便查看。

④對(duì)物資下達(dá)采購(gòu)計(jì)劃，在下達(dá)采購(gòu)計(jì)劃時(shí)，系統(tǒng)會(huì)將該物資的庫(kù)存數(shù)量告知計(jì)劃人員，計(jì)劃人員則根據(jù)實(shí)際情況來(lái)確定該物資的采購(gòu)數(shù)量，在確定采購(gòu)數(shù)量時(shí)，一定要全面考慮，既要降低庫(kù)存，又要避免浪費(fèi)，在確定好采購(gòu)數(shù)量之后，系統(tǒng)會(huì)生成采購(gòu)計(jì)劃，采購(gòu)計(jì)劃需領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核。

⑤如果審核通過，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成采購(gòu)單，將采購(gòu)計(jì)劃分配給采購(gòu)員，如果審核不通過，那么計(jì)劃員就必須要重新修改計(jì)劃。

⑥采購(gòu)人員在采購(gòu)系統(tǒng)中輸入設(shè)定的用戶名和登錄密碼之后，就可以查看采購(gòu)計(jì)劃。然后按照采購(gòu)計(jì)劃提供的相關(guān)信息聯(lián)系供應(yīng)商，供應(yīng)商向采購(gòu)系統(tǒng)提供采購(gòu)需要的相關(guān)商品信息，采購(gòu)人員將供應(yīng)商提供的信息錄入采購(gòu)管理系統(tǒng)即可。

⑦采購(gòu)管理系統(tǒng)會(huì)對(duì)供應(yīng)商的產(chǎn)品、價(jià)格等進(jìn)行比對(duì)，然后，選擇最合適的供應(yīng)商。

⑧采購(gòu)人員會(huì)根據(jù)系統(tǒng)提供的供應(yīng)商擬定一份采購(gòu)合同，將其存入采購(gòu)系統(tǒng)之中后上交領(lǐng)導(dǎo)查看審核。領(lǐng)導(dǎo)綜合企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)等方面的因素考核后，如果合同符合企業(yè)的利益，就予以批準(zhǔn)，否則就要在進(jìn)行磋商，變更合同。變更合同主要有兩種方式：供應(yīng)商不便，與供應(yīng)商協(xié)商合同的條款，制定最符合雙方利益的合同；第二種就是直接替換供應(yīng)商。同樣地，在完成合同后還要再繼續(xù)進(jìn)行審核。

⑨與供應(yīng)商簽訂完合同之后，就是接收供應(yīng)商發(fā)過來(lái)的物資，然后，對(duì)物資進(jìn)行來(lái)料檢驗(yàn)，并辦理入庫(kù)手續(xù)，并且在采購(gòu)管理系統(tǒng)中更新庫(kù)存。

⑩辦理完成入庫(kù)手續(xù)之后，就可以由公司財(cái)務(wù)部門與供應(yīng)商進(jìn)行財(cái)務(wù)費(fèi)用結(jié)算。

結(jié)語(yǔ)：

本文對(duì)企業(yè)采購(gòu)管理系統(tǒng)進(jìn)行了研究，基于當(dāng)前采購(gòu)管理當(dāng)中存在的弊端，借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)，引入PCP采購(gòu)協(xié)同應(yīng)用管理系統(tǒng)能夠有效解決當(dāng)前采購(gòu)管理過程中存在的一些問題。本文著重介紹了PCP采購(gòu)協(xié)同應(yīng)用管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)目標(biāo)、以及相關(guān)的流程設(shè)計(jì)。PCP采購(gòu)協(xié)同應(yīng)用管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，能夠真正實(shí)現(xiàn)集中采購(gòu)，有效控制供應(yīng)商的數(shù)量和質(zhì)量，嚴(yán)格規(guī)范了采購(gòu)流程，提高了采購(gòu)效率，有效減少了庫(kù)存積壓，監(jiān)管力度和透明度也得到了很大的提升，為公司管理層進(jìn)行科學(xué)決策提供了信息平臺(tái)支持。

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