如何加強基建工程檔案管理

黃金華

摘要：探索基建工程檔案管理的加強措施。方法：通過認識檔案管理工作的特點和重要性，結(jié)合目前檔案管理工作突出的問題找到合理的管理工作加強方式。結(jié)果：檔案管理工作對基建工程具有重要意義，需要加以重視并提高管理工作效率。結(jié)論：可以通過加強意識、健全機制、提高工作人員素質(zhì)、引入計算機技術(shù)來加強基建工程檔案管理。

關(guān)鍵詞：基建工程；檔案管理；管理方法

基建工程即基礎(chǔ)建設(shè)工程，包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和建筑主體基礎(chǔ)建設(shè)，是城市建設(shè)的基礎(chǔ)，提高城市建設(shè)品質(zhì)的核心，基建工程中的檔案記錄了整個工程的進展情況，是重要的參考資料，如何加強基建工程檔案管理，是需要引起現(xiàn)代化工程企業(yè)重視的課題。

1基建工程檔案管理概論

1.1檔案管理重要性

（1）保證工程質(zhì)量。基建工程檔案一般來說貫穿了整個工程包括工程前期項目決策審批、預(yù)算編制、概要計劃，施工過程中材料供給、技術(shù)方案等的所有文件信息，實行檔案管理，能夠系統(tǒng)便捷地存儲、查找這些文件信息，保證工程更能夠有條不紊地進行，一旦出現(xiàn)紕漏也能夠快速在檔案中找到問題來源，良好的檔案管理能夠很大程度上保證工程的質(zhì)量。

（2）提高工程企業(yè)發(fā)展水平。基建工程檔案真實地反映了工程建設(shè)的全部過程，為企業(yè)的發(fā)展提供了依據(jù)和保障，在企業(yè)不斷發(fā)展的過程中，檔案管理必然逐步趨向規(guī)范化、系統(tǒng)化、科技化，工程檔案為基建工程各階段建設(shè)提供了憑證依據(jù)，加強檔案管理就是提高企業(yè)工程管理水平，對企業(yè)的長遠發(fā)展有著積極的意義。

（3）促進經(jīng)濟發(fā)展。城市經(jīng)濟發(fā)展與城市建設(shè)規(guī)劃息息相關(guān)，基礎(chǔ)工程建設(shè)是城市建設(shè)的重要組成部分，管理好基建工程的文檔資料對于工程建設(shè)、工程后續(xù)跟進都有很大的指導(dǎo)意義，基建工程檔案不僅僅記錄著工程進展?fàn)顩r和企業(yè)發(fā)展里程，更代表著城市發(fā)展進程，是城市建設(shè)和城市管理的重要參考資料。

1.2檔案管理特點

（1）涉及部門多。基建工程項目工程量大，涉及包括行政許可、涉及、勘查、施工、設(shè)備等多個部門單位，所產(chǎn)生的檔案信息也就來源廣泛，需要各部門協(xié)調(diào)配合，加強檔案管理工作。

（2）專業(yè)性強。在工程施工過程中不僅僅會產(chǎn)生紙質(zhì)的文件資料，還包括了大量的圖紙設(shè)計、技術(shù)參數(shù)、視頻圖片等等，這些資料具有很強的專業(yè)性，這就要求了參與檔案管理的人員需要有足夠的能力進行不同領(lǐng)域和性質(zhì)的資料分類。

（3）形成周期長。基礎(chǔ)建設(shè)工程涉及范圍廣，施工過程復(fù)雜，流程多，從一個工程計劃實施到竣工往往需要很長的時間，工程檔案的收集和管理工作就比較吃力，需要緊跟工程進度并保存好已產(chǎn)生的檔案。

2基建工程檔案管理存在的問題

2.1檔案管理意識不足。

很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)沒有認識到這項工作的重要性，所聘請的檔案管理人員很多是缺乏專業(yè)知識和工作經(jīng)驗的業(yè)余人員，沒有專業(yè)的檔案管理流程和制度，對檔案疏于管理，造成重要資料的損壞、流失，在需要調(diào)用資料的時候不能及時準(zhǔn)確查找到資料所在位置，給工程和企業(yè)都帶來了不必要的麻煩。

2.2檔案管理模式過于陳舊。

隨著經(jīng)濟發(fā)展現(xiàn)代化工程建設(shè)注入了新的活力，越來越多的工程建設(shè)采用高新科技提高工程進度，人們生活的提高對工程質(zhì)量也提出了更高的要求，參與建設(shè)的企業(yè)單位也越來越多，基建工程正快速地發(fā)展著，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)與現(xiàn)代化工程建設(shè)逐步脫節(jié)，管理措施不夠完善，使得管理工作效率低下。

2.3管理體制不完善。

很多工程和企業(yè)因為人力資源缺乏和資金缺乏沒有建立專業(yè)的基建檔案管理部門，只是隨意地將檔案資料存放在資料室，也沒有專業(yè)的檔案管理工作者和檔案管理設(shè)備來保存、整理，使得檔案質(zhì)量和安全都得不到保障，嚴(yán)重影響檔案管理的工作效率和經(jīng)濟效益。

3基建工程檔案管理加強措施

3.1提高的檔案管理的重視。

要加強檔案管理，做好檔案管理工作，最源頭的措施就是提高對檔案管理的重視，認識到檔案管理工作對基建工程的重要意義和推動作用，給予檔案管理工作人力物力方面的支持和保障。要規(guī)范化檔案的收集、整理、存儲和調(diào)用流程，建立標(biāo)準(zhǔn)、切合企業(yè)實際的檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理科學(xué)化。在企業(yè)內(nèi)部要宣傳檔案管理理念，協(xié)調(diào)各部門積極配合管理人員工作，及時將檔案移交檔案管理處；企業(yè)外部要加強檔案收集力度，積極與其他參建單位溝通，保證檔案資料的完整性；檔案管理人員更應(yīng)該在工程之初就整理好需要收集保管的檔案名目，積極參與工程建設(shè)，深入現(xiàn)場，恪守管理人員職責(zé)。

3.2建立健全檔案機制。

首先在項目設(shè)立開始就要建立相關(guān)檔案管理部門并招聘專業(yè)的工作人員進行檔案管理工作，按照相關(guān)法律法規(guī)建立健全的檔案管理機制，制定嚴(yán)格的工作制度，明確管理人員工作內(nèi)容和責(zé)任義務(wù)。在檔案資料方面，資料信息要齊全，保證文件的完好，堅持檔案收集與工程建設(shè)同步，管理部門與工程建設(shè)部門相結(jié)合，使每個部門的檔案資料齊全，分類明確，體系鮮明，存取方便，提高檔案管理體系的使用價值；移交手續(xù)要正式正規(guī)，檔案管理人員要在交接檔案的時候保證檔案的真實性、精確性、完整性，監(jiān)督資料生成進度；做好后續(xù)整理工作，確保為工程項目提供可靠地數(shù)據(jù)，將檔案管理工作的價值發(fā)揮出來，保證基建工程的質(zhì)量和進度。

3.3加強檔案管理工作人員綜合素質(zhì)。

檔案管理工作繁瑣復(fù)雜，企業(yè)應(yīng)優(yōu)先招聘有專業(yè)管理知識的人員或者有管理經(jīng)驗的人員擔(dān)任檔案管理工作，要對檔案管理工作人員進行專業(yè)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，拓展他們的知識面，強化專業(yè)管理素養(yǎng)，提高檔案管理理念，培養(yǎng)現(xiàn)代化管理意識。除此之外，還要提高檔案管理人員的職業(yè)道德水平，嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)管理規(guī)定，保證檔案管理工作不托工程后腿，做好檔案保密工作，保證基建工程核心信息不被透露，維護工程企業(yè)基本權(quán)益。

3.4建設(shè)現(xiàn)代化管理手段。

計算機技術(shù)的高速發(fā)展給很多行業(yè)帶來了質(zhì)的改變，檔案管理也應(yīng)該順應(yīng)時代潮流，緊跟科技發(fā)展的步伐，將檔案管理工作與計算機技術(shù)相結(jié)合，利用網(wǎng)絡(luò)進行對檔案資料的傳輸、分類、管理、查閱，建立基建工程檔案數(shù)據(jù)庫，普及電子檔案的使用，引進先進的檔案管理技術(shù)和設(shè)備，實現(xiàn)基建工程項目現(xiàn)代化管理，提高檔案管理工作效率。

結(jié)束語

現(xiàn)代化城市建設(shè)是國家經(jīng)濟發(fā)展的重要組成部分，基礎(chǔ)工程建設(shè)是城市建設(shè)的基礎(chǔ)，基建檔案能夠真實反映工程面貌，對于提高工程質(zhì)量，保證工程進度，工程后續(xù)跟蹤服務(wù)都有重要作用，應(yīng)該得到相關(guān)企業(yè)和部門的高度重視，切實加強基建工程檔案管理，為城市建設(shè)提供可靠地保障，促進社會經(jīng)濟發(fā)展。

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