射頻識別（RFID）技術在檔案管理中的應用

邱玉華

摘要：隨著我國的經濟不斷增長，網絡信息技術的不斷發展，射頻識別技術成為了檔案管理工作中的重中之重，成為了必不可少的檔案管理的關鍵內容，能夠有效利用射頻信號自動識別目標對象，在短時間內獲取到和對象有關的數據信息，能夠幫助檔案管理工作人員降低工作的任務量，簡化檔案管理工作人員的工作程序，如此便能最大限度提升檔案管理工作的信息化水平和工作效率，促進組織機構內部穩定地發展。本文會進一步對射頻識別技術在檔案管理中的應用展開分析與探討。

關鍵詞：射頻識別技術；檔案管理；應用

引言：

當前的社會是一個科技創新的社會，檔案管理工作的發展要與時俱進，跟上科技創新時代前進的腳步，針對檔案管理工作普遍存在的查詢問題，還有一些困難（檔案數據冗余、數據處理效率較低），檔案管理工作者必須結合自身所在環境的發展情況和條件，加大對檔案管理工作的投資力度，將先進的信息技術手段引進到檔案部門，提高檔案管理工作的工作質量和工作效率。射頻識別（RFID）技術是當前新興的自動識別技術，能夠幫助檔案管理工作人員實現自動識別檔案信息、處理信息和一些遠程傳輸信息數據等管理功能，降低檔案管理人員的工作量，實現對檔案數據的快速查詢，優化檔案管理模式。

1.射頻識別（RFID）技術簡要概述

1.1射頻識別（RFID）技術的概念

射頻識別（RFID）技術，又稱為無線射頻識別，它是一種通信技術，能夠通過無線電訊號識別出特定的目標并讀寫出相關的數據，并且不需要識別系統就可以和特定目標之間建立機械學接觸或者光學接觸。在這種射頻識別技術中，射頻一般是微波，頻率在1-1000GHZ，適用的是短距離的識別通信。RFID讀寫器有移動式和固定式，射頻識別技術應用的范圍比較廣，有圖書館、門禁系統、食品安全溯源等。

1.2射頻識別（RFID）技術的特點

射頻識別（RFID）技術作為一種非接觸式的自動識別技術，通過射頻信號識別出目標對象并獲取有關的數據，識別工作可自行完成，而且可以在各種惡劣環境中工作。射頻識別技術能夠識別出高速運動物體，而且能識別出很多個標簽，操作比較快捷方便。射頻識別（RFID）技術主要有以下幾個優勢：

第一，讀取數據非常迅速，一般條形碼只能讀取一個標簽，但是這項技術能夠同時讀取多個標簽。

第二，讀取的距離比較遠，在讀取數據時如果出現了遮擋、隔層的情況，RFID技術能夠穿透紙張、木材、塑料等一些非金屬或者非透明的材質，實現可穿透的通信工作。但是條碼掃描機只能在近距離范圍內而且是沒有遮擋、隔層的情況才能讀取條形碼。

第三，能夠重復使用，條形碼一般印刷上就不能更改，但是射頻識別（RFID）技術能夠寫入后進行反復修改。

第四，信息儲存，射頻識別（RFID）技術可以存儲信息，其容量要遠遠超出條形碼存儲的字符數，隨著該項技術的發展，數據存儲數量也在不斷擴大。

第五，能夠抗污染，比較耐用，一般條形碼的載體是紙張，這樣就很容易受到污染，但是RFID標簽是不同于該紙張的，它能夠抗水、油、化學藥品的腐蝕、污染。條形碼一般附著在包裝的外壁上，比較容易受到損害，但是RFID標簽則是把數據存儲在芯片上，相對能夠免受一定程度的損壞。

1.3射頻識別技術在現實生活中的應用

現實生活中有很多行業都運用了射頻識別技術，將標簽粘附在生產中的汽車，生產方能夠追蹤該輛車在流水線中的進度。倉庫也可以追蹤藥品的位置。射頻標簽也能夠粘附在牲畜、寵物上，對牲畜和寵物進行識別。射頻識別技術能夠為公司的員工設置身份識別卡，讓員工通過刷卡進入有門禁的建筑內，汽車上的射頻應答器也能夠通過射頻識別技術征收停車場內的停車費用。但需要注意的是有的射頻標簽粘附在個人的衣物、財物上可能會泄露個人的隱私。

檔案管理部門引進射頻識別技術，能夠有效發揮出該項技術的優勢，改善檔案管理工作。優勢有這幾點：在存儲數據時可以又快又方便；使用的期限比較長，可以重復使用；電子標簽的掃描效率會很高，可以及時甚至同時讀取出多項數據；更加安全，可以在標簽數據上設置上讀寫密碼保護；數據的容量比較大，進行擴容升級。

2.檔案管理工作中存在的問題

2.1檔案的編目流程復雜

檔案的編目是檔案管理工作中很重要的部分，主要的內容是能夠對各種檔案進行著錄、標引、組織和目錄的制作等，這項工作主要是讓檔案資料能夠科學地進行分類和整理，方便檔案利用者對檔案調用、閱讀。在檔案管理工作模式中大部分的問題是檔案編目流程設計很復雜。檔案的管理人員要對檔案進行科學化、合理化的工作，為檔案入庫做好準備；檔案管理人員要仔細閱讀檔案的內容，依照檔案內容的不同對檔案進行分類整理。檔案條目要逐個進行編排，形成科學的檔案目錄。檔案管理的工作人員要將檔案目錄謄寫到檔案盒上，然后將裝訂成冊的檔案放到檔案盒中存檔。檔案管理工作人員要認真填寫檔案編目，提升管理效率。

2.2檔案借調使用不是很方便，花費時間較長

過去的檔案借調使用需要檔案管理工作人員按照目標類型找到對應的檔案架，找到與之匹配的檔案編目信息，雖然能夠縮短檔案工作人員的檔案借調花費的時間，但是檔案的增加，通過檔案編目信息尋找檔案便不再那么快捷，會導致很多工作繁瑣程度的增加，過度消耗檔案管理工作人員的精力。

2.3檔案存儲的形式較落后，不夠安全

檔案管理工作人員存儲的檔案多為紙質材料，光盤、照片等，這些材料基于它們的特點并不利于長久保存，可能會出現蟲蛀、照片模糊等的問題，影響檔案存儲的安全質量工作。在對檔案進行清點或調閱時，一些檔案很可能出現損毀，非常不利于檔案工作人員的檔案管理工作。射頻識別技術主要是將這些檔案信息轉化為相應數據，存儲在芯片里，而芯片的保存相對前述的那些材料的保存比較安全、簡便，結合射頻識別技術的檔案信息存儲方式，能夠相應減少因頻繁調用翻動相應檔案實體而造成檔案不必要損毀的情況。

3.射頻識別（RFID）技術在檔案管理工作中的應用

3.1檔案的編目流程不再那么繁瑣

在檔案管理工作中采取射頻識別技術不需要在對檔案進行繁瑣的編目流程，大大地減少了檔案工作人員費時費力的工作，射頻識別技術極大地增加了檔案工作人員的自由安排時間，認真學習射頻識別技術，在檔案管理工作中運用該技術，進行優化工作。

3.2提高檔案尋找效率，清點效率

射頻識別技術能夠結合圖像識別技術，清楚地顯現出檔案的擺放位置，檔案管理工作人員通過讀寫器掃庫房的柜架，找到需要的檔案。當檔案擺放的位置有錯誤時，讀寫器就會“報警”，能夠提示工作人員，讓工作人員立即查找出檔案，讓檔案歸到它應該在的位置，便利檔案工作人員。

3.3通過動態跟蹤，確定檔案的狀態

采用射頻識別技術能夠跟蹤、記錄檔案流動的每個節點的情況，當檔案經過任何一個地方時，進行實時記錄，通過內網查詢到記錄，這樣系統用戶就能很快知道檔案的存放地點，確定出檔案的出入庫狀態。

3.4進行身份識別，增強安全性

檔案管理部門通過射頻識別技術可以對利用檔案者進行身份識別，結合當前非常流行的指紋識別技術，通過將現場的指紋和數據庫的指紋進行對比來確定出利用檔案者身份信息的真實性，判斷出正誤，來對是否借閱作出批復。射頻識別技術能夠對活動的物體進行識別，增強檔案被借閱者辦理出入庫的安全性。

結束語：

重視檔案管理工作，提升檔案管理水平，確保檔案工作者的優質服務，就要積極應用先進的射頻識別技術，建立起計算機系統，完善檔案管理系統，實現檔案的智能化管理。

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