淺析信息時(shí)代下檔案管理工程的創(chuàng)新

劉連紅

摘要：創(chuàng)新是改革的動(dòng)力源泉，如今我國的發(fā)展日益加快，各行各業(yè)想要得到更長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展都必須要進(jìn)行創(chuàng)新，因此，在信息時(shí)代飛速發(fā)展的今天，檔案管理工作也需要進(jìn)行相應(yīng)的創(chuàng)新。而傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需求，因此一定要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，如果想保證檔案管理工作能夠得到進(jìn)一步的發(fā)展，就要開展科學(xué)化、信息化的建設(shè)，利用科學(xué)、信息化的手段來開展檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；檔案管理；創(chuàng)新

引言：

檔案主要是負(fù)責(zé)記錄人類的歷史以及社會(huì)的發(fā)展，具有十分重要的保存和研究?jī)r(jià)值，對(duì)我國未來的發(fā)展起到了關(guān)鍵作用。隨著信息技術(shù)在各行業(yè)的普及和發(fā)展，而現(xiàn)代的檔案管理也要在傳統(tǒng)的手工模式上進(jìn)行創(chuàng)新，還要對(duì)管理制度進(jìn)行改革，增強(qiáng)管理人員的專業(yè)能力和業(yè)務(wù)水平，保證檔案信息的安全性和可靠性。

1.信息時(shí)代中檔案管理工作存在的問題

1.1管理信息規(guī)劃和制度的落后

據(jù)調(diào)查數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)，導(dǎo)致我國檔案信息規(guī)劃及設(shè)計(jì)滯后的原因有很多：①如今我國的檔案管理制度較為落后，許多的檔案資源相互隔離，缺乏聯(lián)系，由于資金和權(quán)限等因素的限制，導(dǎo)致檔案管理項(xiàng)目無法在全國內(nèi)開展統(tǒng)一的設(shè)計(jì)和規(guī)劃工作。②由于檔案數(shù)字化會(huì)隨著社會(huì)的發(fā)展而變化，因此檔案信息化具有較強(qiáng)的不確定性，導(dǎo)致在建設(shè)中，難以對(duì)檔案數(shù)字化的管理系統(tǒng)開展設(shè)計(jì)和規(guī)劃工作，從而降低了信息化檔案全面性和準(zhǔn)確性。檔案的信息化有利于資源的整理和歸納，但是想要共享信息檔案還是具有一定的困難。③地方檔案館的信息化一定要滿足相關(guān)行政部門的需求，既要整理好歷史的檔案，也要保證新生成檔案的信息化。

1.2檔案管理服務(wù)手段落后

隨著信息化時(shí)代的發(fā)展，我國越來越重視檔案管理的信息化，著重于信息化高速公路的建設(shè)。現(xiàn)階段，我國的檔案管理信息化水平得到了逐步的提高，但還是與發(fā)達(dá)國家的信息化水平具有很大的距離。目前我國的檔案資源尚未完全，在檔案查詢及對(duì)接方面的技術(shù)較為落后，不能充分的滿足用戶的各項(xiàng)需求。還有相當(dāng)一部分的檔案管理人員操作時(shí)，還是通過人工操作的方式來進(jìn)行檢索和編輯，導(dǎo)致經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)檔案資料不能按時(shí)歸還的情況，不能保證檔案信息的安全性。

1.3缺乏高素質(zhì)的檔案管理人員

雖然檔案管理工作是一項(xiàng)較為簡(jiǎn)單的工作，但是它需要工作人員具有較強(qiáng)的責(zé)任心。檔案管理工作單一，需要員工具有較強(qiáng)的職業(yè)道德，才能保證工作的順利開展。而檔案管理工作對(duì)專業(yè)性的要求高，管理人員一定要具備相關(guān)的檔案管理專業(yè)知識(shí)和一定的信息技術(shù)。如今我國十分缺乏專業(yè)性較強(qiáng)的檔案管理人員，從而嚴(yán)重影響到檔案管理信息化的創(chuàng)新和改革。

1.4缺乏檔案管理信息化創(chuàng)新的保護(hù)制度

檔案資料的數(shù)量十分龐大，工作量較大，因此開展檔案管理工作需要一定的制度保障，這樣才能保證檔案管理工作開展的安全性和可靠性。然而目前我國的檔案管理工作缺乏標(biāo)準(zhǔn)化的保障體系，并且各部門間缺乏溝通、聯(lián)系，導(dǎo)致信息不流通。正是這些因素阻礙了檔案管理工作的創(chuàng)新及發(fā)展，許多的檔案信息資料泄露，降低了檔案信息的安全性，影響了檔案管理事業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。

2.信息時(shí)代下檔案管理的創(chuàng)新

2.1管理理念的創(chuàng)新

如今隨著全球化和信息化的發(fā)展，各種知識(shí)及信息呈爆炸性的增長(zhǎng)，而人們對(duì)檔案資料及信息的需求也逐漸提升，檔案信息的類型也更加廣泛，檔案的獲取速度也有所加快，因此，檔案管理工作一定要對(duì)管理理念進(jìn)行創(chuàng)新、改革，才能滿足社會(huì)發(fā)展的需要。

全面了解檔案管理工作的各項(xiàng)內(nèi)容，單位的領(lǐng)導(dǎo)層要定期學(xué)習(xí)相應(yīng)的檔案文件，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，結(jié)合單位的實(shí)際情況來制定規(guī)范性的檔案制度，并且保證制度能夠得到貫穿和落實(shí)，從而確保檔案管理工作的順利開展。

轉(zhuǎn)換傳統(tǒng)的思想意識(shí)及觀念，在工作中貫徹服務(wù)的理念，舍棄傳統(tǒng)的用戶上門查詢的模式，保證服務(wù)的主動(dòng)性和公開性，滿足用戶的各項(xiàng)需求，改變傳統(tǒng)的觀念及想法，一定要重視用戶的各項(xiàng)需求，落實(shí)好檔案管理工作，針對(duì)用戶的需求來對(duì)檔案資源進(jìn)行收集、整理、和利用，還要對(duì)管理內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)新。

目前我國正處于信息化的時(shí)代，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)跟上時(shí)代的發(fā)展步伐，不斷的充實(shí)自我，擴(kuò)展視野、提高能力、創(chuàng)新服務(wù)方式、優(yōu)化服務(wù)措施，充分發(fā)揮出檔案具有的服務(wù)作用。

2.2管理機(jī)制的創(chuàng)新

在信息時(shí)代的背景下，檔案管理一定要結(jié)合自身情況來創(chuàng)新管理制度，提高檔案的有效利用率，充分發(fā)揮檔案管理的服務(wù)作用。

創(chuàng)新人才機(jī)制。想要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化，首先要有足夠的管理人才，才能保證檔案管理工作的順利開展，而隨著信息時(shí)代的發(fā)展，當(dāng)今社會(huì)對(duì)檔案管理人才有了更高的要求，而檔案管理的人員隊(duì)伍也會(huì)對(duì)檔案工作的創(chuàng)新產(chǎn)生一定的影響。其次，還要結(jié)合檔案管理部門的工作經(jīng)驗(yàn)來制定人才培養(yǎng)機(jī)制，定期對(duì)人員進(jìn)行教育和培養(yǎng)，優(yōu)化人才培養(yǎng)制度，提升管理人員的綜合素質(zhì)。除此之外，在工作中，要盡力發(fā)揮員工的作用，挖掘員工的潛力，促進(jìn)人才的發(fā)展。

創(chuàng)新競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，在檔案管理部門中引進(jìn)競(jìng)爭(zhēng)制度，提高管理部門人員工作的積極性，在每項(xiàng)檔案管理環(huán)節(jié)中，都要開展效率競(jìng)爭(zhēng)和服務(wù)競(jìng)爭(zhēng)體制，從而刺激員工的工作活力，營造良好的競(jìng)爭(zhēng)氛圍，協(xié)調(diào)檔案管理工作的各項(xiàng)內(nèi)容，提高工作效率，保證檔案管理人員積極進(jìn)取，提升自身的專業(yè)能力及素養(yǎng)，順應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展。

創(chuàng)新懲獎(jiǎng)機(jī)制。強(qiáng)化檔案管理人員的監(jiān)管和考核力度，結(jié)合管理人員在工作中的表現(xiàn)及能力來評(píng)級(jí)，根據(jù)其表現(xiàn)的優(yōu)異程度、工作成效來給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，而對(duì)于工作態(tài)度有問題和缺乏責(zé)任感的人員予以一定的懲罰，在檔案部門內(nèi)營造良好的工作氛圍，確保檔案管理工作的順利開展，從而強(qiáng)化檔案資源的管理力度。

2.3管理手段的創(chuàng)新

在信息時(shí)代的背景下，一定要對(duì)檔案管理模式進(jìn)行不斷的創(chuàng)新和改革，提高檔案管理的工作效率、管理能力以及服務(wù)質(zhì)量。

向國外的先進(jìn)技術(shù)學(xué)習(xí)，利用合理的管理措施以及科學(xué)的檔案管理理念，在實(shí)踐的過程中，不斷的強(qiáng)化、發(fā)展管理手段，制定科學(xué)、合理的檔案管理體系。

借鑒先進(jìn)的管理技術(shù)及模式，在管理部門中引進(jìn)相關(guān)的設(shè)備及工具，優(yōu)化檔案的資源管理模式，并在檔案管理工作中注入新鮮的血液。例如，利用網(wǎng)站來制定檔案管理的網(wǎng)頁，要對(duì)網(wǎng)上的數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行收集、整理，保證檔案管理服務(wù)系統(tǒng)與企業(yè)單位的網(wǎng)站相連，能夠利用網(wǎng)絡(luò)來檢索檔案信息，通過現(xiàn)代技術(shù)對(duì)電子文件進(jìn)行收納，并且保證網(wǎng)頁上提供的電子文件具有限制性和保密性，編制相應(yīng)的檔案管理體制，還要開展數(shù)據(jù)庫查詢、在線咨詢、信息交流等多項(xiàng)服務(wù)措施，最大程度上提高檔案的利用率。此外，還應(yīng)充分發(fā)揮現(xiàn)代化服務(wù)模式的作用，促進(jìn)檔案管理工作的多樣性和全面性，推動(dòng)檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展，保證檔案管理人員能發(fā)揮自身的價(jià)值，增加檔案信息的容納量，提高管理的工作效率。

結(jié)語：

綜上所述，隨著全球化的邁進(jìn)，各行各業(yè)都要對(duì)自身進(jìn)行改革和創(chuàng)新。現(xiàn)階段，我國對(duì)檔案管理的信息化發(fā)展有了更高的要求，只有對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新和改革，才能推動(dòng)檔案管理工作的發(fā)展。

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