關于中學檔案數字化管理現狀分析及路徑探討

郭軍玲

摘 要：本文結合實際，對中學檔案數字化管理現狀進行分析，發現其中的問題，并提出中學檔案數字化管理發展的三條路徑，總結數字化檔案管理工作中應注意的要點，希望本文能夠為中學檔案數字化管理工作的發展提供幫助。

關鍵詞：中學；檔案管理；數字化管理

引言：檔案數字化管理指的是利用信息技術實現對檔案資料的收集、存儲和應用，這是目前檔案管理工作發展的主要模式，也是中學檔案管理建設的基本目標。討論中學檔案數字化管理現狀，發現其中的問題并尋找有效的發展路徑，對中學檔案工作的進步大有裨益，值得我們進行深入的思考和探索。

1.中學檔案數字化管理現狀

1.1 檔案數字化管理模式基本建立

檔案管理數字化的基礎是使用信息技術，目前，我國大部分省市地區的中學已經基本建立了數字化檔案管理制度，大多數學校檔案管理部門都配備計算機、打印機、掃描儀等數字化辦公設備；教師人事檔案中涉及到社會人力資源保障、教師個人職稱評定等事項的，都已經與學校所在地相關部門聯網；學生學籍檔案電子化、教師人事檔案電子化、學校財務檔案電子化基本實現。可以說，中學檔案數字化管理模式基本建立起來了。

1.2 檔案數字化管理進程發展緩慢

中學檔案管理數字化進程相對復雜，但從整體上來講，檔案資料錄入程序以及結果信息化、檔案調取自動化、檔案資料利用多樣化以及資源共享，是數字化發展的主要指標，但是實際上，很多中學學校檔案管理工作人員存在著能力方面的不足，例如，對檔案管理系統接受速度慢、不能主動應對管理系統中出現的問題，甚至有些工作人員對數字化管理存在抗拒態度，降低了檔案管理工作效率；學校檔案管理缺乏相應的制度、硬件、軟件存在漏洞，使檔案管理工作中的額外操作增加，數字化管理進程發展緩慢；猶如，對學校檔案利用程度不足，不能對師生檔案進行全面分析，對學校發展相關事宜的資料錄入形式單一，不能如實反映事件的本質等。這些問題的存在，使數字化管理的優勢難以發揮出來。

2. 中學檔案數字化管理的發展路徑

2.1 以檔案管理工作者能力為核心實現數字化管理發展

檔案管理工作包括三個基本的程序，即檔案資料的收集、存儲和調取利用，在這些環節中，檔案管理工作人員的個人能力，對檔案工作進程影響很大。不能夠主動發現檔案資料價值、沒有信息化檔案意識的工作者，在數字化管理發展進程中能夠實現的工作價值是有限的，而一個對檔案管理工作有高度的敏感性，能夠主動搜集資料、主動應用檔案資料的管理工作者，其對數字化檔案管理工作發展的促進作用也非常明顯。對照目前中學檔案管理工作發展實際情況，提高管理者工作能力，是實現數字化管理發展的首要路徑。中學學校應做到以下兩點：第一，對現有的檔案管理工作者職業能力進行考核，有發展空間的，安排培訓學習等活動，提高其職業能力，對工作態度消極，不能積極主動配合數字化管理發展的，應進行調崗；第二，將檔案管理工作部分外包，或者招聘專業的數字化管理人才參與到中學檔案管理工作中來，對工作中存在的失誤進行及時整改。

2.2 以檔案管理資源投入為核心實現數字化管理發展

中學檔案數字化的服務對象主要為社會、教育主管部門、教職工、學校、學生與家長等五個方面，為他們提供檔案目錄檢索、資料查找、借閱、歸還、資源、復制、編研等檔案服務工作，師生和學校管理做好服務。因此，利用檔案數字化查詢速度快、自動化程度高等強大技術優勢，為社會各界做好服務工作是檔案管理數字化發展的目的。這不僅需要檔案管理工作者的工作能力作為基礎，還需要大量的硬件和軟件投入，以及數字化檔案利用相關的資源投入，只有這樣，中學檔案才能真正發揮出價值。中學加大對數字化檔案管理的資源投入，主要包括以下三個方面；第一，加大硬件投入，淘汰老舊的計算機、淘汰可能造成工作誤差、網絡傳播風險的其他硬件設施，更換適合檔案數字化管理工作的硬件設備；第二，加大軟件投入，積極購入適合中學學校的檔案管理系統，有條件的學校，應建立相應的檔案信息網站，實現檔案信息資源共享；第三，加大社會資源投入，聘任檔案管理技術指導員，針對目前的數字化檔案管理工作進行全面分析，尋找提高檔案利用率、擴大檔案服務范圍的有效措施。

2.3 以檔案管理服務意識為核心實現數字化管理發展

在信息時代，檔案就是最有價值、集中性最強的信息資源，中學檔案包含了與中學學校發展的一切內容，而數字化管理的目標，就是實現中學檔案資源的高效利用，突出檔案管理的服務價值，展示出其對中學學校、教師以及學生的服務價值。因此，提高服務意識，展示服務作為，是數字化管理發展的路徑。首先，中學學校的領導和全校教師應充分重視檔案管理工作，學會對檔案內容進行積極主動的查詢和應用，檔案管理工作者也應該具有創新意識，為全校師生主動提供檔案服務，如根據學生的學習成績檔案資料，分析某一個班級的學習狀態以及班主任的班級管理能力，為班級發展提供科學的資料基礎；其次，檔案管理工作人員應主動學習檔案數據處理技術，定期展開檔案資料分析討論會，充分利用檔案資源，從全局角度出發，為學校師生以及校園發展計劃獻策獻計。

3. 中學檔案數字化管理過程中應注意的問題

3.1 提高檔案管理工作的宣傳力度

為了使中學檔案資料信息收集工作更加順利，提高檔案資料的收集管理效力，使檔案管理工作擁有堅實的基礎，就必須改變中學師生以及學校管理層對檔案工作的認知，進行檔案管理工作宣傳十分必要。具體可以從以下三方面進行：第一，以講座的形式，向全校師生宣傳檔案管理工作的重要性，通過講座上距離以及播放相關短片的形式，提高師生對檔案管理工作的重視程度，提升資料收集工作的效力；第二，制作宣傳手冊，發布給班級、教研室、辦公室，幫助教師和學生們理清檔案資料的填寫程序并說明其實際價值，因此師生重視；第三，主動對已有檔案進行分析，主動向學校領導匯報檔案管理工作，主動引起領導重視。

3.2 做好保密工作

部分學校在推進檔案數字化管理的過程中常常不重視安全問題，容易在檔案管理軟件或硬件設施維修過程中出現檔案信息材料丟失會損壞的情況，對檔案的開發利用工作帶來極大的損失和影響。基于此，在對各類信息數據的密級上應當予以嚴格界定，我們要科學應用計算機的加密技術，對檔案材料進行數據加密，同時正確處理好保密工作與檔案材料開發利用工作的關系，檔案管理人員必須要做好檔案室的防高溫、防潮、防病毒等工作，在認真對待檔案管理工作的基礎上，真正能夠科學處理好其與檔案利用的關系，確保檔案信息的安全。

4.結論

綜上所述，中學檔案數字化管理已經有一定的基礎，但是，數字化管理發展進行仍舊較慢，數字化水平不高，程度不足。中學學校應該立足三個核心，提高檔案管理工作人員職業能力、加大資源投入，發展互聯網思維，以此作為檔案數字化管理發展的基本路徑，在這個過程中，應重視檔案管理工作的宣傳以及檔案保密工作，以便為數字化管理的發展提供良好的環境。

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