信息化環境下水電企業檔案管理的創新策略

揭玉琪

摘 要：隨著水力發電事業的快速發展，檔案推動水電企業建設與發展上發揮著日益重要的作用。在信息化環境下水電企業檔案管理要加強創新，通過對計算機技術、網絡技術、數字化技術與數據庫技術等有效應用，讓傳統文書、科技、人事等檔案轉變為數字檔案。同時在現代信息技術支持下，水電企業還要建立檔案目錄數據庫，由計算機網絡設備實現檔案信息資源的傳輸，為水電企業更好的發展奠定良好基礎。本文將簡述信息化環境下水電企業檔案管理創新的意義，并就水電企業檔案管理的現狀提出了切實可行的創新策略。

關鍵詞：信息化；水電企業；檔案管理

水電企業在生產、建設和科研等過程中會形成大量檔案，包括各種圖紙、圖表、文字材料、聲像材料等，是企業的重要財富。水電企業要充分意識到檔案管理的重要性，認真做好收集、整理、存儲和利用等工作，確保最大限度發揮出檔案的作用，為自身的建設與發展提供可靠依據。在信息化時代下，水電企業檔案管理者也要形成新的觀念，積極轉變管理方法，將各種先進設備與技術利用起來，提升水電檔案管理的現代化水平，讓水電檔案的作用真正得到體現。

一、信息化環境下水電企業檔案管理創新的意義

水電企業要加快檔案管理信息化建設步伐，圍繞水力發電檔案，通過對計算機和現代化信息技術的應用，讓傳統手工檔案管理逐步轉變為信息化、數字化的檔案管理，形成完善的檔案信息管理平臺。在水電企業發展與建設過程中，計算機技術、信息化技術和數字化技術應用也越來越廣泛，在檔案管理中也要引起關注，將各種新技術、新設備利用起來，達到提升檔案管理效率的目的[1]。當前水電企業檔案載體從紙張轉變為硬盤，水力發電檔案的價值也日益突出，應用頻率逐漸加大，對傳統手工檔案管理模式來說，已經難以滿足水電企業檔案管理工作要求，需要提高對信息化建設的重視程度。這樣才能有效共享水力發電檔案信息，為水電企業進一步發展創造更加有利的條件。

二、水電企業檔案管理的現狀

當前，水電企業檔案管理中還有很多不足之處，主要體現在以下幾點：第一，缺乏較強的信息化意識。水電企業要想提升檔案管理信息化水平，就需要投入大量的資金，但是在傳統觀念的影響下，認為這項投入不能產生直接經濟效益，因此存在著疏忽。第二，指導不合理。在水電企業檔案管理信息化建設中，至今缺乏有效的外部指導，也未制定科學的規劃。在引進信息化技術與先進設備時，也經常盲目進行，既浪費了大量資金，也不能體現出水力發電檔案信息化的優勢[2]。第三，未完善檔案管理標準。所謂檔案管理標準，即水力發電檔案從實體管理轉變為信息管理的過程中，需要有相應的業務規范與技術標準。在水電企業檔案信息化、標準化發展過程中，傳統檔案管理標準已經顯得過于落后，需要在信息管理與產品標準上進行完善。

三、信息化環境下水電企業檔案管理創新的策略

（一）創新思想理念，加大資金投入

信息化環境下水電企業檔案管理的創新，需要我們轉變思想觀念，為提升檔案管理信息化水平，需要增加資金投入，盡快將計算機、打印機、掃描儀、復印件和光盤刻錄機等硬件設備配置齊全，注重對網絡系統的開發。水力發電檔案信息化建設包含了大量內容，與眾多事項都密切相關，要求企業管理者充分意識到這一點，清楚信息化建設的重要性，在資金上提供可靠保障。對此，要按照《檔案法》中提出的要求，明確檔案管理人員的工作職責，促使其規范、高效開展工作，確保水電檔案管理信息化建設可以取得新成效。同時在檔案內容、著錄項目和數據庫結構等內容上，也應該將規定統一下來，不斷規范檔案數據管理軟硬件文檔格式、數據指標等，真正實現水力發電相關數據信息的共享。水電企業內部應該實行統一的軟件，確保讓數據能夠正常轉換與讀取。

（二）加強數據庫管理，實現信息共享

水電企業要重視檔案數據庫建設，這樣既有利于共享水力發電檔案信息，還保證了其安全性、完整性與有序性。在檔案數據庫建設中，需要對檔案作出科學分類與規范化處理，采取記錄形式在計算機中存儲，通過數據庫技術和網絡技術的結合，有利于提升水力發電檔案開發與利用效率。水電企業要重視建設檔案目錄中心和全文檔案信息化資源數據庫，并嚴格執行國家相關技術標準，形成統一的信息采集與交換標準，確保檔案數據更加安全與一致。水電企業要建設檔案網頁，自動上傳收集電子文件，提供在線服務，并在建立內部局域網后，主動組織上網數據與信息，發揮出檔案管理服務系統的作用，讓水力發電檔案信息能夠在網上完成檢索，更好的服務于水電企業各項工作[3]。此外，水電企業還要注重對電子文件數據管理中心的建設，促使檔案部門和企事業單位信息管理部門進行有效合作，提供相應的電子文件查詢與利用服務，從而共享電子文件信息資源。

（三）完善檔案管理制度，保證信息安全

在信息化環境下，水電企業也需要在技術、管理及制度等方面加強創新，對以往落后的管理模式進行改進，形成完善的檔案管理制度。水電企業在檔案管理信息化建設的過程中，要盡快建立起相應的檔案管理制度，促使這項可以順利開展，保證水力發電的檔案得到有效管理，真正發揮出應有的作用。在水電企業電子文件形成、存儲、傳輸、利用和計算機系統、存儲介質等方面，也需要將保密防范工作做到位，避免出現電子文件被竊密的現象。水電企業要加大內部管理力度，將檔案安全管理職責明確下來，層層簽訂檔案安全保密承諾書。水電企業要認真做好檔案安全保密記錄，確保在出現檔案安全問題后能夠進行追溯檢查，及時追回檔案，保證水力發電檔案的完整性。

（四）注重隊伍建設，提升檔案管理人員素質

信息化環境下水電企業檔案管理要想實現創新，需要更多素質高、能力強的人才，不僅要熟練操作各種先進軟件與設備，還應具備豐富的檔案管理理論知識。而現在很多水電企業檔案管理人員知識結構單一，專業技能不強，已經難以滿足實際檔案管理工作的要求，水電企業要定期開展針對檔案管理人員的培訓工作，提升他們的檔案信息資源綜合分析能力，學習計算機信息管理操作系統的正確運用方法，確保可以更好的開展水力發電檔案收集、整理、存儲和利用等工作。對于檔案管理人員來說，也要結合實際工作崗位要求，主動進行學習，積極參與到各種培訓活動中，盡快對自身專業知識進行更新，實現業務素質與功能能力的提升[4]。唯有如此，水電企業檔案管理信息化建設才能規范、高效和穩定進行，進一步發揮出檔案在水電企業建設與發展中的作用。

四、結語

總之，近年來我國科技越來越先進，社會經濟也發展很快，各個行業領域有了翻天覆地的變化，對電力的需求也逐步增大。這為水電企業的建設與發展帶來了良好的機遇，必須跟上時代發展腳步，采取更加科學與高效的管理方法，不斷提升內部工作效率。而檔案管理作為水電企業管理工作中的重點內容，也要加強創新，走信息化發展道路。水電企業要逐步增加人力與資金的投入，完善檔案信息化管理所需設備設施，確保提升水力發電檔案的管理效率，為企業的快速、穩定發展打下堅實基礎。

參考文獻：

[1]成毅然.大型水電企業文書檔案保密工作探討[J].城建檔案，2018（07）：95-96.

[2]汪業林，張鑫文，李亞平.水電企業工程檔案管理創新實踐[J].中國檔案，2017（03）：60.

[3]黃大忠.淺淡水電企業科技檔案管理與開發[J].辦公室業務，2015（17）：73.

[4]李萍.探析水電工程資料的信息化建設[J].電子制作，2014（10）：140-136.