強化檔案意識完善檔案管理

楊占軍

摘 要：無論是在企業中還是在高校等，檔案都具有重要作用。為保障檔案的使用功能可有效發揮，應對其進行合理有效的管理。強化檔案意識并對檔案管理進行完善，有利于提高檔案管理的質量與效率，從而促進檔案事業的進一步發展。

關鍵詞：檔案意識；隊伍建設；強化措施

1 提升檔案意識的重要性

1.1 是社會公眾對檔案部門的要求

檔案是對已發生的事件進行相應記錄的一種資料，除了具有記錄作用外，還可以為相關措施的制定等方面提供參考價值。因此隨著時代的進步和經濟水平的不斷提升，人們對檔案逐漸提高了重視。這就使得人們對檔案部門提出了更多更高的要求，因此檔案部門應突破以往的檔案管理的觀念，進行新型檔案管理思路的探索，從而為人民群眾提供更優質的檔案服務。對自身所具有的潛力進行有效挖掘，從而實現檔案管理與社會發展的有機結合。

1.2 是檔案工作自身發展的需要

檔案部門在進行日常工作時，主要是為社會提供相應的檔案服務，如咨詢、檔案保管等方面，屬于服務性質的工作。因此檔案行業的發展的基礎之一便是較好的服務質量與效率，為保障檔案工作的使用價值可充分有效的發揮，在日常工作中應提高對檔案服務的重視，并將其作為工作的核心貫穿于工作的各個環節。所以應強化檔案意識，改善服務的質量與效率，才哦哦那個人對服務的形式、內容進行改變，并創新管理的理念、模式和方法等。使檔案可以充分發揮自身所具有的存憑功能、育人功能和資政功能等，實現自身的價值。

2 增強檔案意識，健全規章制度

在進行相關的檔案工作時，增強檔案意識是保障工作質量的首要前提。因此在工作中應將相關的領導人員、管理人員作為主要進行宣傳的對象，各個領導人員、管理人員在檔案的日常工作中具有重要作用，并且對檔案工作的質量具有直接影響。因此舉辦相應的法規講座和培訓等，提高這部分人員的檔案意識，從而為后續工作的進行和相關措施的落實提供保障。還應對各個崗位的責任進行明確，使各個部門提高對收集檔案、整理檔案、和歸檔等的重視。制定具有健全性的檔案管理制度，并在日常工作中嚴格按照相關制度進行檔案的歸類、立卷和存放等，有利于收集檔案和借閱檔案等工作的規范性，并促進檔案資源的共享性。在進行檔案的查閱和借閱等工作時，按照相應的制度辦理手續，從而做到有據可循。各個部門應進行配合，從而保障檔案收集的有效性與及時性，還應定期派工作人員進行外出學習等，從而對先進的理念、技術等充分學習與引進，并與自身的工作經驗相融合，根據所在企業的實際情況，開展相關工作。檔案工作人員對企業的生產會議、竣工驗收等應積極參加，從而進行把關工作，切實保障檔案工作正常有序的進行。

3 建立高效檔案管理人員隊伍

為提高檔案管理工作的質量與效率，應建設相應的管理隊伍，并設置兼職性質的檔案管理人員。對檔案管理人員工作的職責等要有效明確，并通過健全的管理機制和制度等對工作人員的日常工作行為進行有效制約，從而促進檔案管理工作的有序進行。檔案工作具有一定的積累性，可設置兼職性質的檔案管理人員，并由這部分人員在日常的工作中收集檔案并進行合理的整理。這部分人員還應與各個部分保持緊密的聯系，從而對企業自身所產生的檔案進行有效收集。進行管理規范的制定，結合國家的相應標準、工作人員自身所具有的工作經驗以及企業自身的實際情況等，從而保障該標準具有較好的實用性與針對性，可充分發揮自身的作用。將檔案利用信息及時提供給單位領導、各部門，使他們親身體驗到檔案的利用價值，促使他們更積極主動地配合檔案部門做好各類檔案的收集、整理工作。從事利用服務工作的檔案管理人員，是制度的直接執行者，對檔案安全負有直接責任，能獨立處理利用中出現的一般問題。涉密檔案管理人員要嚴格執行保密制度，提高檔案保密安全意識。

4 強化措施，消除隱患

在日常管理工作中，檔案庫房實行專人保管、專人查閱，非本公司檔案人員，不得進入庫房。每天保持良好的衛生環境，檢查庫房安全情況，每天下班前檢查庫房門窗及電源設備是否關好。檔案資料借閱實行專人負責，認證執行檔案資料借閱制度，做好借閱登記，定期清點催還歸位。借閱者離去之前仔細檢查翻閱過的檔案和文件，發現問題及時查處。

5 合理運用現代化科學技術促進檔案信息化管理

檔案信息化建設是企業檔案工作的發展方向。隨著社會科技的進步，檔案管理的現代化、信息化已是新時期檔案事業發展的重要方向。現代化管理主要體現在兩個方面：一方面是利用現代化高科技手段提高檔案工作效率，克服以往檔案工作的人工操作的落后性，通過不斷地添置現代化的設備，如利用計算機進行檢索，檔案的掃描技術、現代化的檔案保護技術，使檔案工作從落后的手工操作走向現代化的管理。另一方面是利用現代化管理手段推進檔案信息化的管理，通過計算機軟件對文件、檔案的全部信息進行統一管理，對檔案及文件信息的生成、轉化、提供利用實行計算機一體化管理，提升經辦人員檔案管理水平。進行系統不斷升級，并全面啟用國家電網公司統一推廣的協同辦公檔案管理系統，可以增強檔案資料的網上遠程查詢和借閱功能，并提高檔案的利用率，為檔案信息資源共享創造了條件。目前，部分企業文書、科技、實物、聲像檔案已全部實現信息數字化、利用網絡化管理，通過企業網絡實現檔案信息共享。檔案管理模式從以檔案實體保管為主轉變為以數字化信息提供利用服務為重心，從管理部室到班組都可以通過局域網隨機查閱、檢索檔案信息，大大提高了工作效率。

檔案是一種原生的信息資源，檔案的生命和價值在于利用。在收集、整理的檔案，幾十年、幾百年后也同樣是珍貴的歷史資料，可供后人借鑒。“快捷、準確、真實”是檔案利用的原則，“競爭、效益、資源共享”是檔案利用的宗旨。因此，隨著社會的發展，隨著企業單位領導和廣大職工對檔案的重要性以及檔案資料的利用價值認識的逐步提高，人們將學會查閱檔案信息和利用回溯性信息，可以預測，對檔案利用的需求會不斷增加，檔案利用者會越來越多，檔案的利用量也會越多越大，這種趨勢將會全面和持續的發展下去。

6 結束語

檔案具有重要的作用，不僅可以對易發生的事情進行相應的記載，還可以對未來的決策等方面提供參考。在實際工作中為保障檔案的使用功能可以有效發揮，應提高對檔案管理工作的重視。強化檔案意識，對檔案管理工作的重要性正確認識，從而使相應的措施有效落實避免流于形式。在此過程中還應對檔案管理工作進行完善，保障相關的管理制度具有較好的健全性，建立相應的管理人員隊伍，對其中人員進行嚴格篩選，確保管理人員具有較高的專業性和綜合素質，并具有豐富的工作經驗與較強的責任感。對現代化信息技術充分應用，從而實現現代化的檔案管理，降低工作難度減少工作量，并減少因人為原因導致的失誤，從而提高檔案管理工作的質量與效率，促進檔案事業的發展與進步。

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