疾控檔案信息化建設問題與對策研究

瞿文

（江蘇省疾病預防控制中心 江蘇 南京 210009）

檔案是組織或個人完整記錄作用的固化信息，檔案既是工作的需要，也是社會的需要[1]。疾控檔案是為了防制疾病傳播流行，一系列的數據和材料被保存起來以備查考的記錄材料，如實地反映疾控中心的業務工作。疾控檔案具有種類繁多、內容多、范圍廣等行業特點。隨著人們對健康程度的重視，疾控中心工作中所產生大量的文件資料，傳統的紙質檔案管理方法已經不能適應社會的需求[2]。在信息化的背景下，如何有效地對這些資料進行高效的管理，是擺在疾控檔案管理人員面前的一道難題，近年來隨著網絡的發展，疾控檔案信息化建設取得了長足的進步，這些數據為政府決策提供依據，為人民群眾服務，為醫療機構服務。但是由于主客觀原因，還存在一些問題，亟需解決。

1.疾控檔案管理內涵

1.1 疾控檔案的概念

疾控檔案是指疾病預防控制機構在相關活動中對具有保存價值的文字、圖像等進行記錄，是發展疾病預防控制事業的重要信息資源。疾控檔案主要形成于日常業務活動中，要按照檔案的屬性對檔案進行劃分，以確保業務檔案能夠全面反映業務工作水平[3]。從疾控檔案的特點來看，首先是科學研究價值高，這些材料不可缺少和無法替代，例如手足病的檔案記錄有利于為手足口病防控措施提供科學依據，檔案的內容往往涉及到醫療衛生前沿的知識，因此疾控檔案的科研價值很高[4]。其次是具有動態性，動態性決定了疾控檔案的時間的連續性很強。再次是形式多樣，覆蓋面廣，內容范疇具有國際性，近年來疾控檔案信息已經實現了資源共享，我們必須加強國際間交流，互通有無，為人類生命延續做出貢獻。

1.2 疾控檔案信息化的概念

首先是信息化，什么是信息化？信息化就是運用現代高科技技術，以及物理實體平臺，如現代電腦，云端技術等，實現工作，場景的便利化；疾控檔案信息化就是在日常疾控組織中心內部的傳統檔案工作，通過借助現代化科學技術等手段從而實現傳統工作所不能達到的信息存儲，信息分類，信息檢索，數據分析與加工的工作方法過程。在這一過程中，要采用現代信息技術裝備檔案部門。檔案信息化的實質上指的是“檔案信息資源”，我們要運用一定的技術手段，加以開發和利用，實現真正意義上的信息利用社會化[5]。檔案信息化與檔案信息化建設是相互關聯的兩個問題，在疾控檔案信息化搭建的過程中，我們需要準備并完成如下幾個重點建設：

（1）結合疾控中心工作的實際需求，預設計和搭建整個信息化工作流程，凡是預則立不預則廢，只有充分了解實際工作需求，理清思路，預先規劃整個系統搭建流程，才能更好的為后期實際工作，打好基礎，做好引導。

（2）硬件建設，這里主要指與信息化工作相關的主要物理實體，亦即現代高科技設備，如電腦，存儲器，服務器等，優質穩定的硬件設施是實現整個信息化工作的基礎，是為后續工作服務提供骨骼支撐。

（3）基礎數據信息搭建，主要指日常檔案工作中的基礎數據信息收集，這包括歷史信息和未來可能發生的信息，準確全面的數據庫信息，是確保信息化工作準確高效的基礎。

（4）信息化系統建設，現代企業中，我們經常看到ERP建設，實際上，疾控檔案信息化工作也如同現代企業管理一樣，本質上也是一種ERP建設，它主要包括整個信息流的采集，存儲，分析，歸檔，安全等關于信息資源的各個方面，它提供了整個信息化工作的血液，使各種冰冷的硬件設施聯系起來，具備了溫度。

（5）工作方式方法標準化，標準化是指導我們正確工作強有力的保障，我們需要根據實際工作，制定各個環節的標準化工作流程，以確保工作不會出現偏差。

（6）專門的人力資源建設，在檔案信息化建設過程中，尤其是疾控工作，這種相對專業的單位組織中，專業的IT人才復合疾控專家人才，才是我們最寶貴的財富，既要懂疾控專業工作，也要懂現代高科技技術，同時也要具備較強的動手能力，人是一切工作的發動源泉，疾控檔案信息化建設就是需要如上人才，才能確保信息化工作的順利穩定可持續開展。

總結以上需要我們著重關注的幾點，就是要我們在整個疾控檔案信息化工作建設過程中，堅持如下原則：優先規劃，有序試點，規范標準，重點突擊，安全保密，及時反饋。

2.疾控檔案信息化建設的主要工作

首先，在官方發布的《全國檔案信息化建設實施綱要》中明確了什么是檔案信息化建設的主要工作內容以及工作目標，結合疾控中心檔案工作的實際需求和特點，疾控檔案信息化建設工作重點在如下幾個方面著力：一是業務流程再造，要打破傳統檔案工作的慣性思維，提出改革的建議，報備相關職能管理部門，轉變工作只能，協同處理；二是疾控中心檔案管理信息化工作的數據開發與分享，數據就是信息，我們尤其要主要歷史數據的保護與利用，確保數據及時有效的上線，保證數據交換的暢通與安全，做好日常數據信息的收集與分析，這樣才能讓整個疾控中心的檔案管理工作準確高效運轉起來；三是基于疾控中心實際工作內容，創建檔案信息化管理的軟硬件等基礎建設，這其中最重要的就是結合疾控之心工作進行相應開發系組織單位應用軟件及系統集成軟件，例如存儲、安全管理和操作系統等，在建設過程中要注意以下幾點：首先是統籌規劃的建設方法，要理解和把握上級檔案部門和信息化要求，認真考慮本地其他部門所采取的軟件系統的技術標準。其次是循序漸進的建設方法，按照進行標準化中心機房建設→進行基礎網絡環境建設→根據當期建設重點配備相應設備→根據實際情況開發建設檔案管理系統和信息發布系統→建設內外網聯動系統。再次是以人為本的建設方法，要通過人性化的系統開發，使他們在思想上易于接受[8]。最后是規范運作的建設方法，要強調主體責任、要明確運行效力、要強化技術支撐；四是疾控中心檔案信息化建設工作的標準體系建設，標準體系建設關系到日常工作的效率以及質量的的有限保障，首先根據疾控中心實際工作需求，定崗定責，設立檔案工作的標準流程，其次與信息化建設單位溝通，設立標準的信息化工作技術參數標準，再次要根據實際軟硬件的配備情況，實現各項設備的監督維護標磚，再其次要充分完善檔案信息的錄入，收集標準流程，實現數據存儲的安全，有效，便捷，最后要實現清晰明了的獎懲機制，完善疾控檔案信息化工作的制度建設，確保相關工作人員能夠克職盡守，律己律人，保證信息化工作有序開展。

3.疾控中心檔案管理信息化建設中的矛盾沖突

3.1 體制機制瓶頸問題

市場經濟條件下行政管理體制改革相對滯后，因此疾控檔案信息化建設受到了體制機制的阻撓，但是也要看到信息化對政府工作體制機制改革的促進作用。

目前主要問題包括以下幾點：一是檔案信息化工作體系尚需完善，從國家到地方的體系還沒有完整地建立起來，地區之間不平衡的現象非常突出。致使檔案信息化建設條塊交織，規劃計劃過于宏觀。二是檔案信息化應用系統建設體系有待統一，受建設資金來源等因素制約，缺乏頂層協調，數據標準不同成為普遍現象，

檔案信息網絡只能實現區域內互聯，省際網絡互聯一時難以被人接受，不同部門的業務系統均設置了存檔環節，但卻無法統一，加大了檔案信息化建設的難度。

三是檔案遠程利用中檔案館的互相認證體系需逐步建立，不同地區檔案館之間的檔案遠程認證協議還沒有建立起來，在基層單位實施則有更長的路要走，另外檔案遠程利用的技術舉措也沒有公認的方法，很多采用傳真方式傳輸的復制品。

3.2 信息資源整合瓶頸問題

在打造服務型政府的國家戰略指導下，目前個政府部門主題間的數據信息交流交換正在有序推動，但是整體上還比較緩慢，尤其是檔案管理資源，由于單位性質，部門界限，技術壁壘等，檔案信息化的建設還需要進一步推動和加強。重點可以概括為幾下三點：一是數據信息雜亂無序，尤其是基層信息缺失混亂，無法有限轉換實際工作價值，同時帶來的各檔案管理人員深陷于檔案管理的最基礎工作上，精力渙散，無法有效開展創新型工作；二是沒有統一的管理規范以及平臺接口進行數據信息的有限收集和整合，現實工作中經常出現的是，各部門各自一套標準一套流程，各自一個系統，無法有效實現協同作戰，同時，由于部門間的工作界限，也會帶來各種推諉，為難，等實際情況，消磨工作動力；三是檔案信息資源附加價值開發低，讓數據發揮更大的工作指導價值，是我們一直以來常談的話題，但檔案管理實際工作中，并沒有有效發揮價值，造成了數據信息的浪費。

3.3 資金投入和遠程利用瓶頸問題

檔案信息化建設是高投入的過程，部分疾控單位由于財力有限，開發信息化檔案管理系統步伐緩慢，等系統開發出來的時候，面臨著被淘汰的尷尬局面，使檔案信息化建設和應用積極性受到打擊。總體來說檔案數字化進程有待加快，檔案信息化基礎設施投入力度有待加大。從遠程利用來看，檔案信息公開與保密分辨難度大，檔案信息公開明顯處于保守狀態，檔案信息遠程可查量非常有限。還有就是檔案信息遠程利用的信用體系建設滯后和檔案信息遠程利用能力有待提升。

4.疾控中心檔案管理信息化建設的應對措施

4.1 統一標準，統一語言，統一體系

標準化是保證，體系化是保障，統一語言能夠有效實現部門間信息流，數據流的對接，根據目前疾控中心檔案工作的實際需要，我們主要從兩方面講解，一是理順管理流程，協同工作機制，檔案管理主管部門要設立網上工作流程機制，推動檔案管理部門在信息化工作流程中，承擔更重要的角色，具體到疾控中心須知內部，首先要將檔案信息化建設上升到單位戰略管理層面，實現“一票否決制，首長負責制”；二是明確規章制度，規范工作行為，制定檔案信息化建設專項規劃，確保在其志謀其職，一方面使人的價值發揮到最大，同時，也要立好規矩，明確方向，加強監督，問計問責，讓檔案管理信息化建設真正幫助到提高疾控中心工作效率的任務上來；最后，要有序推動利用內部項目制，開展針對檔案管理信息化建設工作的研究，全民動員，人人參與，實現檔案信息化建設人人共建的良好局面。

4.2 建設統一的檔案信息資源共享體系及云端共享中心

疾控中心檔案信息化建設中，很重要的一項就是如何確保檔案數據信息資源的基礎建設。如上文所述，要統一標準，統一語言，所謂統一語言，就是要實現數據信息的有效對接，實現共享，根據疾控中心實際需求，重點如下：一是推動整個中心無紙化辦公，電子化辦公，形成慣性，減少行為阻力，二是要加快推動檔案的數字化管理，如利用傳統與現代兩種手段，線上線下同時建設檔案目錄，檢索，三是共享資源，資源既包括實體資源，如軟件，硬件等，也包括數據流，信息流等虛擬資源，要通過專業人才，開發共同平臺，打破現代技藝障礙，實現無縫對接，全程線上登記，收集，采錄，歸類，定向等傳統檔案管理工作的環節，同時在后臺，設立云端數據庫，確保數據信息安全穩定，加強資源共享。

4.3 建設獨立的后援保障機制

疾控中心工作關系到人民生活的起居安全，工作內容復雜繁瑣，對于信息化建設的投入要求很高，要建立獨立的后援保障機制，如獨立的資金支持，專業的人力資源支持等，信息化建設需要投入及更新大量的軟硬件設備，往往要求時效性很高，檔案信息化工作的整體推進，這需求我們做決策要快速準確，人力資源要具備日常的監督維護等現場解決問題能力等

5.結語

疾控中心工作事關人民群眾的生命財產安全，事關國家的穩定團結發展，疾控中心檔案管理工作，更關系著疾控中心工作能否順利有效開展的重中之重，通過實現疾控中心檔案管理信息化建設的改革，一定能夠讓中心檔案管理更加完善，更加準確，也一定能夠為疾控中心工作提供更加強有力的保障，更好的踐行為人民服務的莊嚴承諾。