辦公自動化中的計算機技術應用

摘 要

我國已經進入了全面的信息化時代，因此，一些先進的信息技術也就被廣泛的應用在了各行各業的發展當中。目前，計算機在我國已經得到了普及，而它也成了人們生活、工作中所必不可少的一項工具。而辦公自動化當中也引入了很多的現代化技術，其中也包括計算機技術。辦公自動化中的計算機技術能夠有效的提高辦公的效率以及企業的經濟效益。本篇文章中簡單闡述了辦公自動化的概念以及特征。詳細分析了辦公自動化中的計算機技術的應用價值。

【關鍵詞】辦公自動化 計算機技術 應用 研究

科學技術的不斷發展帶動了社會的發展，在這樣的背景下，辦公自動化就被派上了用場。而在辦公自動化中，最重要的一項技術就是計算機技術，這項技術在辦公自動化的發展中，做出了巨大的貢獻。近年來，隨著辦公自動化的逐步轉變，計算機技術也在進行著革新。辦公自動化在工作中主要是利用計算機技術來完成工作的，他能夠在發出指令以后對相應的文字、圖片、信息等進行有效的操作處理。這樣一來，不但提高了辦公的效率，而且為企業的經濟發展奠定了良好的基礎。所以，對辦公自動化中的計算機技術的應用進行詳細研究，有著非常重要的意義。

1 辦公自動化的概述

1.1 辦公自動化的概念

信息技術時代的到來，使辦公自動化得到了更多人的認可。它是科學合理的應用一系列的計算機技術，在企業內部構建起一個具備辦公自動化屬性功能的信息處理系統，從而提高企業辦公的效率。工作人員可以借助一些計算機設備，進行一些與處理信息相關的工作。比如說圖片、文字、信息的加工、處理、存儲等等。從本質上來說，辦公自動化就是一個信息的傳遞過程，但是在它的構成方面所包含的因素還是很多的。

1.2 辦公自動化的具體特點

辦公自動化就是對辦公中需要處理的信息進行處理的自動化。它能夠利用一些新型的技術讓辦公人員完成一些需要人機系統共同存在的工作。那么如此說來，它的優點可以總結為以下幾個方面：

1.2.1 滿足了工作中各種各樣的業務要求

在辦公自動化系統中，工作人員可以同時根據方案開展合作，還可以進行在線交流，這樣能夠有效的提高辦公自動化系統的靈活性。另外，辦公自動化系統還能進行在線會議，并且根據需要對會議的進度進行調節等。

1.2.2 能夠很好的實現靈活的即時通信

企業可以依托一些網上實時交流的系統，可以對即時得到的信息進行處理，還可以應用一些共享平臺，進一步在網上進行實時及交流。這樣一來，不但降低了工作需要通信交流的成本，而且提高了工作效率。

2 辦公自動化中計算機技術的應用價值

2.1 降低企業的管理成本

當前，我們國家的市場經濟逐步深入，信息技術也在不斷地發展，在這個背景下，計算機技術被廣泛的應用在了辦公自動化當中，這在一定程度上就減少了企業為了管理而投入的成本。因為將計算機技術應用在辦公自動化中，省去了很大一部分在辦公過程中需要投入的環節支出和所需要的材料，這樣不但減少了材料的支出成本，而且還將工作人員的工作效率提高了，從而使企業獲取了更多的經濟效益。除此之外，計算機技術的應用，大量的縮減了人員的使用量，過去有很多人一起才能夠完成的工作，如今只需要很少的幾個人就可以完成，也為企業縮減了勞務成本。

2.2 優化企業的辦公區域和辦公環境

因為技術條件的限制，企業在選擇辦公區域和辦公環境時，首先要考慮到的就是技術層面的水平，也就是所選擇的辦公區域和辦公環境是否會制約到辦公人員的一些行為。比如說，只能在某個地方才能夠利用計算機技術完成辦公，如果不在這個區域，就沒有辦法完成需要的工作。而現在，計算機技術的應用，將這種局面有效的改善過來了。將計算機技術應用在辦公自動化中，徹底擺脫了辦公區域對人員的限制。工作人員可以在自己喜歡的地方去辦公。也就是說，各種條件也限制不了工作人員對辦公環境的選擇了。另外，在工作的過程中，辦公人員再也不是一個獨立的個體而存在了，利用計算機技術與其他工作人員達成協調，顯著的提高了工作效率。這種技術的應用，還讓不同行業之間開展了不同的交流和合作，給不同行業之間的互相需要提供了基本保障。

2.3 調動企業個體的創造力，促進企業繼續發展

將計算機技術應用在辦公自動化中，能夠讓企業進一步實現自身規范化的管理模式，將辦公人員枯燥的辦公環境和繁雜的辦公事務利用計算機技術來解決，將每一位工作人員的創造力調動起來，能夠有效的推動企業的發展。然而，這項技術的引進，也對辦公人員的整體素質有了新的要求，員工在自動化的辦公中，必須將自身的創造力融合在工作中，以此能夠提高自身素質，為企業更好的發展打好基礎。

3 辦公自動化中計算機技術的具體應用

現代信息技術的發展速度越來越快，將這種技術應用在辦公自動化中，對企業的發展來說，具有非常重要的意義。因為在這個競爭激烈的社會，企業要想走上可持續發展的道路，就必須順應時代發展的潮流，可以引進一些先進的科學技術，借鑒一些成功的發展經驗，對辦公技術進行創新，將計算機技術科學合理的應用在辦公自動化中。

3.1 能夠對辦公中需要的各種文件材料進行處理

將計算機技術應用在辦公自動化中，能夠有效的提高工作的效率。比如，要對一些文字進行處理，就可以利用計算機技術將文字編輯在電腦上，從而讓辦公自動化系統更加順利的被應用。Word軟件、WPS軟件等都能夠實現文字的有效錄入，同時還能對文章進行美化，達到客戶需要的效果。還能對文字進行排版，通過編輯軟件中的一些功能根據需要對文章進行調整。另外，工作人員還要會正確使用Excel軟件，這個軟件能夠對一些重要信息做出分析，從而得出企業需要的信息結果，尤其是它能夠保持數據的簡潔性和持久性。還有，計算機技術中的多媒體技術，這項技術能通過一些圖片、文字等表達出想要表達的內容，還能夠實現人機交互。endprint

3.2 創建一個健全的信息發布平臺

企業的發展離不開技術的創新。企業可以借助計算機技術所具備的網絡通信功能，構建起一個屬于企業自己的網絡信息平臺。而將計算機技術中的網絡通信功能應用在辦公自動化中，可以和對方達成實時互動交流。這種互動交流除了人與人之間的交流外，還包括信息與信息之間的交流。工作人員可以通多網絡通信功能與其他人進行資源共享。而且，需要說明的是，在這種交流和共享中，只需要非常低的成本就能夠實現。還可以通過這種功能解決一些溝通障礙的問題。所以在辦公自動化中應用計算機技術能夠辦公信息化的數據信息被充分的利用，從而能夠更好的為企業、為用戶、為社會構建起一個自動化的交流平臺，這樣才能促進企業健康、有序的發展。

3.3 推進遠距離的信息傳輸

要在辦公自動化中應用計算機技術時，要在辦公自動化系統裝置一個BWV軟件，這個軟件能夠幫助工作人員對遠距離的信息進行傳輸。在此基礎上，根據辦公的實際需要可以在辦公室安裝傳真機，進一步對即時需要的文字、圖片、表格等以傳真的形式接收進來或者發送出去，從而有效的完成遠距離的傳輸工作。而這在辦公自動化應用中節省了大量的時間，對企業來說，所收獲的效益也是非常可觀的。這項遠距離信息傳輸技術具體有以下幾個步驟：

（1）在收發傳真時，要借助計算機上的Windows程序讓傳真機實施發傳真或者收傳真的指令，還可以把文件以傳真的形式存儲在傳真機上，當有需要的時候可以隨時打印。

（2）把傳真機調節成接收信號的狀態，可以自動接收，也可以手動接收。

（3）在一些網絡環境欠佳的環境下，借助于這種軟件功能還是可以實現文件的傳輸工作，這也就為辦公室的工作能夠繼續進行下去做好了保障。這項計算機技術還可以實現計算機之間無網絡信息的傳輸，所以它的操作優點還是比較多的。比如：傳輸速度快、操作簡單等。

3.4 完成更多的辦公自動化工作

計算機技術中的功能是非常多的，所以各種計算機功能可以在不同的層面上給辦公自動化帶來一定的方便，這樣一來，辦公效率就高了。就比如說，對于一些規模比較大的企業，當相關的工作人員不能夠到場進行參加會議時，計算機技術還能有利于幫助企業開展一些緊急的電話會議和視頻會議，這樣能夠確保企業的管理者將一些新的思想、理念等及時的傳達給下屬員工，從而及時的進行實施，以此保證會議的順利召開。

4 結束語

總之，計算機技術的應用為我國的經濟發展做出了巨大的貢獻。現代化的企業發展中，利用計算機技術有效的提高了企業的辦公效率，使企業之間實現了沒有距離的信息化交流，在提高了企業經濟效益的同時，也提高了社會的經濟效益。所以，相關的工作人員必須要全面認識到辦公自動化中計算機技術的意義，從多方面完成辦公自動化工作，為促進企業以及社會的發展做好擋箭牌。

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作者簡介

劉海梅（1982-），女，河南省人，碩士學位。現為江西應用科技學院講師。研究方向為計算機技術、物聯網工程。

作者單位

江西應用科技學院 江西省南昌市 330100endprint