大數據時代檔案管理的新模式研究

杜麗麗 徐先金

摘要：在全球大數據的背景下，檔案資料的傳統的管理模式已經越來越跟不上時代的步伐，大數據為社會各界帶來了深遠影響，來自多種渠道的大數據為檔案材料帶來了數據的安全性、數據的全貌挖掘處理以及數據具體表示形式等挑戰，同時也給檔案管理模式的創新帶來了前所未有的機遇。

關鍵詞：檔案管理;新模式;大數據時代

1 大數據與檔案管理

1.1 大數據全球化的背景

從1980年開始，阿爾文·托夫勒在《第三次浪潮》一書中，將全球化的大數據生動的稱謂為“第三次浪潮的華彩樂章”。然而，2009年開始，“大數據”這一詞匯才逐漸成為互聯網信息新技術行業的嬌嬌詞匯。根據美國互聯網數據中心的最新研究成果指出，在當前互聯網上的數據正在以每年將增長50%的速度高速增長，而且這個數據正在以每兩年便將翻一番的速度成幾何形態的增長。全球化大數據大數據是伴隨著日益普及的網絡行為所產生的，這里面包含著數不盡的和不能辨別的數據生產者真實的、虛假的意圖，正如阿里巴巴馬云所講的那樣：“人民還沒有搞清楚PC時代的時候，手機移動互聯網就來了，人民還沒搞清手機移動互聯網的時候，全球化的大數據時代來了。”實際上，我們講的全球化的大數據就是互聯網高速發展至今的一種表象或淺顯的特征而已，但是，對于這些正常的現象，我們沒有必要將他們神話它或簡單的對他們保持畏懼和敬畏，只有通過不斷的創新，通過后期的加工，數據才會有生命，大數據才會鮮活起來。

1.2 傳統檔案數據庫存在的問題

大數據在檔案工作比傳統的紙質材料輸入要方便和便捷的。目前，大部分的電子檔案數據庫系統的編程設置，主要是以添加和更新后來的數據作為主要系統裝置，同事將數據搜索和資料檢索作為輔助系統工作。而，隨著各個領域的大數據收集的與日俱增，檔案的記錄和保存也是需要逐漸的增多的，如何“內存”不夠大，甚至會出現了“暴庫”等問題。檔案材料存儲的增多就意味著后期訪問的增多以及輸出量的不斷增多和增大，因此，在大數據背景下的檔案服務的利用遇到了檔案信息存儲和后期訪問速度慢的雙層瓶頸問題，這也將是信息技術下的檔案管理面臨的巨大的挑戰。

2 大數據給檔案館服務帶來機遇

2.1 大數據為檔案管理帶來機遇

在傳統檔案的信息管理中，主要以紙質檔案的“份”、“件”、“卷”等科目為歸納整理的單位，而大數據時代則是以“GB”、“TB”等數字化的科目為歸納整理的單位，數字化的快速發展將逐漸把紙質化的檔案材料予以代替，這是大數據發展的必然結果。同時，檔案管理管理人員的工作重點也會由簡單的收集、管理和利用逐步轉換為檔案數據的實時監控、檔案云端儲存的安全性、持續性的管理等。將來，如何利用云計算的快速運轉來達成數據的動態化擴展，是大數據背景下檔案管理的新機遇。

2.2 大數據為檔案利用價值帶來機遇

傳統檔案管理模式無論是文書檔案、人事檔案還是工程檔案盒建筑檔案等，都是以紙質和電子文檔存儲為主要形式，而檔案材料則長期處于被動的利用狀態，更多的只是存儲安放的作用，缺少分析利用的過程，檔案缺少生命，檔案的價值沒有被深入挖掘。全球化的大數據分析則是通過云計算的形式，在數據庫里搜索到相互關聯的檔案信息，并對各類信息進行主動的關聯、提取和利用，進而通過挖掘和分析加以充分利用。將被動變為主動，讓靜止的檔案變成“鮮活信息”。這就是大數據背景下相較傳統檔案管理模式帶來的新機遇的具體體現形式。

3 大數據背景下檔案管理工作的新思考

（1）創新檔案管理思想觀念。檔案管理人員首先要解放思想，改變心態，破除大數據時代“離我太遠、與我無關”意識，破除對大數據的抵觸，要緊跟大數據發展的時代步伐，適應信息技術發展的新趨勢，要充分認識檔案管理數字化是必要趨勢和必然手段，要真正認識到檔案很好的利用才是真正目的，樹立檔案大數據意識，以數據意識為指導，促進檔案工作提檔升級。

（2）加強檔案專業人才培養。大數據背景下，檔案管理工作將面臨的緊迫的形勢和繁重的工作任務，如果沒有一支專家型的檔案管理人才隊伍將難以勝任越來越多的檔案工作，因此需要加大科技型檔案管理人才的引進，提高對檔案管理人員自身信息技術的培訓力度和培訓內容，為檔案工作的全面轉型升級、提質增效注入新的生機和新的活力。

（3）創新檔案管理的新模式。大數據背景的時代是信息化的時代，檔案管理部門要主動順應發展趨勢，積極應對挑戰，具備創新的思想，打破傳統的檔案管理模式的約束，運用好現代檔案管理的新方法，加快推進檔案信息技術與檔案傳統管理工作的融合進程，全面提高檔案的完整率、有效率和實際利用率，全面實現檔案一體化的管理水平，為檔案管理工作帶來更大的效益，推動企業檔案管理水平的全面提高。

參考文獻

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