基于RFID技術的檔案信息化管理模式探究

徐曉春

吉林省人民政府國有資產監督管理委員會事業單位國有資產管理中心，吉林 長春 130021

0 引言

在傳統的辦公室業務中，檔案管理業務一直占據相當的份額和比重，需要耗費大量的人力、物力和財力才可以做到有效梳理、快速查閱。但隨著互聯網和移動信息技術在辦公環境中全方位引入，檔案管理工作需要依托信息技術進行有效的改變和提升。在現代化的檔案管理工作中，信息化的有效介入是不可逆的趨勢，它對于傳統檔案管理來說具有革新性的意義。但是檔案信息化管理模式的建立絕不是單純地把檔案架構在互聯網和信息化體系中，而是以信息技術作為切入點，檔案管理者將更加快速便捷地實現對檔案的有效管理[1]。

1 傳統檔案管理模式的局限性

1.1 檔案管理缺乏整體性

傳統辦公檔案管理模式一般為在辦公單位中設置1個單獨的檔案管理機構或將檔案管理機構架構在行政部門，同時設置1名專職或兼職的檔案管理人員，對涉及的關鍵性單位進行管理。但在實際的運行過程中，由于各類業務之間的閉環管理，導致各類檔案分別對應在不同的部門和管理人員手中。此種管理模式的好處在于不同業務部門可以圍繞自身業務管理內容，將自身涉及的檔案進行有效的管理和應用；弊端在于管理部門對各部門檔案缺乏整體把握，導致整體檔案管理難以做到統籌兼顧。

1.2 傳統檔案強調保存，缺乏有效整理歸檔

傳統意義上，統籌檔案管理部門可以做到專人管理、專人負責、專人統籌、專人監督，較好地實現對檔案的整體梳理和歸檔。但更多的企業未設置專門的檔案管理機構和檔案管理個人，它們對檔案在宏觀層面的管理是依托行政部門對部門檔案的層次化掌握，但掌握的內容也僅限于了解部門檔案的保存程度，缺乏對部門檔案梳理程度和歸檔程度的有效掌握；而部門的檔案管理人員在行政部門的宏觀指導下，也僅能夠做到對檔案的有效保存，梳理和歸檔能力不足。這是傳統檔案管理中暴露出的不足，原因主要有3個方面：一是檔案管理缺乏扁平化的管理模型，沒有合理掌握各部門的檔案管理現狀；二是對檔案管理缺乏正確的理解和認知，缺乏對檔案的科學整理和歸檔的認知與理解；三是單位檔案管理的具體工作量和當前單一化的人才配置是相互矛盾的。

1.3 檔案管理缺乏科學高效利用性

傳統檔案管理工作中，工作內容側重于檔案管理人員定期對檔案的收集和整理，缺乏對檔案的應用。檔案應用是檔案管理工作中十分重要的一個方面，它涵蓋對個人檔案的快速查閱，對業務檔案的查找分析和研判，對單位發展歷史的梳理和掌控。但傳統檔案管理中，檔案查閱速度慢與工作需要快之間出現巨大的矛盾。這種矛盾會在一定程度上造成檔案管理工作整體行為和意識上的被動，會導致檔案管理工作很難與單位整體工作實現同步發展。

從更細微的角度出發，傳統的檔案利用率低下已經對工作的進度和規劃產生了明顯的影響。出現這種情況是由于傳統單位檔案管理工作的邏輯習慣和工作特點導致的，更深層次的原因是由于檔案管理人員缺乏對現代化檔案管理工作的有效理解和認知，缺乏對檔案與信息化的有效接入和融合[2]。因此，將圖書館領域檔案管理工作中相對成熟的射頻識別（RFID）技術，靈活應用到現代化檔案管理的具體工作實踐中，勢必會為現代化的檔案管理工作帶來一定程度上的改變和革新，同時利用RFID技術可以有效提升檔案管理工作效率，也是對檔案管理與檔案信息化建設實踐的有益嘗試與發展。

2 RFID技術對檔案信息化管理模式的影響

RFID技術是20世紀80年代開始應用的一種新興自動識別技術，是一項利用射頻信號通過空間耦合（交變磁場或電磁場）實現無接觸信息傳遞并達到識別數據信息和交換數據目的的技術。RFID技術是一種簡單的無線系統，只有兩個基本器件，該系統用于控制、檢測和跟蹤物體。系統由一個詢問器（或閱讀器）和很多應答器（或標簽）組成。

RFID技術是檔案信息化管理模式的重要技術引入和支撐。傳統檔案管理在信息化建設融合發展的過程中，產生條形碼技術等，但由于其難以長時間保存、缺乏安全性、儲存空間不足等劣勢，導致其對傳統檔案管理影響不大。

2.1 借助RFID對檔案進行系統化梳理

檔案管理部門需要將各部門的檔案以電子化的形式傳輸到檔案管理系統中，同時借助RFID技術將其呈現的數據標簽與系統中的檔案實現一一對應，讓檔案管理有自己的專屬標簽。這樣在對檔案搜集查看的過程中僅僅需要用即時掃碼設備，就可以直觀地將相應的數據呈現。當然，RFID技術不僅可以實現單一文件的一一對應，還可以有效提高檔案管理的實效性。例如，在檔案管理中靈活引入“電子檔案盒”，讓不同部門同一內容方向的檔案可以實現輕松整理和融合。

2.2 借助RFID技術的檔案管理系統實現對檔案信息的高效輸出

基于RFID技術創建現代化的數據管理系統，不僅可以快速實現對檔案內容的整理、歸檔，還能夠通過系統分析不同部門檔案管理的內容，以及快速形成各部門檔案管理工作的臺賬。在檔案管理工作中，收檔案很重要，但更重要的是檔案管理中的“用”。檔案管理中的“用”，是利用RFID技術形成檔案管理信息化系統。通過系統實現對現有檔案的快速查閱、分析、處理，以此有效梳理現有的工作內容、工作成績，確保整體的檔案管理工作可以在系統的支撐下實現有效的應用和輸出[3]。

3 基于RFID技術的檔案信息化管理模式創建路徑

3.1 設計總思路

在檔案管理信息化系統的基礎功能方面，結合現實使用需求和未來發展趨勢，將功能歸納為4個方面，分別是儲位管理、查詢管理、銷毀管理和安全管理，其中儲位管理設置儲位自動識別與檔案自動識別兩個模塊，而安全管理則設置監控和警報兩個模塊。

安全性作為檔案信息化管理中的核心要素，通過兩種措施提升信息化系統的安全冗余：第一，開發系統登錄賬戶的加密功能，為系統管理員賬戶提供管理其他登錄用戶權限的功能；第二，升級信息化系統的密碼維護功能，如果檔案管理員忘記用戶名或密碼，可輸入身份證號或手機號驗證、登錄，再次設置新密碼。

通過RFID技術的支撐，利用數據中心和RFID終端管理器的有效結合能夠在檔案管理信息化基礎上提升管理智能化和管理自動化水平，實現檔案信息管理系統與數據管理系統的數據融合。

3.2 系統功能模塊

基于RFID技術實現檔案信息化應用需要具備RFID數據管理系統、RFID檔案管理系統和RFID終端管理器等。

3.2.1 RFID數據管理系統

RFID數據管理系統作為檔案信息輸入與輸出的核心節點，承載了對檔案數據的存儲、提取等功能。第一，對紙質版檔案進行信息化管理的首要環節是將其制作為電子版文件；第二，將電子版的檔案文件進行歸納和分析，再經過終端管理器上傳至RFID數據管理系統，完成檔案的電子數據存儲。因此，RFID數據管理系統在檔案信息管理中具有極為重要的作用。現階段主流的RFID數據管理器分為標簽式閱讀器和手持式閱讀器兩種，前者以標簽作為媒介，實現數據庫與檔案信息的關聯，后者則利用手持式閱讀器采集檔案資料，以完成檔案數據庫的更新。

3.2.2 檔案管理信息系統

檔案管理信息系統是多個子功能的集合體，分別為儲位管理系統、查詢管理系統、銷毀管理系統和安全管理系統，各系統相互協調且相互關聯，共同實現檔案管理信息系統的全部功能。

第一，儲位管理系統。即檔案信息存儲位置的管理系統，通過對存儲檔案編號的自動識別和分析，完成對檔案數據的智能化匹配以及存儲位置的定位，同時該系統能夠對數據庫的存儲情況實現實時動態監控，以供管理人員調取。

第二，查詢管理系統。查詢管理系統作為檔案管理信息系統的輸出審核端口，有權限對數據庫中的所有檔案進行檢索和查找，具體運行過程如下：由用戶登錄檔案系統后進入查詢管理模塊，輸入目標檔案的相關信息后提交到檔案管理信息系統的數據處理中心，完成與數據庫的存檔匹配后將出庫指示信息通過計算機傳送到相應檔案架中，存放該檔案的檔案架指示燈可以及時響應，閃爍提示，這樣工作人員就能夠快速找出檔案，歸還時也可以通過提示燈提示及時準確入庫。為提高檔案查詢的效率與準確性，查詢功能不局限于檔案編號，同時將提供檔案名稱、檔案關鍵詞、存檔時間、存檔人以及分類查詢等模糊查詢功能。

第三，銷毀管理系統。為使檔案管理高效、有序，在檔案管理信息系統中設置了檔案的時效管理，通過階梯式管理理念最大限度地平衡數據庫存儲容量與檔案保存時效的關系。在檔案達到存儲年限時系統將其歸納為過期檔案并轉移至待處理檔案庫，同時以系統消息的方式提醒檔案管理人員進行處理。檔案管理人員對上述過期檔案進行人工處理，或對超過一定時間范圍的待處理檔案定期進行銷毀。

第四，安全管理系統。信息化檔案管理的安全性主要圍繞兩個層面：第一，維護系統自身運行的安全性，包括切斷對外網接入、安裝專業的殺毒軟件、定期維護硬件系統等。第二，維護檔案管理的物理安全，杜絕檔案丟失、被損壞等問題的出現。

3.3 數據庫概念結構設計

基于RFID技術的檔案信息化管理系統的設計目標是提升檔案信息化管理的便捷性和高效性，利用計算機的智能輔助算法和硬件的幫助，實現存儲檔案的自動化編號、一鍵存儲、存儲空間智能分配等功能，最大限度地降低檔案管理步驟的同時優化管理效率。基于RFID技術的檔案信息化管理系統需要具備較強的人工智能水平，能夠對檔案管理流程進行智能化分析，在管理算法中遵循規范化管理制度，以保障檔案管理系統能夠在無人值守時對訪問任務進行反饋和執行[4]。

3.4 軟硬件設計

3.4.1 硬件設計

基于RFID技術的檔案信息化管理系統的硬件設計以功能為導向，為實現對檔案內容的采集和錄入、系統上傳以及檔案下載等功能，需要搭配的硬件如下：攝像頭、圖像傳感器、微控制單元、AD電路芯片、無線傳輸模塊、異步串口等。

3.4.2 軟件設計

基于RFID技術的檔案信息化管理系統的軟件設計，一方面需要以使用單位的具體需求為導向，對系統軟件的優先算法和功能進行開發，實現使用單位的個性化功能；另一方面則需要注重開發管理系統的智能化服務功能，其是影響系統自動化水平的重要條件。此外，選擇合理的處理器，可以降低系統能耗、系統設計成本，還能提升系統性能。

當前，RFID技術對檔案信息化管理建設的應用成效十分明顯。通過RFID技術將復雜的檔案進行數據標簽化處理，讓管理者可以靈活地將不同部門之間的檔案進行歸類和分析，并通過檔案信息化管理系統有效呈現，并在很大程度上提高檔案管理的信息化水平和整體工作效率。