如何做好EPC總承包項目中的采購管理

李靖

摘 要 本文介紹了影響EPC項目采購成本的主要因素，以及降低采購成本的主要方法。

關鍵詞 材料采購成本 EPC 重要方法

一、概述

一般來說，采購成本指的是狹義的采購成本。它是通過采購而引起的成本，其中不僅包括采購活動的成本費用，還有因采購帶來的庫存維持成本及因采購不及時而帶來的缺料成本。EPC項目采購成本下降不僅僅體現在企業現金流出的減少，而且直接體現在成本費用的下降、利潤的增加，以及企業之間競爭力的增強。加強材料采購成本的管理和內部控制，完善材料采購管理制度，將會給企業帶來良好的經濟效益。[1]

二、影響材料采購成本的主要因素

（一）采購計劃

制定采購計劃的目的是根據企業的需求、合同的要求和設計的請求等制定采購清單和采購進度表。一般來講，EPC總承包企業的經營有一部分是從采購過程中獲得利潤，然而如何獲得足夠的數量而又不浪費資金是采購計劃的重點。目前，很多企業的采購計劃都是在企業與業主簽訂工程總承包合同后，采購經理根據合同附件中的供貨設備及材料清單并參考合同中的合同工期和橫道圖來編制采購計劃，編制完畢后上報給項目經理就完成了采購計劃。然而，筆者認為這樣的采購計劃比較籠統，不夠完善，因此作為采購經理，要及時編制新的采購計劃，以適應項目的動態變化。也就是說，采購計劃要根據項目的進度調整，時刻修訂采購計劃的目的是控制采購成本。

（二）請購單的提交

采購經理負責接收正式的采購請求，然后下發給各個采購工程師。采購請求的內容包括所需物資的質量與數量，交貨日期，設計編制人、審核人等。其中，采購請購單的接收時間也會影響采購成本。譬如，一個EPC總承包項目的合同工期是合同簽訂后18個月，若材料請購單的提交日期為合同簽訂后的16個月的話，即使采購工程師從采購經理處接到請購單后，以最快的速度尋求合格供應商開始招標或詢比價采購，仍然無法保證材料及時供貨到現場，滿足現場施工的需求。原因是不銹鋼管的生產周期一般為2個月，要從市場上尋找現貨比較困難。而且為了滿足現場工期，送貨途徑只能采用空運或鐵路運輸，這些都無疑增加了采購成本。

（三）供應商成本

相信很多采購員都知道影響采購價格最根本、最直接的因素是供應商成本。采購價格與供應商成本之差即供應商的利潤。盡管經過雙方談判后供應商大幅度降價，供應商的報價最終低于材料成本。然而，采購成本是降低了，可采購質量卻無法保證。因此，身為一個采購工程師，應切記要在保證供貨質量的前提下與供應商進行談判，既要保證供貨質量，又要以較低價格采購貨物。

（四）材料規格

作為一家總承包企業，會遇到大大小小不同的項目。有些項目的設計大同小異，采購產品的品種和規格要求較簡單；有些項目的設計要求很高，對采購產品的規格要求較復雜，采購價格就越高。因此，價格的高低與采購材料的品質和規格有很大的關系。

（五）付款方式

如何付款也會間接地影響到材料的采購成本。若現金支付材料的合同價格，則會比用商業承兌匯票和銀行承兌匯票支付材料的合同總價格低2%～4%。

（六）交貨條件

交貨條件是影響采購價格非常重要的因素。交貨條件主要包括貨物完成情況和運輸方式構成。如果工期緊張，現場急需貨物，則供應商就會以最快的速度將貨物生產完成，如通過空運到達現場，那樣的話采購成本自然會上漲；反之，則會節約成本，降低價格。

（七）采購時機

由于材料價格波動不定，采購工程師應為所負責的采購項目制定相應的采購計劃。當采購方預計市場后期價格會上漲時，就會采取提前采購的措施，以避免漲價造成的損失。

（八）訂貨數量

由于不同專業的設計人員提交材料請購單的時間不統一，若在同一時間段將幾個專業的請購單中同種規格和材質材料放到一起進行采購，不僅供應商會給予相應的價格折扣，還節省了不少運費。

（九）產品信息

能否及時得到供應市場的有關信息，采購工程師則發揮著至關重要的作用。這些信息應該用來制定供貨商評估的標準。標準來源于公司對市場的價格定位，也就是公司的戰略基礎。這將指導我們思考如何要求供應商，以便更好地滿足客戶的需求。這一切都是相互聯系的。[2]

以上的這些因素，或多或少都會直接或者間接地影響材料采購成本的價格。作為采購人員，其最終目的是以最低的價格及時采購到質量合格的原材料，滿足企業的需求。因此，如何降低材料采購成本，成為在采購過程中必須思考的主要問題。

三、降低采購成本的主要方法

（一）實行戰略成本管理

以前的采購管理只是過多地強調公司內部的努力，而要真正做到對采購成本的全面控制，僅靠自己內部的努力是不夠的，應該對供應商的成本狀況有所了解。只有這樣，才能在價格談判中占主導地位。我們可以通過參觀供應商的設施或參觀供應商的公司規模，觀察并適當提問以獲得更多不同的數據。有時候為了后期的合作，可以要求供應商如實提供有關資料，以估算供應商的成本。在估算供應商成本并了解哪些材料占成本比重較大之后，可采取一些使自己在價格上有利的談判，并盡可能加強溝通和聯系，即與供應商一同尋求降低大宗材料成本的途徑，從而降低材料的采購成本。這種談判要始終堅持爭取雙贏的局面，要與供應商建立長期的合作關系，就不能在競爭性談判中把供應商逼到賠錢的地步，以免造成后期合作不愉快。

（二）分析供應商價格

一個EPC總包項目，所需的工程材料多達上千種甚至上萬種，要對每種材料做好供應商價格組成分析是不可能的。經濟學中有種ABC分析方法，指的是對數量上僅占10%，而其價值卻占總采購成本的70%的A類存貨進行分析。采購工程師要想知道供應商的實際成本結構并不容易，通常可從供應價格影響因素入手。譬如根據利潤表、盈虧平衡分析法、曲線法等來確定供應商的價格組成。endprint

（三）運用管理會計方法

產品的目標成本確定后，與公司目前的相關產品成本比較，來確定成本差距。設計小組根據所得到的數據運用價值工程、質量功能分析等方法來尋求滿足要求的產品與工藝設計方案，把這一差距縮小。既能滿足顧客的要求，又能支持價值工程的設計過程，以此達到降低成本的目的。[3]

（四）邀請招標

對于大宗材料采購，實行競爭招標，往往能通過供應商的相互比價，最終得到最低價格。此外，對于同一種材料，應多找幾家長期合作的供應商，通過對不同供應商的報價來比較使其相互牽制，從而使公司在談判中處于有利的地位。

（五）選擇供應商

選擇信譽好的供應商并與其簽訂長期合同來降低采購成本。與誠實、守信的供應商合作不僅能保證供貨質量和及時供貨，最主要的是可以得到價格折扣，特別是簽訂長期合同后，會得到更大的優惠。

（六）應用采購技巧和戰略

靈活地運用采購談判技巧來降低價格，是采購過程中常用的一種方法。首先要掌握好采購談判要領；做好采購談判計劃，主要從學習、了解、分析與策略等方面入手；注意談判的發問和傾聽技巧；巧妙地運用談判的時機；充分利用成本分析法，以便在談判過程中取得合理的價格。

（七）利用資金的時間價值

對于經常性、需求量大的材料，采用經濟批量和經濟訂貨點來確定。這樣有助于公司在采購時樹立成本效率觀念，重視資金的時間價值，合理安排采購計劃，減少不必要的資金占用。

四、結語

在采購過程中，任何可以節省費用的方法都值得考慮，但其必須是合情、合理，更是合法的。所以，我們要與供應商建立長期合作關系，遵循及時付款、降低材料采購成本的原則，追求利潤最大化，以最小的成本獲得最大的經濟效益。

（作者單位為中國昆侖工程有限公司）

參考文獻

[1] 柴一兵.采購部成本控制與供應商管理手冊[M].吉林科學技術出版社，2014.

[2] 劉寶紅.采購與供應鏈管理：一個實踐者的角度[M].機械工業出版社，2012.

[3] 項葉生，聶蕊，郭凡.采購管理的100種最實用方法[M].中國經濟出版社，2014.

[4] 周云.采購成本控制與供應商管理[M].機械工業出版社，2016.endprint