現代企業檔案管理實踐與探索

劉晶

[摘要]在企業發展過程中，檔案管理非常重要。檔案如果處理不好，不僅會影響檔案資料的正常使用，還會影響企業的管理效率。現代化技術中主要以先進的信息化技術為主，將其應用在檔案庫房管理工作中能大大減少檔案管理的工作量，提升檔案管理的質量。

[關鍵詞]檔案管理;問題;處理措施

科學技術的飛速發展，計算機技術的廣泛運用已經涉及我們生活的各個方面，逐漸成為影響我們工作生活的主要因素，傳統的檔案管理工作已經難以適應現代發展的需求，檔案管理工作也慢慢地向著現代化的方向發展。

一、現階段檔案管理工作中存在的問題

（一）信息化意識薄弱，不重視推廣實踐

現代化的企業發展迅速，檔案信息內容龐大，但是檔案管理人員信息化觀念較差，不能意識到信息化操作的高效快捷性。很多管理人員，只是停留在簡單的電腦錄入、傳輸，不具備系統的信息化檔案管理理念。因為缺乏重視，導致企業用于檔案信息化建設的資金分配較少，進而影響檔案信息化在企業管理中的應用推廣，檔案信息化建設不能發揮應有的價值，難以為企業發展提供完善的服務功能。

（二）檔案管理體系不健全

長久以來，企業部門進行工作都離不開資料信息，檔案管理在其中起著重要的作用。目前，我國很多企業工作中缺乏健全體系，檔案管理人員不知道相關制度，工作過程中經常出錯，降低了工作效率。另外，缺少系統的檔案管理工作制度，很多工作人員工作時按照以往工作經驗進行，經常出現檔案缺失甚至丟失情況，給企業的發展帶來巨大的影響。

（三）專業人才缺乏，管理水平較差

現代企業檔案管理人員信息化水平不足，管理團隊中大量缺乏專業技術人員，不能以科學、先進的思想指導工作開展。管理團隊中，不具備信息化管理素質的人員卻占絕大多數。對于檔案管理軟件不懂、不問、不學習，只能完成簡單的操作，無法將先進設備和軟件的作用發揮出來，也不能上升到科學管理的高度，嚴重地影響著信息化檔案管理在現代企業中的應用程度。

二、現代檔案信息化管理策略

（一）加強組織領導并統一管理

每個企業都是由若干個部門組成的，但卻沒有一個完整的檔案管理系統，導致企業信息化建設發展緩慢。因此，企業應該把現代檔案信息化管理放在企業管理中的重要位置，并實地進行操作。企業還要優化部門的組成，讓企業檔案管理工作專員、主管、企業政策改革部門人員、會計部門人員、資產管理部門人員等組成一個公司檔案管理部門的改良小組，做到行動上統一部署，各部門之間相互配合、監督，發現問題立刻處理，每個部門取長補短，對企業檔案進行信息化管理。

（二）完善信息化制度，建設機構部門

現代企業必須根據實際情況，結合科學理論建立長效運行機制。制定完善的信息化管理制度，成立專業運營維護機構，監督和落實相關工作。要做到有計劃的信息化建設，通過管理實況調查，制定詳細細則和規劃，用以指導信息化工作的開展;同時，鋪設性能較高的網絡系統，提高檔案信息化管理的質量，實現資源的互助共享，避免閑置浪費。

（三）增強檔案管理人員素質

檔案管理中人員素質起著關鍵性的作用，因此要注重管理人員素質的提高。檔案管理工作是一項科學性、系統性的專業工作，工作人員素質的高低直接影響檔案管理工作的質量。隨著計算機技術等現代化設備的廣泛應用，檔案管理方式和技術不斷完善和進步，檔案管理現代化的新形勢對檔案管理工作人員的素質提出了新的要求。為了更好地適應現代化檔案管理工作的需求，要及時對檔案管理人員進行培訓，要求檔案管理工作人員向綜合性檔案人才發展。加強對檔案管理工作人員的思想教育，使得檔案管理工作人員樹立起愛崗敬業，樂于奉獻的精神;加強不同知識結構和不同年齡技術人員的交流，發揮各自的優勢，揚長避短;建立健全考核機制，鼓勵員工積極學習，不斷提升自身的素質。在現代化檔案管理的形勢下，檔案管理工作者應當聯系檔案管理的實際，積極總結檔案管理經驗，更新發展理念，積極創新工作思路，確保檔案管理水平有新的突破。檔案工作管理人員還要樹立起良好的職業道德精神和創新意識，通過學習拓展自己的知識面，開闊自己的視野，使員工自身的發展能夠跟上現代化檔案管理工作的腳步。

（四）增加資金投入，提高重視度

新經濟形勢下，企業要對自身檔案部門提高重視，根據各部門檔案資料的實際管理情況，建立專門檔案資料管理室，配置復印機、掃描儀、傳真機和檔案柜等設施。政府部門要增加資金投入，改善檔案保存環境，保證檔案的閱讀和借閱環節的順利進行。利用計算機進行檔案的整合，改變傳統工作模式，提高工作效率和檔案信息存儲量，提高借閱人員檔案檢索速度。建立專門的人員進行資料監督檢查，保證檔案沒有丟失和遺漏，嚴格按照相關法規執行工作，在資金充足情況下，建立企業內部局域網，對檔案數據進行內部共享，方便各部門工作人員通過計算機查閱資料。另外，確定檔案管理期限，對失效或者超過管理期限的檔案，按照要求進行銷毀。

結語

檔案信息化建設是各個政府和企業加快信息化建設的重要環節，需要進行合理的規劃，并建立完善的檔案管理機制，提高檔案信息化的管理質量。檔案信息化管理是檔案管理中不可缺少的環節，我國在檔案信息的管理中，雖然取得了一些成就，但仍然面臨一些問題需要解決。綜上所述，要把檔案信息化管理作為政府和企業長期需要重視和發展的內容，努力培養人才，以適應復雜多變的信息化發展趨勢。

參考文獻：

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