企業人力資源管理對人事檔案管理工作的新要求

周素云

摘 要：在人力資源管理工作中，其最可靠也最真實的數據來源就是人事檔案管理工作，其在人力資源需求的預測和合理配置人力資源方面發揮著重要的作用。而目前我國的人事方案管理工作中還存在很多問題，本文對此進行了簡要的概括和分析，并提出了較為合理的建議。

關鍵詞：企業人力資源管理；人事檔案管理工作；新要求

在目前的企業工作中，對人力資源進行系統的管理是其實現知識管理的重要途徑。而在人力資源管理工作中，其最重要的就是對人事檔案進行有效管理。人力資源和人事檔案是不可分割的，兩者之間起到互相促進的作用。隨著企業對人力資源管理工作的要求不斷提高，首要的工作就是提高企業內部人事檔案管理的水平，在社會發展的新時期人事檔案管理工作的改革更是企業發展中必不可少的工作之一。

人事檔案管理對人力資源管理的重要性

能給人力資源管理提供可靠真實的數據和信息

人事檔案中包含了企業內員工的基本信息，同時也包含員工近些年的工作經歷，企業可以根據這些信息來挖掘人才，因此對人事檔案進行整理的工作就變得極為重要了。同時人事檔案也能有效地為人力資源管理工作提供便利，從而有效地提高企業人力資源管理的效率和工作水平。因此，企業要對人事檔案進行分析，從而開展企業內部的人員安排工作，盡量發揮員工最大的能力，讓其實現更大的自我價值，從而有效地為企業留住人才，并提高企業整體工作的水平。

有利于人力資源管理的合理配置

在企業之間實現信息共享的重要途徑就是完善企業人事檔案的管理工作，可以有效地提高企業之間信息傳輸的通暢性和時效性，充分將信息共享落實到企業和員工之間，從而讓每個員工的才能都能得到最大程度的展現，有效提高了企業內部人員安排的合理性，為企業留住了人才，并充分提高了人力資源管理工作的水平。

我國企業人事檔案管理中存在的問題

人事檔案材料片面， 缺乏真實性

在企業中普遍存在這樣一種現象，就是人事檔案過于形式化，檔案內的信息與員工的實際情況不符，導致了企業并沒有充分掌握員工的信息。同時，很多員工的檔案都是根據其自身的意愿進行填寫的，不具備真實性，這種現象在企業中極為常見，導致企業的人力資源管理工作不能發揮其應有的作用。

企業檔案管理機制不夠靈活

隨著我國市場經濟的不斷發展、競爭力水平的不斷提高，在企業的人才選擇方面也有了更多的途徑，傳統的人事檔案管理方式已經不能滿足新時代企業發展的需要。在現今企業進行人員招聘的過程中，更加注重人員實際的工作能力，只要能力突出可以勝任其應聘的工作，就可以通過合同和協議等形式來進行人員的錄用，人事檔案只能是簡單的信息介紹，只要員工遵守了合同的各項條例，就可以進行自由選擇自己最想應聘的工作崗位。同時，隨著當前各個企業用人制度的改變以及人才市場的競爭越來越激烈，一些為了自身利益跳槽到其他公司的現象也是極為普遍的，這種情況就導致企業內人事檔案中存儲的一些檔案已經沒有了實質性的作用。并且，隨之企業間人才流動性逐漸地增強，導致了傳統的人力資源管理工作已經不能適應新時期對人力資源管理的需要。

企業人事檔案的管理方法較為落后

隨著我國在計算機方面的技術不斷完善，其相關的技術在我國各個行業中都被廣泛應用起來。而計算機技術對于人事檔案的存儲和管理工作更是發揮出極為出色的效果，但是由我國目前各個企業的人事檔案管理工作現狀來看，對計算機技術并沒有進行充分的應用，這不僅沒有充分將科學技術所帶來的便利利用起來，同時也導致了企業人力資源管理工作水平得不到有效的提升。

對人事檔案的開發利用程度較低

目前在很多企業中，相關的人力資源管理人員對人事檔案的重視程度不夠，對人事檔案中的一些重要信息并沒有進行充分利用，在工作中僅僅應用了人事檔案中的一些黨團材料，而真正涉及人員個人能力方面的信息并沒有得到有效利用，導致了人事檔案形同虛設。

對人事檔案管理工作的建議

對現有的檔案管理制度和方式進行改革創新， 提高人事檔案管理水平

針對企業中的人才流動、周轉資金的問題、設備問題、儲藏室不足的問題，想要對這些問題進行有效改善，最有效的途徑就是對企業實行集中管理。并且將現代化的科學技術應用到人事檔案的管理工作中，從而對人事檔案進行細致的整理并有效地對其進行利用，從而提升人事檔案在企業人力資源管理工作中發揮的作用。此外，通過對現代化技術的應用實現對信息資源的管理，并利用數據庫技術對人事檔案進行存儲和管理，同時加強對人事檔案填寫工作的重視程度，能夠保證人事信息的準確性和真實性，同時實時地對人事檔案進行更新，運用數據庫對相關的人事信息進行查詢、統計、檢索以及分析等操作，能夠有效地提高人事檔案管理工作的效率，從而逐漸地提升人事檔案對人力資源管理工作的作用。

加強人事檔案的真實性， 杜絕虛假信息

針對企業內部的人事檔案信息采集工作，必須要保證信息的真實性，人事檔案的信息必須要符合人員的實際情況。同時，在法律層面提高人們對檔案相關法律法規的理解，督促公民提交具有真實性的檔案。此外，在人事檔案管理工作中，相關的人員一定要做到嚴格按照規定的流程對人事檔案進行調用，并且根據人員工作崗位以及一些其他信息的變化及時對其檔案進行更新，從而盡可能地保證人事檔案的真實性。針對人事檔案信息的鑒定和監督工作，一定要從源頭上進行控制，解決信息不具備真實性等問題。

除此之外，對人事檔案進行審核工作也是極為重要的，要保證檔案信息能夠充分地體現出人員的身份。在員工的工作崗位或者工作的企業發生變化時，要嚴格按照相關的流程進行檔案交接工作，并補全變動后的信息，從而避免一些不必要的麻煩。

提高人事檔案管理工作人員的專業素養

工作人員方面的因素對人事檔案管理工作的影響是不容忽視的，因此相關的企業要積極加強對人事部門管理人員綜合素質的重視，主要包括：專業素質、工作素質、知識掌握水平、職業道德方面的素質等等，加大這些方面的培養力度可以有效地提高企業人事檔案管理水平，并通過積極地鼓勵從而不斷提高員工自身的專業素養。

其次，通過提高人事檔案管理人員對現代工具的掌握水平，并提高其對現代科技的掌握程度，能夠不斷地提升企業人事檔案管理水平，從而實現符合現代化發展的更為高效、快捷、便利的人事檔案管理，并根據不同時期企業工作的內容和工作的環境，對人事檔案管理人員進行必要且合理的培訓。還有一點要注意的是，要提高人事檔案與各個部門之間溝通和協調的水平，使人事檔案管理部門實時了解企業的動態，并對人事檔案進行及時完善，進而在人事資源管理工作中發揮更大的作用。

深入開發和利用人事檔案信息資源

人事檔案管理工作的根本目的就是充分地了解企業內部各個人員的具體信息，并對這些信息進行高效利用，且對這些信息的利用程度也體現了企業人事檔案管理工作的水平，同時也是其在企業工作中的價值所在。但是人事檔案由于涉及了人員的個人信息，因此就要具備一定的保密性，這也就造成了人事檔案查閱流程極為復雜，通常過于被動。因此人事檔案的保密工作要有針對性地開展，針對保密性要求較低的資料進行合理開發和利用，并且不斷地加強對人事檔案信息的開發工作，通過對這些信息加以利用，可以有效地為企業的人事資源管理工作提供重要的參考依據。

結語

從上述分析可知，在我國企業的人力資源管理工作中，人事檔案管理工作對其有著極為重要的作用，而想要充分發揮人事檔案對人力資源管理工作的作用，必須要保證人事檔案的真實性和準確性，同時在具體的管理工作中，要積極地應用一些現代化的技術，從而提高企業的人力資源管理水平。

（作者單位：鄭州煤電股份有限公司鐵路運輸分公司）

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