淺論信息化背景下文書網上檔案數(shù)據管理工作

張明蘭

摘 要：近幾年來，互聯(lián)網技術的發(fā)展十分迅速，各行各業(yè)都開始應用信息化管理系統(tǒng)，在很大程度上提升了工作效率和質量。當然，文書檔案管理也要實現(xiàn)信息化背景下的高效管理和快速查詢，以便節(jié)省文檔的存放空間，走數(shù)字化管理之路。因此，本文首先介紹信息化文書檔案管理的優(yōu)越性，然后分析當前文書檔案數(shù)據管理存在的問題，最后提出完善信息化背景下文書檔案數(shù)據管理的對策，以供借鑒。

關鍵詞：信息化；文書檔案；數(shù)據管理

長期以來，社會歷史的發(fā)展動態(tài)資料都通過文書檔案來記載，它是檔案資源體系的重要組成部分，為世人留下了一頁頁美麗的篇章。現(xiàn)階段，市場經濟的迅速發(fā)展，信息化建設的日益推進，迫切要求文書檔案工作辭舊迎新，實現(xiàn)以信息化管理為主，不斷提高文書網上檔案數(shù)據管理的工作效率，為讀者提供更多方便。可以說，推行信息化文書檔案管理模式，是文書檔案管理史上的一個具有劃時代意義的轉變，有力地促進了我國檔案管理工作的科學化與合理化，所以下面著重研究信息化背景下的文書網上檔案數(shù)據管理工作，希望能夠提出可行性的建議。

信息化文書檔案管理的優(yōu)越性

有利于提高工作和學習效率

對于傳統(tǒng)文書檔案管理工作而言，它主要以紙質材料為依托，人工為輔，不但需要大量人力，而且占用許多時間，始終處于低效率的管理模式之下。不過，在信息化時代背景下，網上檔案數(shù)據管理的優(yōu)勢越來越突出，大大地提高了文書檔案管理的工作效率，以至于傳統(tǒng)文書檔案管理工作不得不甘拜下風。由于信息化文書檔案管理方便讀者查詢信息，也便于文書檔案數(shù)據管理人員了解書籍類型和內容，減輕了他們以體力方式工作的強度，也減少了更多的操作失誤。不管怎么講，信息化文書檔案數(shù)據管理占有絕對優(yōu)勢，更重要的是提高了文書檔案數(shù)據管理人員的工作效率，提高了讀者們的學習效率。

確保文書檔案收集的完整性

從很大程度上講，傳統(tǒng)文書檔案管理模工具有較大的局限性，突出體現(xiàn)為文書檔案收集不完面，往往出現(xiàn)遺漏的現(xiàn)象，由此造成許多文件和檔案資料的嚴重缺失。相比而言，文書網上檔案數(shù)據管理可以統(tǒng)一管理文件和檔案資料，同時有助于管理人員有效把控整個操作流程和操作環(huán)節(jié)，所有數(shù)據由服務器進行統(tǒng)一記錄，甚至每一處都保留修改痕跡，為日后的查詢提供了可靠依據，即所有數(shù)據都能得到嚴格保存。從這一點分析，我們可以發(fā)現(xiàn)文書檔案的完整性滿足了需要相關資料的讀者群體，也只有這種科學的文書網上檔案數(shù)據管理系統(tǒng)，才能夠確保文書檔案收集的完整性。

當前文書檔案數(shù)據管理存在的問題

電子文件保密方面

盡管信息化下的文書網上文檔數(shù)據管理具有一定的優(yōu)勢，但是它也有一定的不足之處，這首先體現(xiàn)在電子文件保密方面。具體地講，一方面是電子文件失去了固定形式，其內容易于變化，這是因為網上文件的修改方便，且改后不留任何痕跡，由此決定了其內容發(fā)生變化的可能性遠遠大于紙質文件，以至于讓人們難以確認其文書檔案的原貌；另一方面是電子文書檔案不具有特定字跡，人們可以從自己的需要出發(fā)，通過電子文件輸入不同字體、字號而獲得資料，字跡都是電腦打字，根本無法識別資料的原始性，再加上人們無法為每一份文書網上文案進行簽名或蓋章等等，這一切都說明電子文檔無法確保文件資料的保密性。

管理人員技術方面

作為信息化文書檔案數(shù)據管理人員，必須具備一定的信息化管理技術，絕不是懂得紙質檔案管理就可以擔當此任，也不是懂得網絡技術或通信技術就可以成為該職業(yè)的合適人選，這說明信息化背景下文書網上檔案數(shù)據管理工作對工作人員的技能提出了更高要求。然而，當前絕大多數(shù)檔案管理人員的信息技術水平不足，檔案部門嚴重缺乏檔案信息處理的復合型人才，盡管一部分單位已經引進了現(xiàn)代信息化管理設備，也是沒有合適的人員去管理，也難以發(fā)揮其應有作用，更別提實現(xiàn)文書檔案管理的數(shù)字化模式了。

完善信息化背景下文書檔案數(shù)據管理的對策

加強對信息化檔案管理的認識

做好信息化背景下的文書檔案數(shù)據管理工作，首先要加強工作人員對信息化檔案管理的正確認識，摒棄傳統(tǒng)的管理模式。在信息化時代，文書檔案管理需要以現(xiàn)代信息技術為依托，管理人員一定要及時轉變觀念，努力學習現(xiàn)代信息管理知識，及時意識到信息化文書網上檔案數(shù)據管理的優(yōu)點。管理人員要從內心清楚地知道信息化管理是順應時代發(fā)展需求的，不只是圖書管理行為，所有行業(yè)都要進行信息化管理的改革，落后注定會被社會淘汰。一旦在思想上有了正確的認識，管理人員還要投入一定的資金和人力資源，引入信息化設備，合理地收集文書檔案資料，并對其進行科學分類，全身心地投入到信息化文書檔案數(shù)據管理的模式之中，循序漸進地使文書檔案管理工作走向數(shù)字化與信息化。

提高檔案管理人員的業(yè)務能力

檔案管理人員的業(yè)務能力強，文書網上檔案數(shù)據管理工作效率則會大大提升，同時會推進信息化檔案數(shù)字化的進程。大體上講，完善文書檔案數(shù)據管理的信息化，必須創(chuàng)建一支高素質、專業(yè)知識能力強的優(yōu)秀圖書管理人員，這類型人才必須能夠熟練運用計算機技術，熟悉所有的文書檔案，同時要了解信息利用和安全保密的相關知識。為此，信息化文書檔案數(shù)據管理人員必須定期參加業(yè)務培訓，積極接納現(xiàn)代化的圖書管理技術，強化自己對電子文檔的編排、制作、使用、保密等知識方面的工作能力。當然，提高了檔案管理人員的業(yè)務能力，也就從根本上提高了他們?yōu)樽x者服務的工作效率，實現(xiàn)了文書檔案作為傳遞信息的應有功能。更為重要的是，通過信息化背景下文書網上檔案數(shù)據管理，有助于信息資源的優(yōu)化配置，有助于圖書資料管理的科學化，最終提升管理人員的工作效率和客戶的查閱效率。

創(chuàng)建安全的檔案信息管理平臺

創(chuàng)建安全的檔案信息管理平臺，需要科學的數(shù)字化平臺建設。其一，通過各類文書網上檔案數(shù)據信息，管理人員可以方便地查閱出所需文檔內容，同時能夠按照有關內容就迅速調出相應的數(shù)據信息，并且及時更新的文書檔案。其二，提升文檔管理部門之間的信息共享度，這是文書網上檔案數(shù)據管理建設的重要環(huán)節(jié)，比如：不管是文書檔案的調閱，還是文書檔案的使用，關鍵在于“效率”二字，時間就是金錢，人們總不能把所有時間都浪費在無謂的翻閱上，只有在較短時間內達到文書檔案使用的種種要求，文書檔案管理部門與其他文書檔案的使用部門在信息溝通上的工作效率才能達到其預期指標。由此可見，信息化文書檔案管理人員一定要科學地搭建文書檔案工作數(shù)字化平臺，積極構建一個滿足現(xiàn)代文書檔案信息化管理模式的網絡數(shù)字化共享系統(tǒng)，有效地執(zhí)行網絡遠程檢索和傳遞功能，真正實現(xiàn)文書檔案管理與電子系統(tǒng)的無縫連接，為信息化背景下文書網上檔案數(shù)據管理工作效率的大幅度提升打下堅實基礎。

結語

總之，隨著社會的不斷進步，大數(shù)據、云計算將會步入各行各業(yè)，這將大大提高社會的信息化程度。在信息化背景下，各行業(yè)的文書網上檔案工作效率也會不斷提升，尤其是交互式信息平臺的應用與實踐，全方位改變了傳統(tǒng)紙質檔案管理的弊端，為檔案管理人員提供了電子文件全程管理的渠道，省時、省力、質量高。當然，檔案管理人員必須不斷提升自己的信息化技術水平，熟練運用先進的智慧化管理模式，最大限度地提升自己的工作能力，努力為國家的電子檔案數(shù)據管理事業(yè)做出更大貢獻，全面推進整個行業(yè)的數(shù)字檔案館建設。

（作者單位：泉州市石壁水庫管理處 ）

【參考文獻】

[1]李蚌.優(yōu)化文書檔案管理工作之我見[J].辦公室業(yè)務，2012（05）.

[2]姜延延.文書檔案信息數(shù)字化管理研究[J].蘭臺世界，2012（03）.

[3]肖鵬.檔案數(shù)據信息交互平臺的應用[J].中國檔案，2015（06）.