工程檔案的特點及作用

文/姚 潔

工程檔案是工程的靈魂，是工程價值的文本體現。工程檔案對工程進行全程記錄，從工程項目的意向、調研、立項再到項目方案設計、項目實施、項目維護、項目驗收交付等進行完整性記錄。對項目的各個環節進行記錄在案，工程交付后方便使用、維護、改擴等行為。企業做好工程檔案管理是企業可持續發展的戰略保障

隨著現代化建設項目的日益增多，建筑工程管理越來越成為企業競爭的核心力量。以管理促質量，以質量求發展，以發展完善行業標準成為企業文化的內涵。檔案管理是建筑企業管理的重要組成部分。檔案是對建筑工程的全程“抓拍”，無一遺漏，形成具有參考、指導、借鑒、追溯的記錄文案。對這一文案進行科學管理，是企業可持續發展戰略的有效抓手，促進企業施工工藝進步，施工質量可靠，施工方案合理等，使企業信譽走向良性循環中。因此，建筑工程檔案管理水平的提高十分重要。

一、工程檔案概述

工程檔案對工程進行全程記錄，從工程項目的意向、調研、立項再到項目方案設計、項目實施、項目維護、項目驗收交付等進行完整性記錄。形式有紙質、有音視頻等，對項目的各個環節進行記錄在案，工程交付后方便使用、維護、改擴等行為。可見，工程檔案是工程的靈魂，是工程價值的文本體現。企業做好工程檔案管理是企業可持續發展的戰略保障。

二、工程檔案的特點

1.完整與系統性

工程檔案對項目始末所有環節記錄在案，工程追溯有案可循，實現工程精細化。工程的全程備案，可以對項目原始教據進行查驗，疑難問題的處唑方法、項目合同細節以及施工方案、工藝變更等問題進行再現，使項目管理實現系統化、全面化和完整化。同時，項目交付后維護有案可查，起到指導作用。

2.廣泛與流動性

工程檔案包括項目建議書、申請書、項目調查、項目決策、項目方案等，過程涉及市政、施工企業、監理單位、材料供應單位、質量監督單位等等，涉及面廣泛，關系復雜，易受多方面因素影響而更換相應資料，使得工程檔案產生流動特性。因此，工程檔案原始材料范圍廣而呈動態性，工程數據龐大。

3.專業與復雜性

工程項目順利保質完成需要多個專業配合與協調，將氣象專業、建筑專業、給排水專業、電氣專業、地質專業、信息專業等等，這些專業必須融合與協調來促進工程項目如期完工交付。因些，工程檔案也隨之產生專業資料的融合，使得檔案極具復雜性。

4.龐大與細致性

工程檔案涉及的專業、參與完成的單位、工程環節以及工程規模等因素都使得檔案數量龐大。但對每一精細環節要求資料及時完整而真實，使得檔案又具有細致性。

5.滯后與完善性

工程檔案需要不斷的完善和補充，才能形成具有重要作用的健全的工程檔案，才能對工程質量起到詳盡說明的作用。因此，工程檔案以滯后的資料進行檔案的完善與補充，以保證檔案的完整真實性。

三、工程檔案的主要作用

1.原始數據的憑證作用

工程檔案是對現場數據進行的收集與整理歸檔形成的，它具有原始憑證作用，能夠對工程時時性進行詳細記錄，對可追溯的質量評估體系的形成具有憑證價值。這種原始數據需要真實完整可靠，因此具有不可代替性。在糾紛處理中可作為權威憑證，因為檔案是最原始的記錄數據，反映工程當時的工況現狀，是工程進度、施工工藝、施工人員現場施工的真實寫照，可信度高。此外，這些原始數據包括各種形式的現場記錄，管理人員僅對其進行簡要加工保管，而對其內容并未進行刪改，因此，是現場的真實記錄，能夠起到憑證應有的作用。

2.技術資料的參考作用

技術資料經收集整理歸檔后，形成工程檔案進行特殊保管，當遇到工程問題時，可以對這些檔案進行查看。在進行工程驗收時，也可以先按照工程檔案的現有資料記錄進行參考性驗收，然后再形成具體的驗收檔案，此外，當工程遇到變更項目，安裝裝飾環節以及生產運行時都需要以原始數據為參考。

四、工程檔案管理時應注意的主要問題

1.做好前期的工作計劃

項目計劃是單位年初謀劃發展的必經之路。此時，要及時做好工程檔案的建檔工作，將項目前期資料進行收集與整理，打好基礎。在這一過程中，要將項目可行性、項目調查、項目名稱以及項目基本內容等進行記錄在案。可見，檔案管理員的工作能力、工作態度等對工程檔案把好計劃關起到重要作用，對其進行管理培訓和經驗交流，以提高其服務能力和業務水平，才能更好的進行檔案管理。

2.確保全程參與

工程檔案的形成是對工程全過程的時時記錄，把握好過程關能夠保證工程時時性、真實性、完整性和可靠性。工程建設與檔案材料的積累、整理、審定同步進行。檔案部門要深入現場進行跟蹤指導，從源頭上保證工程項目檔案歸檔質量。同時，要從工程的安排與計劃、勘察與招標、設計與施工以及竣工交付的整個過程中，逐漸完成檔案整合收集，并能按照工序進行排列，從而做到材料的完整、準確、規范歸檔。

3.認清責任主體

工程檔案管理中需要對主體進行嚴格把握，才能做到檔案主體責任得到落實，保證工程檔案及時得到收集與整理。如果僅靠檔案管理員在一線進行收集，工作量巨大，明顯力不從心。因此，進行責任主體的確認，通過責任主體進行層層把關，精細化收集，工程檔案的完整性、及時性和真實性就能得到保障，工程質量也會得到保障。可見，把握主體關，建立監督管理制度，加強合同約束，加強檔案驗收是非常必要的手段。

4.初檢驗問題

初檢驗是對工程結束進行的自檢，從而對工程問題進行及時改正修補，以達到驗收標準。在初檢驗時，檔案管理人員要到現場進行資料收集與整理，以查驗資料是否具有完整性和可靠性，是否存在影響驗收的瑕疵。發現問題要及時作出改進和完善，并以真實性為前提，然后才能將工程進行交付。

5.驗收交付問題

《重大建設項目檔案驗收辦法》要求工程驗收時需要檔案管理人員進行現場收集驗收資料，以便形成真實的驗收檔案，保證驗收檔案無篡改、無刪除等違規問題，使工程驗收嚴格按照標準執行，保證工程檔案在驗收環節中不出現錯誤和缺失。因此，檔案管理人員要認真把好交付關，不為人情所左右，以較強的責任心和事業道德來把關，為工程檔案的真實完整可靠而努力，為企業可持續發展和社會信譽而負責。

6.歸檔問題

工程檔案的歸檔關十分重要，是工程檔案完整性和可靠性的保證。驗收中使用的技術資料是臨時性，驗收合格與否都需要形成完善的驗收報告，并將這些報告連同技術資料一同在半年內進行歸檔，使得工程檔案完整真實。及時歸檔還可以防止工程結束無人在崗使得原始數據缺失或驗收檔案不完善，導致工程檔案缺乏可靠的憑證作用和參考作用。及時歸檔能夠對工程維護起到重要作用。因此，要把握好歸檔關。

現代建筑項目逐漸朝向規模化、集中化和高標準化方向發展，在此過程中，工程檔案的作用不可替代，因此，需要對工程檔案的特點和作用進行分析與掌握，明確其對工程質量的價值和意義，才能不斷提高工程管理水平，促進建筑企業走健康可持續發展之路。