印刷設備企業存貨管理的門道

趙艷豐

在我國印刷機械行業的公司報表中，存貨占有相當大的比重（大概占流動資產的50%以上），對于以生產制造為主營業務的印刷設備企業來說，存貨的重要性毋庸置疑。儲備一定量的存貨能使生產得到正常有序的進行，能為企業的銷售提供較大的機動靈活性。但是過量的存貨又會在流動資金中占用比重大，增加企業的生產成本和管理費用，降低利潤率，制約企業進一步發展。本文以H公司為案例，來談談印刷設備企業存貨管理的門道，指出其中的問題并提出改進方案，希望給業內人士帶來啟示。

存貨管理的問題匯總

1.存貨采購環節的問題

H印刷設備有限公司是一家專注于全自動絲印機研發生產的民營企業，雖然成立時間并不長，但是憑借良好的廣告效應，在業內已經小有名氣。H公司與供應商的采購多以短期合作為主，在國內還沒有形成穩定的供應商，也沒有建立一個完善的資料庫對供應商的企業規模、產業結構、客戶群、業績評價、生產能力、業務水平、質量系統等信息進行分類統計，缺乏對同類型的供應商進行優劣對比，所以難以選出最適合維持長期合作的供應商。

另外，H公司在挑選合作供應商時，更注重他們上報的最終價格，如果供應商愿意接受較低的訂購價或者許諾提供相應的價格折扣，那么公司與之簽訂供貨合同的可能性將大大提高。H公司管理層往往忽視對供應商的業績評價，忽視其業務結構是否完善、生產能力是否與之銷售目標相協調，忽視供應商的質量、售后服務系統是否齊全。而正是因為這些因素通通欠考慮，H公司就經常會碰到供應商交付的產品出現質量不合格，或交付時間存在滯后性等問題，這會大大制約企業的正常生產經營，造成重復采購，增加存貨成本。

2.存貨入庫環節的問題

①存貨的復核工作不到位

在H公司的物料采購、驗收入庫的工作過程中，有極大可能出現訂單上和購貨發票上的存貨單價不一致的情況。在此環節中，倉儲員理應核對存貨采購的單價、數量、金額與發票上記載是否一致，但實際操作中，倉儲員往往忘記核對存貨單價是否與發票上的一致。若訂單單價的輸入有誤并未能及時發現，導致發票結算不及時，則會形成暫估價，暫估價占比越大就會導致后期的變更數量越多、金額越大。這種復核工作的不到位，極大增加了相關部門的工作量。

另一方面，H公司的產品投訴率偏高，2017上半年就高達10起，較高的產品投訴率揭示了存貨質檢復核工作的不到位。質量糾紛案的不斷發生，讓H公司的管理層傷透腦筋，比如客戶投訴新購得的絲印機設備在正常運行中存在異響的情況，經多次咨詢后，問題卻仍未得到解決，這給企業帶來了嚴重的信譽危機。隨著大批潛在客戶的損失，將不利于企業存貨的銷售、降低存貨的周轉率。所以，是否注重產品的質檢復核工作，關系著印刷設備企業的信譽。

②存貨入庫不及時

倉儲部在例行存貨盤點時，存在當天有廢棄的物料在作業區卻未按期交付的情況，進行詢問，工作人員解釋為等待第二天再收庫，如此就加大了盤點的工作量，增加了人工成本。可見H公司在入庫管理方面存在很大的漏洞，入庫管理的不及時毫無疑問會加大存貨的保管安全風險，加大存貨盤查的難度。

③存貨驗收分工不明

在H公司內部審計過程中，存在采購員與驗收員包攬對方工作的情形，職責分工不明。在實際訪問中發現，因為驗收員家庭住址距工廠較遠，相當一部分貨物是晚上到達，基于平時建立起的友好親密關系，驗收員就會“拜托”采購員代為驗收，采購物資經采購員自己驗收即可入庫。采購人員既參與采購又負責驗收，未做到權責分離，極容易出現采購員以權謀私、質量作假的風險。

3.存貨倉儲環節的問題

H公司并沒有類似WMS之類的倉儲管理系統，倉庫的管理都是憑老員工的經驗，新員工需要3～6個月才能完全熟悉倉庫的存貨情況，所以整個倉庫的運營效率特別低，經常找不到生產材料和相關機械零件。

作為一家設備生產企業，H公司儲貨倉庫多為普通通風式倉庫，存貨擺放方式多為就地堆垛式。倉庫里有些材料是極易生銹的，尤其是在雨水豐富、濕度較高的春季、夏季，靠墻放置的物料和工量刃具都有一定的生銹跡象。所以在空氣濕度較大的季節特別需要注意存貨防潮，以防生銹。筆者實地考察還發現，有部分貨物的包裝紙盒易受潮、軟化，不能承力導致貨物倒塌的情況時有發生。與此同時，在公司生產的高峰階段，管理員基本要隔很久才會進行盤點清查，這樣存貨自然不能得到很好的監管，存在著產品性能和質量方面的隱患。

另一方面，H公司的員工年流失率高達30%，每年有接近1/3的人員離職，這是令人不能接受的，在沒有倉儲信息系統的支持下，大量的新員工需要長達數月的時間進行熟悉，且在熟悉的期間內很多人因為無法適應高壓的工作，往往又選擇離職，整體倉儲作業一直處于惡性循環中，致使存貨量居高不下。

4.存貨出庫環節的問題

①忽略市場風險

H公司常常由于忽略市場風險導致銷售預測偏差，作出錯誤地投資決策，導致企業運營受影響，存貨量也由于銷售預測的偏差而一直處于高位。印刷機械行業屬于比較成熟的行業，各大規模的生產企業不計其數，客戶的選擇對象很多，因而他們會對同類型產品比質比價，以期花最少的錢得到最大的收益。因此，H公司必須敏銳地把控市場需求，作出精準的需求預測，設計生產出符合客戶要求的產品，否則容易出現存貨囤積。

②缺乏對客戶資源的整合利用

隨著H公司規模的擴大，客戶和供應商也隨之增多，有來自國內的，也有來自國外的，同一客戶還有可能是原材料的供應商，這些情況都會導致客戶和供應商的關系管理混亂。

H公司并未對客戶資料，比如客戶的消費習慣、銷售市場、資本能力等進行分類歸納，缺乏整合利用的意識。若不能對這些資源進行有效管理，就很難設計出滿足客戶需求的產品，由于產品賣不動而導致呆滯存貨的大量累積，勢必占用企業資源。endprint

存貨管理的改進方案

1.存貨采購環節的改進方案

合格供應商的選擇是企業存貨管理的基礎，筆者建議H公司對收集的供應商信息進行全面整合，具體包括供貨的驗收合格率、價格、生產能力和技術、信譽、服務質量、準時交貨率等因素，以確定候選合格供應商，并且運用科學的指標體系，評選出最優供應商（如表1）。

H公司應與評級優選出來的供應商建立長期穩定的合作關系，簽訂長期供貨協議。這樣做不僅有利于采購的及時性，避免缺貨成本的產生，保證生產的正常有序進行，而且便于協商議價，獲取更低的采購價格，降低存貨成本。

2.存貨入庫環節的改進方案

①加強存貨入庫復核工作

對于的訂單存貨單價與結算發票不一致的問題，多是由于倉儲員的人為因素造成的，建議H公司加強對倉儲員的培訓力度，并且加大監督力度，強化倉儲員對訂單單價的關注度，并監督其執行，減少結算價格與暫估價相悖離事件的發生概率。

②監督廢物料的及時入庫

對于廢物料滯留生產車間的問題，H公司應加強對廢料的管理，要求廢料每日需按時上交，堅決杜絕當日廢料留待次日處理的情況發生，把責任落實到每一個車間主任的頭上，并加入其月底績效考核中。管理部門也要采取加強巡視車間的辦法，隨時掌握生產車間滯留物料的情況。

③存貨管理制度的執行

依靠高層管理者的監督力度和管理態度，H公司若能執行嚴格的權責分離，將會大大減少員工之間串通舞弊的機會。企業還應建立獎懲制度，以期減少人為因素造成的存貨毀損，鼓勵大家按章辦事。

3.存貨倉儲環節的改進方案

印刷設備企業若想經營得好，引入信息化管理至關重要。H公司必須改善目前信息化水平低、作業效率低的現狀，引入WMS倉儲信息管理系統，使得企業存貨量得到良好控制。筆者建議H公司招聘專業具有豐富經驗的倉儲管理專才，聘用業內專業的管理咨詢公司進行調研、規劃、改造和指導，以盡早實現現代化的倉儲管理模式，提升企業競爭力。

H公司的存貨擺放實行的是就地堆垛式。就地堆垛式的存儲方式有以下幾方面的缺陷：第一是堆放在下層的存貨易受到上層存貨的擠壓，導致外觀或質量受損；第二是不利于存貨先進先出法的實施，越先入庫的存貨往往被擺放在越里層，隨著存貨越儲越多，如果想把最里層的存貨移出，將面臨著很大的工作量。筆者建議采用重型貨架，能有效解決這些問題。

面對部分材料易生銹的現狀，建議H公司對材料進行涂防水漆處理，保持倉庫通風性，在倉庫擺放吸水防潮的干燥劑，盡量降低倉庫的潮濕度。企業的倉儲管理員也應該提高職業素養，對存貨進行定期抽檢查驗，杜絕不良品投入生產環節。

另一方面，為了減少員工離職，H公司需要全方位提升員工的歸屬感，增強團隊凝聚力。企業應每3個月進行一次內部知識培訓，每半年組織一次外部培訓，增進員工之間的感情，提高員工的作業技能。還應設立年度和季度員工獎項，如新員工進步獎、最佳團隊獎、個人先進獎、優秀主管獎，每季度和年度末根據考評規則評選出各項獎項，給予2000～5000元的獎金。

H公司還應每年根據內部考核情況，對全年表現優秀的員工進行內部晉升，普通員工可晉升為資深員工，資深員工可晉升為主管，主管可晉升為副經理等。這樣讓有能力有上進心的員工得到發展，減少員工的流失。在決定招聘某一崗位時，首先考慮內部員工的晉升，當內部員工無法達到任職要求時，才考慮外聘。

在高層經理的KPI指標考核內，規定員工的流失率，讓管理者重視員工關系的管理，想辦法減少員工的流失，這樣管理者與員工間就有更多的溝通互動，總結分析流失原因，找到恰當的解決方案。員工流失的減少，必然會提升倉儲系統的作業效率，減少存貨的囤積。

4.存貨出庫環節的改進方案

①加強市場分析

針對每年淡季和旺季的時間表，H公司應及時調整物料采購計劃，在旺季里應大批量訂貨以滿足生產需求，在其余的月份則安排小批量訂貨以免造成存貨過剩的風險。

H公司還需要建立與最終用戶的溝通渠道，定期收集和整理客戶的需求信息，對最終市場的需求狀況進行分析和評價，同時積極了解同類型企業的市場狀況，以便進一步修正客戶所提供的需求預測信息。

②重視定制銷售，開拓國際市場

在印刷機械行業產能過剩的大背景下，能最快最有效地降低企業存貨的手段就是積極響應客戶需求。如果企業還是停留在舊時的統一標準化生產階段，不實行客戶定制，則注定會被市場淘汰。印刷設備企業若想提高市場占有率，其有效途徑在于采取區域銷售與分級分銷相結合的銷售模式。實際中，為了避免分銷商間的沖突，企業可以把分銷商的區域劃分、客戶來源、產品種類進行明確化，采取區域經理責任制，為客戶定制銷售打下基礎。

客戶定制銷售不但能提升銷售額，為存貨提供有效的銷售渠道，還能迅速反饋產品的使用情況及意見，有利于幫助企業緊隨客戶需求，花最短的時間，開發出更加適銷對路的產品，減少因產品設計不合理、過時落后而造成的存貨囤積量。

另外，印刷設備企業不應只把眼光局限在國內，畢竟銷售潛力有限，H公司應把銷售目光擴展到海外，積極地做出口外貿生意。企業應加深與國際同行的交流合作，促進國際上實力代理商的加盟，在重點市場尋找新的銷售熱點。在銷售模式方面，對于不發達國家，他們的銷售模式還不夠成熟，市場還沒能滿足形成代理制的條件，可以采取自銷模式。而對于發達國家來說，代理制已成為主流的銷售渠道，應充分利用。總之，印刷設備企業若能全面有效地利用國際資源，把握國際銷售市場，將為減少存貨囤積帶來福音。endprint