人事檔案管理網絡化建設意義與實施策略

張旭兆

網絡環境下，人事檔案管理網絡化建設已成為必然趨勢，全面了解人事檔案管理網絡化建設的意義及實施策略，對更高效地推進人事檔案管理網絡化進程有著重要的意義。鑒于此，本文在介紹人事檔案管理網絡化背景的基礎上，對人事檔案管理網絡化建設的意義和實施策略進行了分析，以供參考。

人事檔案是記錄個人從事學習、工作等各類社會活動的重要文件，是個人出身、受教育背景、社會關系、工作經歷、賞罰情況的重要原始記錄，是用人單位進行人事管理、人才培養、領導干部選拔任命等各項工作的重要依據與憑證。隨著人事制度的不斷創新改革，人事檔案資源的價值得到不斷提升，高效、準確地做好人事檔案管理工作顯得尤為重要，而將網絡化管理理念、管理技術引入人事檔案管理中，無疑是提升該項工作效率與質量的可行之舉。

人事檔案管理網絡化的背景

計算機技術和互聯網技術的飛速發展，推動了人事檔案管理的網絡化建設。人事檔案管理系統更是如雨后春筍般建立起來，極大地提高了人事檔案資源的真實性、時效性。人事檔案管理的網絡化，不僅使得人才檔案更加健全，同時資源和數據的共享，極大地提高了各級各類管理的工作效率。此外，隨著現代通訊技術的迅猛發展，各種終端設備可以實時連接互聯網和計算機，提高了人事檔案數據和信息的傳遞效率。目前，計算機、網聯網和通訊技術形成了一個龐大網絡檢索系統，基于這一系統建立的人事檔案管理系統，最終會實現人事檔案資源和信息的共享。因此，加快人事檔案管理的信息化建設勢在必行。

人事檔案管理網絡化建設的意義

基于計算機和互聯網的人事檔案管理系統，使得人事檔案更加全面，提高了人事檔案的真實性，有效提升了人事檔案管理的時效性。在經濟和社會飛速發展時代，人事資源檔案管理也面臨著巨大的挑戰，加快人事檔案管理信息化和網絡化改革，實現人事檔案資源共享，有著重要的意義。

首先，人事檔案管理信息化有助于發揮人事檔案工作的服務職能。人事檔案信息化后可以更好的服務人事檔案管理，能更有效、更及時、更全面地將人事資源傳達給有關部門，便于用人部門能直觀地了解人才的相關信息，掌握單位的人資狀況。

其次，人事檔案管理網絡化有助于提升人事檔案資源的利用價值。人事檔案管理網絡化，便于企業及時掌握員工檔案，領導想要了解某一員工情況時，一鍵搜索即可查閱，極大節省時間，提高了人事檔案的使用價值。同時，利用電子信息庫查詢，還可以避免紙質檔案損害，保護紙質檔案的完整性。

再次，人事檔案管理網絡化有助于提升檔案信息的規范性、時效性。人事檔案管理信息化和網絡化建設，一定程度上實現了資源共享，極大保障了人事相關信息的真實性，同時便于及時更新信息，保障了信息的時效性。此外，網絡化管理將人資信息分門別類，使得資源和信息更加地規范，便于相關人員查閱和使用。

最后，人事檔案管理網絡化有助于提升人事檔案管理效率。人事檔案的信息化，實現了信息的規范性和時效性的同時，更方便了使用者，提高了人事工作者的工作效率。企業在選拔、提拔人才時，不再需要從大量的紙質檔案中一一查找，人事工作者只需從一鍵搜索信息庫，便可馬上調取相關信息，從而極大節省時間，提高工作效率。

人事檔案管理網絡化建設實施策略

要全面實現人事檔案管理網絡化建設，應采取以下措施：

增加資金投入，提升硬件水平。人事檔案管理網絡化建設需要性能優越的信息化設備和條件良好的相關設施來支持。因此，相關部門不但要從思想上重視人事檔案管理網絡化建設，更要就該項工作給予充分的資金投入。用以配備數量充分的計算機及其他信息化設備，不斷改善機房環境，并適時引進先進的檔案資源管理軟件，以實現人事檔案管理硬件條件的不斷優化，為全面實現人事檔案網絡化管理奠定堅實的基礎。

強化檔案認定，完善電子歸檔。做好人事檔案管理的各項基礎性工作，是保障檔案資源質量，提升檔案網絡化管理效率的重要基礎，對此需要采取兩項措施：一是完善人事檔案認定工作。

傳統的人事檔案為紙質文件，在錄入數據庫前，其原始性與真實性需要進一步認定，因此，在人事檔案管理網絡化建設中需檔案人員對檔案中的有關信息進行全面、認真的審核，以保證其中信息的真實、可靠性；二是強化電子歸檔管理。對此一方面要盡快統一電子檔案的格式、內容，另一方面要將現有的電子檔案按照統一格式進行梳理、修訂，且將紙質檔案中的重要部分盡快錄入數據庫形成電子檔案，以保障用人單位人事檔案的真實性、安全性、完整性與可讀性。

規范檔案操作，完善管理制度。規范檔案管理操作對確保檔案資源完整性、安全性有著重要的意義，對此，人事檔案管理部門應就各項檔案管理業務的操作流程、操作方法做出明確規范，同時要求檔案人員嚴格執行網絡信息的保密協議，杜絕檔案信息被泄露和篡改，以確保人事檔案信息化管理過程中數據的真實、準確、規范和統一。

綜上所述，當前人事檔案管理網絡化建設已成為不可逆轉的趨勢，盡快提升對人事檔案管理網絡化的認知水平與操作能力是每位人事檔案管理人員的重要職責。要全面實現人事檔案管理網絡化，不但需要相關部門給予充分的支持和投入，更要求檔案管理人員做好檔案認定、電子檔案歸檔等基礎性工作，同時通過規范自身操作和完善管理制度來提升檔案資源的準確性、安全性。endprint