論檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的價值及作用

楊哲

摘 要：隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展與進步，我國各地區(qū)醫(yī)院的管理服務(wù)質(zhì)量也有了明顯的提升，無形之中也對檔案管理工作提出了更高的要求。此外，醫(yī)院檔案信息化建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)等方面也成了檔案管理的新目標，同時也是帶動我國檔案信息化管理的有效渠道。醫(yī)院實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)，其可以說是醫(yī)院實現(xiàn)全面規(guī)劃的重要部分，同時也是實現(xiàn)全面管理最不能缺少的部分，這可以保證醫(yī)院實現(xiàn)現(xiàn)代化的管理與創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè)；醫(yī)院檔案管理；策略；價值

檔案信息化

檔案是指個人、社會團體等組織在開展活動時所產(chǎn)生的，并且具有一定保存價值的文字資料或音頻資料等。隨著新時期的到來，信息技術(shù)被廣泛地應(yīng)用到各行各業(yè)中，而不同形式的電子文件也出現(xiàn)得越來越多，檔案信息化逐漸成為未來的發(fā)展方向[1]。經(jīng)過對檔案信息化進行分析發(fā)現(xiàn)，信息化建設(shè)其實是指把信息技術(shù)與檔案工作相結(jié)合，從而提升檔案信息的使用率，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理。也就是說，把現(xiàn)代信息技術(shù)融入傳統(tǒng)的檔案管理體系中，便能實現(xiàn)信息的共享與管理，從而體現(xiàn)出檔案信息自身的價值。

檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的地位與價值

現(xiàn)代檔案管理模式可以提升管理工作的效率

現(xiàn)代化的檔案管理模式具有以下幾個特征：第一，高效性。高效率的檔案管理模式不但能簡化工作流程，而且還能讓整個管理工作變得更容易控制，從而提升管理工作的質(zhì)量。第二，實用性。醫(yī)院對于信息資源的需求在不斷擴大，實用性強、價值高的信息已經(jīng)成為檔案信息建設(shè)的主要部分。第三，真實性。信息自身的真實性高才能體現(xiàn)出自身的價值，而現(xiàn)代化信息管理能很大程度上保障信息的安全。

提升電子信息的使用價值

隨著信息時代的到來，社會信息的傳播速度變得越來越快，而整體的傳播范圍也在不斷擴大，無形之中也為檔案信息帶來了機遇。要想提升信息的使用價值，其可以從以下幾個方面入手：第一，電子信息傳播范圍的變化可以在很大程度上豐富檔案資源，為檔案管理工作提供更豐富的數(shù)據(jù)信息，從而實現(xiàn)全方位的信息收集與整理。第二，傳播速度的提升可以保障電子信息的真實性，因為在建設(shè)檔案信息化時，其信息的真實性非常重要，這可以有效地防止各類問題的產(chǎn)生，從而提升檔案管理工作的質(zhì)量[2]。

實現(xiàn)信息的實時共享

信息共享不僅可以提升檔案管理人員之間的交流效率，而且還能實現(xiàn)檔案信息化的建設(shè)工作。具體表現(xiàn)在以下幾個方面：第一，信息共享可以讓檔案管理人員在最短的時間內(nèi)完成工作交接，從而減少信息丟失、遺漏等情況的出現(xiàn)。第二，信息共享可以提升檔案管理人員的反饋工作，在進行管理工作時，如發(fā)現(xiàn)問題，可以在最短的時間內(nèi)解決。

信息化建設(shè)可以擴寬資料范圍

首先，工作人員可以利用當前的信息技術(shù)來對數(shù)據(jù)資料展開分析，這樣可以更深入地了解檔案資料所隱藏的價值。其次，信息化技術(shù)可以實現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)信息的收集與查找，換句話說，就是能夠準確地搜索到自己所需的資料，從而提升工作效率。

能及時對檔案信息進行更新

檔案管理所涉及的內(nèi)容和信息非常多，而檔案歸檔信息則應(yīng)該包含保密等級、檔案編號、保管期限等內(nèi)容。在實際的檔案管理工作中，信息歸檔可以說是最復(fù)雜的一個環(huán)節(jié)，并且也是變化最頻繁的。隨著信息時代的到來，檔案管理工作可以利用各類新型技術(shù)來展開，這樣不但能及時對檔案信息進行更新，而且還能保證檔案的完整。

醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的對策

檔案管理信息化建設(shè)需包括以下原則

醫(yī)院在進行檔案管理信息化建設(shè)工作時，為了讓整個檔案管理工作變得更融洽，其必須要嚴格遵守以下幾項原則來展開：第一，協(xié)作交互原則；第二，規(guī)范性原則；第三，實用性原則；第四，長期儲備原則等等。要想提升檔案管理的有效性，相關(guān)人員就必須要按照標準來展開。

加強醫(yī)院檔案管理的建立

相關(guān)人員要重視醫(yī)院檔案管理體系的建立，只有這樣，才能提升整體管理水平，從而發(fā)揮出信息自身的價值。具體可以從以下幾個方面入手：第一，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)人員自身一定要提高重視，即樹立檔案管理意識。第二，建立一套規(guī)范的檔案管理制度，這樣可以對檔案管理起到約束的作用。第三，重視檔案人員的培訓(xùn)工作，這樣可以提升他們自身的責任意識。第四，要改變傳統(tǒng)的觀念，可以結(jié)合新技術(shù)來提高檔案的使用率，從而提升檔案的作用與地位。第五，醫(yī)院可以加強對檔案管理的投入，如硬件和軟件設(shè)施等方面。第六，可以建立一個專業(yè)的系統(tǒng)平臺，從而實現(xiàn)檔案信息的傳播與使用。第七，利用醫(yī)院文化來提升檔案管理工作等。

結(jié)語

綜上所述，構(gòu)建一個醫(yī)院檔案信息管理系統(tǒng)可以讓醫(yī)院檔案管理變得更規(guī)范、更科學(xué)，而這也是實現(xiàn)科學(xué)管理的唯一途徑，當然也成了醫(yī)院現(xiàn)代化進程的重要環(huán)節(jié)。因此，相關(guān)人員只有不斷提升對檔案管理的認識，才能建立一個規(guī)范、完善的管理制度，從而實現(xiàn)信息一體化管理模式。而多形式、多渠道的檔案信息開發(fā)則可以很大程度滿足醫(yī)療工作的需要，即實現(xiàn)檔案信息共享，這樣能夠讓醫(yī)生坐在科室里就能觀看相關(guān)視頻資料，讓檔案信息資源能夠更好地服務(wù)醫(yī)院，發(fā)揮出檔案自身的價值。

（作者單位：湖北省襄陽市襄州區(qū)惠民醫(yī)院）

【參考文獻】

[1]方孝梅，明星辰，楊婷.檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的價值及地位[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（13）.

[2]和贛紅.檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的價值及地位[J].中國市場，2012（41）.