淺談如何做好陶瓷企業數字檔案保密管理

李結紅

（佛山電視臺，佛山 528000）

關健詞：佛山陶瓷；企業；數字檔案；保密

1 前言

佛山陶瓷源遠流長，已有五千多年歷史，佛山也被譽為“南國陶都”，全市共有陶瓷企業350多間，佛山陶瓷產業開發已進入規模化、產業化發展道路，生產技術裝備處于國內領先地位，工藝水平不斷提高，成為全國最大建筑陶瓷生產中心和陶瓷產品集散中心，在產量上逐步問鼎世界第一的同時，陶瓷行業數字檔案保密防范管理工作尤為重要。隨著網絡時代發展，陶瓷企業數字檔案以其利用的便捷、傳輸的快捷、存儲的高密度性優點，備受陶瓷企業公司檔案管理人員推崇，應用也日益廣泛。與此同時，存在較大的安全隱患，也越來越引起陶瓷企業檔案管理人員的擔憂。據了解，在佛山陶瓷企業的檔案室，數字檔案是以二次進制代碼的形式存在于計算機系統中并在網絡中高速傳輸，具有非人工識讀性，不但形式虛擬，難以把控，而且在數字檔案中的生成、流轉、存儲和利用過程中泄密渠道較多，安全隱患較大，給陶瓷企業管理者一種無所適從的感覺。那么如何確保數字檔案不丟失、不泄密？筆者根據工作實踐，認為應該抓住問題關健點，按照數字檔案的運作軌跡，從其生成、流轉、存儲、利用四個環節入手，通過完善的技術手段和嚴格的管理流程和措施，筑牢陶瓷企業數字檔案安全保密四道防線。

2 如何加強數字檔案生成環節的安全保密防范

（1）佛山陶瓷數字檔案一般通過兩種方式生成，一種是原生性的，在線接收各業務系統等電子辦公環境及網絡環境中的電子文件；另一種是再生性的，通過技術手段將陶瓷企業的實體檔案加工轉換成數字檔案，其中以紙質檔案數字化掃描為主。鑒于目前佛山陶瓷企業檔案大部分是通過后一種方式生成的，所以，檔案數字化加工過程中是其生成環節安全保密防范的重點。在佛山，陶瓷企業的檔案數字化加工是通過外包形式聘請專業公司來完成，因此，必須按國家檔案局印發的《檔案數字化外包安全管理規范》的要求進行操作。數字化加工前，要到檔案主管部門進行備案，通過備案不但可以使檔案數字化加工項目“記錄在案”，更重要的是可以在檔案主管部門的指導下全面考察外包公司的資質、業績、人員、設備等情況，深入了解其是否存在違約行為、安全事故等不良記錄，從而選擇有資質、業績優、口碑好的外包公司。外包公司確定后，企業還需與之簽訂保密協議，明確檔案數字化外包加工的安全保密責任和技術要求，共同制定實體檔案交接、數字化過程管理、數字化成果驗收、存儲介質管理、實體檔案保護等操作規程。

（2）數字化加工過程中，要建立安全保密管理臺帳，全程記錄項目實施過程，同時還需要加強數字化加工操作人員的安全保密教育，明確安全保密責任操作規程。考慮到外包隊伍工作人員具有較強的流動性，應留存每位參與數字化加工人員的身份證復印件，保證人員的可追蹤性。另外，檔案數字化加工現場應與檔案室相連，而且為封閉空間，嚴禁將實體檔案帶出工作場所，杜絕外來人員隨便進入工作場所。數字化加工場所還需要安裝監控錄像設施，確保檔案存放及作業區域不留死角。錄像至少保留6個月，而且定時回放。還要加強對數字化處理設備的管理。檔案室應提供計算機、存儲等硬件設備，保證數據的集中管理，以免數據泄露。數字化加工區域內嚴禁安裝任何無線設備，數字化加工操作人員所帶的手機、U盤等移動設備在工作過程中要進行封閉管理，嚴禁帶入工作場所。此外，陶瓷企業的檔案室還需指派專人加強對數字化加工現場的安全巡查，防止數字化加工過程中的各種泄密行為。

3 如何加強數字檔案流轉環節的安全保密防范

（1）在檔案數字化加工流轉過程中，要把實體檔案和數字檔案安全保密防范工作放在同等重要的地位，不可失之偏頗。對實體檔案，重點要加強流程管理。庫藏存量案的數字化加工流程一般包括檔案整理、檔案出庫、檔案拆封、數字化加工、檔案復原、檔案清點、檔案入庫等環節。為保證安全，陶瓷企業還應制訂工作計劃、分批調檔，一個目錄一個目錄地地進行數字化加工。實體檔案的出庫、入庫要有嚴格的交接手續，完成數字化加工后的實體檔案要及時清點，及時入庫，不得留存在工作場所。檔案的拆封、數字化加工、檔案復原要逐卷進行，做到實體檔案與數字檔案一一對應，而不能出現混頁現象。陶瓷企業新產生的增量檔案歸檔后，要及時整理、及時登記、及時交付數字化加工，完成數字化加工后的實體檔案同樣要及時裝訂、及時裝盒、及時入庫、及時上架，以免散落丟失。

（2）對陶瓷企業的數字檔案，重點要加強跟蹤管理。要求陶瓷企業有專人負責檔案數據的安全保密管理維護，每天將數字化加工完成后所形成的合格電子數據及時進行收集、復制到專用的移動硬盤、上傳至服務器或存儲陣列中，進行數據掛接；在數據的復制、上傳過程中，要注意做好臺帳，保證每步工作都“有據可查”。另外，還要進行病毒和惡意代碼的檢測與查殺。在線運作的數字檔案應加密處理，使其難以非法讀取。加強數字檔案存儲環節的安全保密防范，檔案數據要存儲在專用服務器或存儲陣列中，與檔案信息系統共同運作在內部網絡上，內、外網絡要完全物理隔離，嚴禁移動存儲設備隨意接入，以防非法竊取，要加強檔案信息系統硬件設備的管理，數字化檔案設備應專機專用，并采用技術手段或專業物理設備封閉所有不必要的輸出端口，如USB接口、藍牙、光驅接口等，并定期進行檢查，為防止數據丟失。按照國家標準《電子化文件歸檔與管理規范》的要求做好數據備份，檔案數據一般備份三套，一套本地備份，一套異地容災備份，一套離線備份。離線備份的數據應復制到專用移動硬盤中，并存放在保險防磁柜內。加強機房管理，外來人員不得隨意進入機房。所有機房設備的維修、保養必須由專人負責。設備報廢要送至保密局指定地點進行銷毀。在做好數字檔案數據存儲的安全保密防范工作的同時，決不能忽視實體檔案房的安全保密防范工作。在對實體檔案數字化后，由于日常查閱、統計等工作都不再動用實體檔案，實體檔案處于封存管理狀態，這樣雖然有利于實體檔案的保護，但也帶來了新的問題，庫房極容易疏于管理。為此，實體檔案庫房及周邊要安裝各種監控、視頻探頭，加強對庫房的遠程監控，防止外來人員非法入侵。

4 如何加強數字檔案使用環節的安全保密防范

（1）在數字化檔案查閱使用中，陶瓷企業首先要加強檔案查詢網絡的管理，所有接入檔案信息系統中的計算機都應進行IP地址綁定，嚴禁外來計算機非法接入。其次，要根據使用級別不同，規定檔案使用者的查閱權限，嚴格限制數字檔案在線復制和打印，除非檔案管理部門管理維護需要，數字檔案一般不得復制，打印也必須在檔案室內進行，而且必須加蓋檔案部門的專用章，以表明數字化檔案打印件的合法性。同時，要建立完善的后臺管理機制，數字檔案的使用“痕跡”要以日志方式記錄在案，保證查閱使用的可追蹤性。最后，要嚴格區分涉密檔案和非涉密檔案。對于涉密檔案，其數字化信息嚴禁通過網絡查閱，必須使用專用涉密計算機進行查閱。此外，檔案部門還需要制定應急預案，遇到突發事件，沉著應對，妥善處理；在日常工作中，要定期組織數字檔案載體及其軟件的檢測，及時發現安全隱患，及時堵住安全漏洞。要突出人防的重要性，通過開展經常性的保密法規宣傳、技能培訓等，讓每個工作人員都牢固樹立強烈的數字檔案安全保密意識，建立健全安全保密責任機制，將數字化檔案安全保密責任制落實到每個具體責任人，共同筑牢數字檔案的安全保密防線。

總之，做好佛山陶瓷企業數字檔案保密管理，有利于促進佛山作為“南國陶都”產業開發與利用，有利于陶瓷行業工藝技術傳承與發展，有利于佛山陶瓷企業檔案工作規范化、科學化、制度化躍上一個新臺階。