探析綜合醫(yī)院醫(yī)療科研檔案的管理工作

文·白永梅

醫(yī)療科研檔案是記載和反映醫(yī)療診治過(guò)程中醫(yī)學(xué)科研工作的重要史料和證據(jù)，是醫(yī)院進(jìn)行醫(yī)療科學(xué)研發(fā)、科學(xué)管理的基礎(chǔ)，是現(xiàn)代醫(yī)學(xué)技術(shù)發(fā)展的重要保證。醫(yī)療科研檔案是否真實(shí)、齊全、準(zhǔn)確、完整，將直接影響到綜合醫(yī)院科學(xué)技術(shù)研究、疑難雜癥診治方案與教學(xué)實(shí)驗(yàn)質(zhì)量以及醫(yī)療科技事業(yè)的健康發(fā)展。針對(duì)目前醫(yī)療科研檔案管理的現(xiàn)狀及本人實(shí)踐，現(xiàn)就綜合醫(yī)院醫(yī)療科研檔案管理工作做一些粗淺的探討。

一、醫(yī)療科研檔案的主要內(nèi)容及特點(diǎn)

醫(yī)療科研檔案包含醫(yī)療科技項(xiàng)目的選題設(shè)計(jì)、實(shí)驗(yàn)整理和分析、臨床研究和應(yīng)用等過(guò)程中形成的各種文字、圖表、聲像材料。具體包括項(xiàng)目開(kāi)題報(bào)告等立項(xiàng)材料、研究過(guò)程中的原始記錄等材料、臨床應(yīng)用形成的材料、課題小結(jié)材料、成果申報(bào)與鑒定材料等檔案信息，以及涉及到醫(yī)學(xué)科研制度、醫(yī)療法律法規(guī)和相關(guān)的科研管理文件等科研工作所必需的重要的參考資料，具有專業(yè)性、成套性、原始性等特點(diǎn)。不同的科研項(xiàng)目，形成的檔案材料也不同，需要工作人員認(rèn)真甄別，區(qū)分不同價(jià)值，分類保管。

同時(shí)，醫(yī)療科研項(xiàng)目往往需要多學(xué)科、跨專業(yè)合作，因此醫(yī)療科研檔案具有突出的學(xué)科特點(diǎn)及較強(qiáng)的專業(yè)性、前沿性和科學(xué)性。另外，一般醫(yī)療科研項(xiàng)目的研究周期較長(zhǎng)，為保證醫(yī)療科研項(xiàng)目檔案材料的有機(jī)統(tǒng)一和齊全完整，必須分階段、區(qū)分專業(yè)進(jìn)行歸檔整理，保證醫(yī)學(xué)科研項(xiàng)目檔案的連續(xù)性、成套性和系統(tǒng)性、完整性。

二、綜合醫(yī)院醫(yī)療科研檔案管理工作存在的問(wèn)題

（一）醫(yī)療科研檔案管理意識(shí)缺乏

首先，地市及以下醫(yī)院大多沒(méi)有專門(mén)管理科研檔案的工作人員。醫(yī)療科研檔案作為整個(gè)醫(yī)院檔案的組成部分，一般由綜合檔案室人員統(tǒng)一管理。由于科研檔案專業(yè)性強(qiáng)，而兼管人員又不具備相應(yīng)專業(yè)知識(shí)，很難做到收集齊全、分類科學(xué)。

其次，醫(yī)療科研項(xiàng)目的專家團(tuán)隊(duì)，主要以臨床科研相結(jié)合的方式進(jìn)行科學(xué)研究，重臨床實(shí)踐效果及科研數(shù)據(jù)分析，對(duì)醫(yī)療科研檔案資料缺乏應(yīng)有的重視及存檔意識(shí)，使得許多基礎(chǔ)資料、原始數(shù)據(jù)、醫(yī)技檢查的圖像、圖表等檔案材料的收集相對(duì)滯后，甚至出現(xiàn)混亂、缺失、損壞等人為事故，增加了檔案系統(tǒng)整理的難度，甚至造成了不可挽回的損失。

再次，由于醫(yī)療科研項(xiàng)目本身具有潛在的內(nèi)部競(jìng)爭(zhēng)特點(diǎn)，一些醫(yī)療科研人員因?yàn)閭€(gè)人榮譽(yù)及知識(shí)產(chǎn)權(quán)的保密性等原因，將醫(yī)學(xué)科研資料私自留存，不上交醫(yī)院科研管理部門(mén)。

上述原因?qū)е聭?yīng)該共享的科研資源不能及時(shí)、完整地歸檔，從客觀上影響了醫(yī)療科研檔案歸檔的完整性和準(zhǔn)確性。

（二）醫(yī)療科研檔案管理機(jī)制不健全

醫(yī)院的綜合檔案管理機(jī)制比較健全，但醫(yī)療科研檔案管理制度、監(jiān)督機(jī)制、獎(jiǎng)懲制度相對(duì)薄弱和落后。比如，由于缺少科研檔案材料歸檔時(shí)間、歸檔質(zhì)量、歸檔內(nèi)容的具體要求，加之科研人員不重視歸檔工作，導(dǎo)致歸檔不完整、不齊全、不及時(shí)。由于檔案人員配備較為隨意，不能按需配備，采用兼職的管理方式，且存在人員流動(dòng)性大、人員編制不足等狀況，致使在醫(yī)療科研檔案歸檔工作中，檔案部門(mén)與科研管理部門(mén)溝通不及時(shí)，對(duì)于接收的材料是否完整不能做到心中有數(shù)，無(wú)法完成同步和把關(guān)處理。

（三）醫(yī)療科研檔案管理人員專業(yè)水平不夠高

地市及以下醫(yī)院普遍缺少醫(yī)療科研檔案管理專業(yè)人員，現(xiàn)有的檔案管理人員也大多是從護(hù)理、行政、醫(yī)技等部門(mén)轉(zhuǎn)崗過(guò)來(lái)的大齡兼職檔案員，其文化程度、理論水平、專業(yè)素質(zhì)等參差不齊，難以滿足新形勢(shì)下醫(yī)院科研檔案事業(yè)發(fā)展需求。

（四）醫(yī)院科研檔案管理信息化建設(shè)滯后

由于管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)、觀念相對(duì)落后，信息化管理技能不高，不少醫(yī)院科研檔案管理依舊采用傳統(tǒng)的手工管理方法，已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)工作需要。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的運(yùn)用，并沒(méi)有發(fā)揮出計(jì)算機(jī)在醫(yī)院科研檔案管理方面的優(yōu)勢(shì)，醫(yī)院未重視科研檔案信息資源的深入開(kāi)發(fā)和研究，投入人力、物力、財(cái)力不足，使得醫(yī)院在科研檔案管理信息化上還處于初級(jí)階段，導(dǎo)致工作效率、技術(shù)含量、信息利用率低，無(wú)法完成全文檢索、資源共享等重要大數(shù)據(jù)時(shí)代下的先進(jìn)信息化管理模式。

三、改進(jìn)醫(yī)學(xué)科研檔案管理工作的幾點(diǎn)建議

（一）強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，健全檔案管理機(jī)制

一是加強(qiáng)對(duì)《檔案法》《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》等檔案法律法規(guī)的學(xué)習(xí)宣傳，進(jìn)一步提高全員檔案意識(shí)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念、創(chuàng)新管理機(jī)制，逐步提高領(lǐng)導(dǎo)者、科研管理部門(mén)、檔案管理部門(mén)對(duì)科研檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)。

二是完善檔案管理機(jī)制，構(gòu)建科研檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系；建立健全科研檔案管理規(guī)章制度，明確醫(yī)學(xué)科研檔案歸檔收集范圍；形成可操作性強(qiáng)的科研檔案長(zhǎng)效管理機(jī)制，明確科研管理部門(mén)和檔案管理部門(mén)的職責(zé)，落實(shí)崗位責(zé)任制，科學(xué)合理地制定檔案的歸檔范圍和歸檔時(shí)間，使檔案工作有法可依、有章可循。

三是加強(qiáng)業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)，使檔案管理工作有序、高效運(yùn)行，為醫(yī)療科研工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

（二）加強(qiáng)對(duì)重大科研課題檔案材料的跟蹤收集

科研人員肩負(fù)著繁重的科研任務(wù)，在檔案管理工作上投入的精力和時(shí)間有限，難免出現(xiàn)科研檔案的材料積累、收集有遺漏或?qū)?yīng)歸檔的材料把握不準(zhǔn)等失誤。因此，檔案部門(mén)應(yīng)將工作重心前移，根據(jù)科研檔案形成的特點(diǎn)，按照前端控制和全程管理并重的原則，將工作融入到科研活動(dòng)的各個(gè)時(shí)期、各個(gè)環(huán)節(jié)中去，加大監(jiān)督指導(dǎo)力度，讓科研管理人員了解掌握檔案工作的特性與要求，實(shí)現(xiàn)科研檔案資料的全面收集和統(tǒng)一管理。針對(duì)目前臨床醫(yī)務(wù)科研工作者重申報(bào)、輕驗(yàn)收的實(shí)際情況，檔案人員應(yīng)在跟蹤過(guò)程中與科研管理人員溝通，保證科研檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性。檔案部門(mén)還應(yīng)加強(qiáng)同科研管理、人事等職能部門(mén)的聯(lián)系與溝通，及時(shí)掌握科研課題的整體進(jìn)程，同時(shí)在科研人員的調(diào)動(dòng)、晉升、考核等方面把好關(guān)，將檔案管理水平納入個(gè)人考核指標(biāo)，把檔案材料收集是否及時(shí)、規(guī)范以及案卷質(zhì)量是否達(dá)標(biāo)等作為個(gè)人考核、評(píng)優(yōu)、升職等的參考條件，促使科研人員重視歸檔工作。

（三）加大科研檔案管理與利用的創(chuàng)新力度

管理和利用好檔案是保證醫(yī)學(xué)科研工作順利進(jìn)行的重要方面，醫(yī)療科研檔案信息資源的高效利用可以促進(jìn)醫(yī)院的科學(xué)研究和項(xiàng)目交流。要積極穩(wěn)妥推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，不斷提高科研檔案的管理和利用水平。加快軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加大資金投入，積極創(chuàng)新檔案管理信息化平臺(tái)，對(duì)科研檔案管理利用價(jià)值進(jìn)行深入探討、開(kāi)發(fā)，構(gòu)建多樣化信息數(shù)據(jù)庫(kù)，在數(shù)字化檔案資源的支持下，提供多元化的檔案信息查閱服務(wù)，充分利用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，切實(shí)提升檔案信息的利用水平與效率。分析利用者的需求性質(zhì)，以及醫(yī)療科技檔案信息的特點(diǎn)和檔案部門(mén)的自身?xiàng)l件，合理、科學(xué)設(shè)計(jì)和選擇提供服務(wù)的方式方法，促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化。

（四）全方位提升檔案管理人員的素質(zhì)

醫(yī)院科研檔案管理人員是完成科研檔案管理工作的主體。針對(duì)目前存在的問(wèn)題，提高醫(yī)療科研檔案管理人員的整體素質(zhì)和水平是一項(xiàng)重要而緊迫的任務(wù)。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視、加大投入。一方面，加強(qiáng)對(duì)科研檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，保證其接受完整、系統(tǒng)的檔案管理培訓(xùn)，不斷豐富檔案管理理論知識(shí)，提高檔案管理的實(shí)際操作水平。另一方面，要加強(qiáng)職業(yè)道德建設(shè)，提高檔案意識(shí)和工作責(zé)任心，提高保密意識(shí)，嚴(yán)守職業(yè)操守，保證醫(yī)院科研成果安全，同時(shí)將引進(jìn)和培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人才作為搞好醫(yī)療科研檔案管理工作的一項(xiàng)重要舉措。要搭建平臺(tái)為醫(yī)療科研檔案管理人員和科研人員之間加強(qiáng)溝通交流提供便利，使檔案工作人員能夠獲取更多醫(yī)療科研項(xiàng)目方面的專業(yè)知識(shí)，了解醫(yī)療科研人員的實(shí)際需求，以便提供更優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療科研服務(wù)。

醫(yī)院科研檔案是醫(yī)院檔案的重要組成部分，具有特殊的保管和利用價(jià)值，醫(yī)院檔案管理部門(mén)只有與時(shí)俱進(jìn)，不斷探索科學(xué)管理方法、創(chuàng)新管理模式，穩(wěn)步提升醫(yī)院科研檔案管理的整體效率和質(zhì)量，才能夠讓科研檔案發(fā)揮更大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，為醫(yī)院的轉(zhuǎn)型升級(jí)和現(xiàn)代化管理水平的提高提供更大的技術(shù)支持。